PaperOffice Consulting
Perfekt angepasst für den Einsatz im Bereich
Anwälte & Unternehmensberatung
PaperOffice Consulting ist die perfekt angepasste und praxiserprobte Branchenlösung inklusive einem einzigartigen Komplettpaket, welches von der Analyse und Migration Ihrer aktuellen Arbeitsweise über Installation und Inbetriebnahme, bis hin zur Einführungsschulung und Nachbesprechung einfach alles beinhaltet.

Vollständige Analyse Ihrer derzeitigen bestehenden Infrastruktur, des aktuellen Arbeitsablaufs und Festlegung des Idealszenarios
Detaillierte individuelle Planung und Festlegung der Ideal-Abbildung in die PaperOffice Branchenlösung
Installation, Konfiguration und geprüfte Inbetriebnahme von PaperOffice auf jedem gewünschtem Arbeitsplatz
Abbildung und Übergabe der Planungsvorgaben an PaperOffice inklusive Benutzer- und Rechteanpassungen
Globale Anpassung und Optimierung der idealen Kategorie- und Archivstrukturen auf Basis der festgelegten Planungsdaten
Individuelle Anpassung und Erstellung von benutzerdefinierten Formularen und Reports für die Workflow-Integration
Individuelle Anpassung und Erstellung von benutzerdefinierten Feldern und weitere benötigte optionale Anpassungen
Import und Migration von bestehenden Dokumenten und Daten in PaperOffice sowie Anbindung an ERP oder WaWi-Systeme
Erste Schritte, Funktionserklärung, Festlegung von Arbeitsabläufen und allgemeine Einführung in die Arbeit mit PaperOffice
Ausführliche Nachbesprechung durch Fragen- und Antwortklärung, technische Überprüfung und nachträgliche Anpassungen
Empfohlene praxiserprobte Einsatzbereiche
Einsatzbereich Starter Basic Business Corporate
Produktumfang
























Leistungsumfang
























Datensicherheit
























Einsatz im Privatbereich wie z.B. für private Unterlagen
Einfache Aufgaben wie z.B. Unterlagