4 verschiedene Editionen für jedes Einsatzgebiet
PaperOffice ist in 4 verschiedenen Versionen verfügbar, wächst nahtlos mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen mit und lässt sich so in jedes Einsatzgebiet oder Aufgabenstellung integrieren.

Sofort einsatzbereit
Alle Editionen sind sofort nach der Installation einsatzbereit und können in den Produktivbetrieb gesetzt werden.

Länger als 14 Tage testen? Kein Problem!
Alle Editionen aktivieren oder deaktivieren die unterschiedlichen Funktionen auf Basis der eingesetzen Seriennummer. Im Falle eines Upgrades muss nichts neu installiert werden.

Branchen- und Anpassungsfähigkeit
Die Corporate-Edition kann auf Ihre eigenen Anforderungen nahezu unbegrenzt zugeschnitten und auf Unternehmensabläufe perfekt angepasst werden.



Zentralisieren & OrganisierenStarter
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Virtuelle Dokumente
(Übersicht)

Virtuelle Dokumente sind die zentralen Speicherelemente in PaperOffice und werden in Ordnern gespeichert, welche sozusagen als Sammelcontainer Ihrer Dokumente dienen.

Sie können in einen virtuellen Ordner nahezu jeden Inhalt, wie Papierdokumente, Dateien oder Digitalbilder einfügen. Virtuelle Ordner sind vergleichbar mit handelsüblichen Hängemappen oder Ihnen bekannten Windows Ordnern. Anschliessend können die Dokumente umfangreich mit verschiedenen Eigenschaften versehen, mit Kontakten verknüpft, auf Wiedervorlage gelegt, mit Benutzerrechten versehen werden.

Die Dokumente werden gesammelt, sortiert und in einer digitalen zentralen Datenbank abgelegt, welche sich wahlweise auf ihrem lokalen PC, Server oder NAS-Laufwerk befindet.

Virtuelle Dokumente
(Basis-Eigenschaften)

In Basis Eigenschaften der virtuellen Dokumente können frei wählbare Dokumentnamen eingetragen und weiterführende Datumsangaben, wie "Datum auf dem Dokument", "Posteingang oder Wiedervorlagedatum" festgelegt werden. So können Sie später Ihre Suche auf bestimmte Dokumenteigenschaften, wie Datumsangaben, eingegrenzt werden.

Zudem können zusätzliche Dokumentbemerkungen eingegeben oder der Dokumentinhalt beschrieben werden.

Virtuelle Dokumente
(Verschlagwortung)

Sie können Dokumente mit einer Priorisierung versehen, um so zu kennzeichnen, dass das Dokument eine Wichtigkeitsstufe von "niedrig" bis "hoch" besitzt. Zudem kann der Dokumentstatus festgelegt werden, diesem kann eine Farbe zugewiesen werden, welche in der Dokumentliste erscheint.

Schlüsselwörter, Dokumenttypen und Originalablageorte können ebenfalls hinterlegt werden.

Virtuelle Dokumente
(Benutzerdefinierte Formulare)

Die benutzerdefinierten Formulare eröffnen maximale Anpassungsmöglichkeiten für die virtuellen Dokumente. So können ganz verschiedene benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.

Sie können bestimmen, bei welchem Dokumenttyp diese angezeigt werden und einsehen, wieviele Dokumente das eine oder das andere benutzerdefinierte Feld nutzen.

Mit dem Formular Designer sind neue Formulare schnell neu erstellt und werden direkt in das Dokument auf Wunsch eingebunden.

Virtuelle Dokumentmappen
(Objektverwaltung)

Alle Dokumente die zueinander gehören und nicht durch einen Ordner miteinander verbunden werden sollten, wie z.B. die zu einem Geschäftsvorgang gehören (Anfrage A123, Angebot A123, Rechnung A123, Storno A123 usw) können in Dokumentmappen verbunden werden.

Jedes hinzugefügte Dokument wird direkt als Vorschaubild angezeigt und aufgelistet.

Neue Dokumente können schnell vom z.B. Scanner, Festplatte oder Netzwerk, per Drag&Drop hinzugefügt und in eine Dokumentmappe verbunden werden.

Virtuelle Dokumente
(Sicherheit | Freigabestufe)

Hier kann zusätzlich explizit festgelegt werden, über welche Freigabestufe das eine oder andere Dokument verfügt. Benutzer unterhalb dieser Freigabestufe bekommen das Dokument nicht angezeigt.

Virtuelle Dokumente
(Kontakte | Adressen)

Virtuelle Dokumente können mit Kontakten oder Adressen verknüpft werden um später direkt aus der Kontaktverwaltung danach zu filtern.

Zu welchem Kunden existieren welche Dokumente?

Rufen Sie einfach den Kontakt in der Kontaktverwaltung auf, um alle Dokumente, welche mit dem Kontakt verbunden sind, angezeigt zu bekommen.

Des Weiteren können jedem verknüpften Dokument individuelle Bemerkungen hinterlegt werden. In Verbindung mit dem OutlookLiveConnect können sogar bestehende Outlook-Kontakte verknüpft werden.

Erfassen & SpeichernStarter
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PrinterConnect

Bei PrinterConnect handelt es sich um einen virtuellen Drucker, welcher automatisch von PaperOffice installiert wird um Informationen aus jeder Anwendung zu speichern.

Bei dem einfachen Befehl „Drucken auf PaperOffice“ wird das zu druckende Dokument direkt in ein PDF/A für die Langzeitarchivierung umgewandelt und direkt in PaperOffice gespeichert.

PrinterConnect arbeitet mit jeder handelsüblichen Software zusammen.

ScanConnect

Hierbei handelt es sich um das zentrale Werkzeug um Papierdokumente einzuscannen oder Bilddateien von der Festplatte als virtueller Scan einzulesen.

Aktivieren Sie optional Scanoptionen, wie ADF oder Duplex, insofern Ihr Scanner diese nicht automatisch aktiviert.

Anschliessend können Sie auswählen, was nach dem Einscannen passieren soll, wie z.B. Auftrennen: Weisse Trennblätter werden gesucht und die Dokumente werden in einzelne aufgetrennt.

ScanConnect unterstützt nahezu alle handelsüblichen Scanner, doppelseitiges Scannen wie auch die automatische Dokumentzufuhr.

ScreenCapture

Mit ScreenCapture erstellen Sie Bildschirmausdrucke auf Knopfdruck und speichern diese direkt in PaperOffice.

Bildschirmdruck vom SAP oder Onlinebanking? Kein Problem. Simpler Druck auf die Druck-Taste erstellt den gewünschten Bildschirmdruck und gibt diesen an PaperOffice weiter.

OutlookConnect

Das OutlookConnect baut eine dynamische Live-Echtzeitverbindung zu Ihrem installierten Outlook auf und lässt Sie direkt aus PaperOffice heraus auf diese bestehenden Daten zugreifen.

So können z.B. virtuelle Dokumente mit Outlook-Terminen verknüpft werden, welche dann ohne Synchronisierung in Echtzeit in Ihrem Outlook-Kalender erscheinen.

OfficeConnect

Office Dokumente können aus der Oberfläche heraus, via Drag&Drop oder direkt aus Microsoft Office hinzugefügt werden. Die hinzugefügten Office Dokumente werden anschliessend mit SmartSpell Texterkennung verarbeitet und hochverschlüsselt in der PaperOffice Datenbank abgelegt.

FolderConnect Verzeichnis Überwachung

Mit der Verzeichnisüberwachung lassen sich Windows-Verzeichnisse und Outlook-Verzeichnisse überwachen und vordefinierte Aktionen ausführen sobald neue Dateien in diesen Verzeichnissen vorhanden sind.

So werden z.B. neue Dateien in die von Ihnen festgelegten Ordner importiert, denen eine bestimmte Bezeichnung zugeordnet und Dokumentstatus festgelegt.

So werden nahezu unbegrenzte Möglichkeiten angeboten, um Dateien jeglicher Art vollautomatisiert aufzunehmen, zu verschlagworten und in PaperOffice zu speichern.

Zusätzlich und nicht standartmäßig bietet PaperOffice ausserdem die Unterstützung von XML-Steuerdateien.

WorkBench

Ermöglicht direktes Bearbeiten von Dokumenten, welche bereits in PaperOffice gespeichert wurden oder im elektronischen Format vorhanden sind ohne dass die dafür benötigte Software installiert ist.

So kann die Reihenfolge der Dokumentseiten geändert werden, mehrere Dokumente miteinander verbunden und aus Einzelseiten bestehender Dokumente neue erstellt werden.

Zudem lässt sich das Dokument danach in sekundenschnelle als neues Dokument speichert oder versionieren, drucken, mailen, faxen oder als PDF exportieren.

Seiten verschiedener Dokumente können so problemlos miteinander verbunden werden.

Menupunkte über TrayIcon

Sie möchten schnell Einscannen, Importieren, Bildschirmfoto erstellen oder Webseite archivieren? Kein Problem, mit nur einem Klick mit der rechten Maustaste sind die wichtigsten Funktionen einen Klick entfernt.

ImportConnect

Mit ImportConnect können Sie schnell und sicher externe Datenbestände in die PaperOffice Datenbank importieren.

Dabei stehen verschiedene Importquellen zur Verfügung, welche ständig erweitert werden.

Sie organisieren bisher alle Dokumente in vielen Verzeichnissen oder in einer anderen Software? Der ImportConnect hilft Ihnen auch grosse Datenmengen automatisiert einzulesen. Dabei werden, Dank des integrierten IntelliMode, schon alle Daten während des Imports auf Konsistenz und Gültigkeit hin überprüft.

Des Weiteren können Sie auch nur z.B. Ihre Dateisystem - Verzeichnisstruktur alleine oder diese mit Ihren Dokumenten importieren.

Um den Massenimporter zu starten, wählen Sie vorerst den Ordner aus, in welchen der eine oder andere Import erfolgen soll, und klicken mit der rechten Maustaste, um das KontextMenu zu öffnen. Wählen danach "Massenimport in diesen Ordner aus"

MassExport

Um Dateien oder Dokumente ganz automatisiert aus PaperOffice heraus zu exportieren, können diese über den PaperOffice integrierten MassExport erfolgen.

So können Sie mit dem 1-Klick Massenexport alle verfügbaren Dokumente unverschlüsselt als Originaldatei exportieren und Ordnerstruktur im Dateisystem erstellen.

Analysieren & VerschlagwortenStarter
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SmartSpell Texterkennung

Die weltweit einzigartige SmartSpell Texterkennung extrahiert den Text aus nahezu jeder beliebigen Datei oder Papierdokument und erstellt einen Volltextsuche-Katalog.

Für diese perfekte Texterkennung sorgen umfangreiche branchentypische Wörterbücher aus vielen verschiedenen Bereichen wie Medizin, Recht, Wirtschaft und Industrie. SmartSpell unterstützt mehr als 160 Sprachen sowie selbstverständlich sämtliche Sonderzeichensätze von kyrillisch über japanisch bis hin zu arabisch.

SmartSpell Textkorrektur

Die intelligente SmartSpell Textkorrektur lernt nach jeder Texterkennung automatisch nichterkannte Begriffe und fügt Sie Ihrem persönlichen Wörterbuch hinzu.

Sie können entweder aus diesen Vorschlägen wählen oder eigene spezifische Wörter hinzufügen.

Nach diesem Lernprozess wird SmartSpell auf Basis Ihrer Vorgaben alle weiteren Texterkennungen automatisch korrigieren.

SmartSpell Wörterbuch Verwalten

Die intelligente SmartSpell Textkorrektur lernt nach jeder Texterkennung nichterkannte Begriffe und fügt Sie Ihrem persönlichen Wörterbuch hinzu.

In der Verwaltung werden die erkannten Wörter sowie die zur Ersetzung vorgemerkten Begriffe aufgelistet. Sie können diese auch im Nachhinein korrigieren oder eigene spezifische Wörter hinzufügen.

Notizen und Aufgaben Verwaltung

Anmerkungen und Kennzeichnungen können direkt auf Ihre Dokumente und Dateien gesetzt werden.

Zusätzlich können auf die Notizen Aufgaben mit Erledigungen und Zeitvorgaben zugewiesen werden.

Nichtvollendete oder bereits erledigte Aufgaben können so übersichtlich festgehalten werden.

PasswordSafe Passwörter Verwaltung

Der in PaperOffice integrierte Passwortmanager verwaltet alle von Ihnen hinterlegten Passwörter hochsicher verschlüsselt. Nach denen kann gesucht werden sowie eine Kategorie kann hinterlegt werden.

Fügen Sie zusätzlich Ablaufdatum hinzu, um die Sicherheit Ihrer Passwörter von ausserhalb zu gewährleisten.

Dokumentstatus Verwaltung

Dokumente können mit Statuszuständen versehen werden, nach welchen u.a. gefiltert werden kann.

Legen Sie optional einen Status fest, den das Dokument hat, und weisen Sie diesem in der Dokumentstatus Verwaltung eine Farbe hinzu. Der Dokumentstatus wird in der Dokumentliste farblich gekennzeichnet.

Dokumenttyp Verwaltung

Sie möchten Ihre eigenen Dokumenttypen wie z.B. Einladung, Angebot, Lieferschein, Recherche selbst definieren?

Kein Problem, mit der integrierten Dokumenttyp Verwaltung in PaperOffice können Sie nicht nur eigene Dokumenttypen festlegen und diese zuweisen sondern auch benutzerdefinierte Felder nach Dokumenttypen steuern.

Schlüsselwörter Verwaltung

Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Felder anzulegen um diese in virtuellen Dokumenten zu benutzen.

Sie benötigen das Eingabefeld „Kundennummer“? Mit wenigen Mausklicks steht Ihnen dieses zur Verfügung.

Und das auch in der erweiterten Suche und Dokumentmappenlisten. Dabei können den Feldern die Feldtypen und sogar Standardwerte zugewiesen werden.

Benutzerdefinierte Felder können für explizite Dokumenttypen oder für alle dargestellt werden.

Originalablage Verwaltung

Hier kann vordefiniert werden, wo Originaldokumente und Originalunterlagen aufbewahrt werden, welche in PaperOffice gespeichert werden.

Diese vordefinierten Aufbewahrungsorte stehen dann in jedem Dokument in Dokumenteigenschaften und Verschlagwortung per Schnellauswahl zur Verfügung.

So lassen sich z.B. wichtige Originale, Gutachten oder Bescheinigungen, welche in kürzester Zeit im Original auffindbar sein müssen, mit nur wenigen Mausklicks auffinden.

Das eingescannte Original steht zur schnellen Einsicht jederzeit in PaperOffice zur Verfügung, zudem ist auch der reale Originalablageort jederzeit einsehbar.

Benutzerdefinierte Felder Verwaltung

Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eigene benutzerdefinierte Felder anzulegen um diese in virtuellen Dokumenten zu benutzen.

Sie benötigen das Eingabefeld „Kundennummer“? Mit wenigen Mausklicks steht Ihnen dieses zur Verfügung.

Und das auch in der erweiterten Suche und Dokumentmappenlisten. Dabei können den Feldern die Feldtypen und sogar Standardwerte zugewiesen werden.

Benutzerdefinierte Felder können für explizite Dokumenttypen oder für alle dargestellt werden.

Anzeigen & AnpassenStarter
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Dokumenten Liste

In der Dokumentliste werden alle Dokumente aufgelistet, die der eine oder andere Ordner beinhaltet oder welche unter Meine Dokumente gespeichert wurden. Sie ist das zentrale Anzeigeelement in PaperOffice für die Auflistung von Dokumenten.

Die Dokumentliste wurde in PaperOffice so konzipiert, dass Sie so viel wie möglich Information über das Dokument auf einen Blick erhalten.

So werden hinzugefügte Notizen, Aufgaben oder Kontakte bereits in der Dokumentliste farblich gekennzeichnet was zur Prozessoptimierung führt und die Transparenz garantiert.

Schnell-Aktionen für das markierte Dokument über das Kontext-Menu maximieren die Bearbeitungsgeschwindigkeit auf ein absolutes Höchstmaß.

Dokumenten Vorschau

Die Dokumenten Vorschau ist das zentrale Element, welches immer eine umfangreiche Vorschau des aktuell ausgewählten Dokumentes darstellt.

Bei Klick auf jede einzelne Seite wird diese als grosse Vorschaubildanzeige angezeigt.

Des Weiteren werden rechts von der Dokumenten Vorschau verschiedene Möglichkeiten angeboten, die OCR oder z.B. die Versionierung des Dokumentes aufzurufen.

Ordner Liste

Die Ordner Verwaltung ermöglicht es individuelle Ordnerstrukturen mit Ober- und Unterordnern aufzubauen.

Diese verschiedenen Ordner können anschliessend z.B. visuell gekennzeichnet, denen eine Bemerkung hinterlegt, mit Kontakten verbunden oder mit Freigabestufen versehen werden.

Bei netzwerkfähigen Versionen werden unterschiedliche Ordnerstrukturen für eine noch individuellere Arbeitsatmosphäre benutzt.

Dokumentenmappe

Mehrere Dokumente, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, wie z.B. aus steurlichen Gründen, können in eine Dokumentmappe verbunden werden. So werden alle Vorgaben des GoBD, ehemals GdpdU, erfüllt. Diese Dokumente werden weiterhin einzeln in PaperOffice gespeichert, bilden jedoch einen Zusammenhang zwischen einander.

So können Sie auf Anforderungen der Prüfer, diese Dokumentmappe entweder digital oder in Papierform mit Vorgangsinformation und notwendiger Signatur übergeben.

Suchen & FilternStarter
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Live-Schnellsuche

Die Live-Stichwortsuche funktioniert wie eine Suchmaschine, mit welcher Sie blitzschnell alle Ihre in PaperOffice gespeicherten Dokumente, Dateien und Unterlagen finden werden.

Dabei unterscheidet die Live-Stichwortsuche nicht nach dem ursprünglichen Quellmedium, sondern durchsucht durch Hochleistungsalgorithmen in Echtzeit alle verfügbaren Informationen, egal ob es sich z.B. um ein Papierdokument, PDF-Dokument, Office-Datei oder Digitalfoto handelt. Sogar hinterlegte Notizen, Aufgaben und Ordnernamenwerden durchsucht: Sie erhalten durch ein simples Suchwort alle Ergebnisse, egal wo und wie diese gespeichert wurden.

Intelligente Suchleiste

Haben Sie schon einmal verzweifelt ein Dokument auf Ihrem Computer gesucht? Sich über eine versteckte und oder wenig hilfreiche Suchfunktion geärgert, die kaum Filteroptionen bietet? Dann wissen Sie bereits aus eigener Erfahrung, wie wichtig eine intelligente Suche und eine effektive Suchfunktion für Dokumentmanagementsysteme sind.

Datenbank & SicherungStarter
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Datenspeicherung

Alle Ordner und Unterordner, die Ihre Dokumente beinhalten werden in einer mySQL Datenbank direkt bei Ihnen lokal gespeichert.

Diese wird für die Datenbankerstellung benutzt und bietet durch einzigartige Performance, Fähigkeiten und Funktionen das Maximalste was PaperOffice zu bieten hat. Nicht nur, dass alle in PaperOffice gespeicherten Dateien direkt hochverschlüsselt auf Binärebene direkt in der mySQL-Datenbank gespeichert werden – es wird kein Windows-Dateiverzeichnis benötigt. Durch die patentierte Stealth&Secure Technologie sind so keinerlei Dateien im Dateiverzeichnis sichtbar oder auffindbar, sondern liegen mit einer AES-1024bit Verschlüsselung gesichert direkt in der mySQL-Datenbank.

Die mySQL-Datenbank kann sich sowohl auf Ihrem lokalen PC, in Ihrem Netzwerk oder NAS Laufwerk befinden. Des Weiteren nutzt die mySQL-Datenspeicherung die revisionssichere Versionierung und garantiert so rechts- und gesetzeskonforme Speicherung auf absolut höchtem Niveau.
mySQL-Datenbankmanager

Der PaperOffice Datenbankmanager konfiguriert vollautomatisch die mySQL-Datenbank für den Einsatz mit PaperOffice, nimmt notwendige Systemanpassungen vor und legt alle für den mySQL-Betrieb benötigten Tabellen und Indexe an.

Diese einmalige mySQL-Einrichtung ist notwendig, um das Stealth&Secure-Modul, das Modul für die revisionssichere Datenspeicherung, das Versionierungs-Modul und die AES1024-Verschlüsselung des Verschlüsselungs-Modul zu aktivieren.

Revisionssichere Versionierung

Über die revisionssichere Versionierung wird rechts- und gesetzeskonform sichergestellt, dass das originale Ursprungsdokument, welches in PaperOffice gespeichert wurde, nicht verändert werden kann und jederzeit zur Verfügung steht.

Sobald ein Dokument verändert wird, so wird eine Schattenkopie erstellt und automatisch versioniert. Sie können dann zu dieser Version Notizen hinterlegen und jederzeit, wie in einer Zeitmaschine, zu jeweiligen Versionen springen.

Das Originaldokument bleibt immer unangetastet als Version 1.0 erhalten und kann auch mit technischen Hilfsmitteln nicht mehr verändert werden.

Datensicherung

Es ist immer ärgerlich wenn Daten verloren werden. Egal, ob es sich dabei nur um einzelne Dokumente handelt, oder um einen Datenverlust im größeren Stil. Für den Fall der Fälle müssen Sie etwas mehr vorsorgen und ein regelmäßiges Backup Ihrer Datenbank fahren.

Mit den modernen Backup-Funktionen der PaperOffice Archivlösung können Sie Ihre Daten automatisiert sichern und bei Bedarf wiederherstellen.

Teamwork & NetzwerkStarter
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Benutzerverwaltung

Mit der zentralen Benutzerverwaltung haben Sie die Übersicht über alle Benutzerdaten und deren Freigabestufen.

Die Benutzerverwaltung bietet in PaperOffice zahlreiche Funktionen zur Verwaltung komplexer Benutzerstrukturen innerhalb Ihres Netzwerkes mit verschiedenen Rechten sowie Zuordnung von Freigabestufen.

Sie können zudem individuelle Gruppen erstellen und bestimmen, wer und wo auf was Zugriff hat. Somit können Benutzer, die der Zugriffsstufe nicht entsprechen die Ordner bzw. Dokumente nicht einsehen.

Netzwerk und Teamwork

Durch Netzwerk und Teamwork wird das gemeinsame Arbeiten mit zentral gespeicherten Dokumenten und Informationen zum Kinderspiel.

Selbst die Zuweisung und Kontrolle von Erledigungen an andere Benutzer von Dokumenten ist in sekundenschnelle eingerichtet.

Dabei stellt die Netzwerkkontrolle ständig sicher, dass z.B. Benutzer netzwerkweit nur die für sie zugelassenen Dokumente und Informationen einsehen können und Dokumente zur Bearbeitung nicht gleichzeitig geöffnet werden können um inkonsistente Daten zu vermeiden.

Umfangreiche Tools und Werkzeuge für ein netzwerkweites Teamwork in Verbindung mit der automatischen Aufgaben- Historie und integrierte Messaging-Tools innerhalb der PaperOffice Datenbanken realisieren perfekte Workflows und bieten ein absolutes Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz.

Kalenderansicht

Die umfassende PaperOffice Kalenderansicht Verwaltung zeigt Ihnen wichtige datumsbezogene Dokumente und Ereignisse auf einen Blick.

So können Sie beliebig viele Dokumente mit Ereignissen verknüpfen, welche dann direkt in der Termin- und Wiedervorlageverwaltung erscheinen.

Des Weiteren unterstützen Sie Filtereinstellungen, Aufgabenfälligkeit und Aufgabenerledigung, Schlüsselwörter und Status.

Kontakt- und Adressverwaltung

Mit der integrierten netzwerkfähigen Kontakt- und Adressverwaltung können Sie Kontakte mit Ihren Dokumenten verknüpfen.

Um sich z.B. alle Dokumente, die mit einer bestimmten Person bereits verknüpft wurden, anzeigen zu lassen und schon in der Dokumentliste Zugriff auf wichtige Kontaktdaten zu erhalten.

So kann bei Aufruf einer Eingangsrechnung automatisch der verknüpfte Kontakt angezeigt werden und alle weiteren zu diesem Kontakt vorhandenen Dokumente.

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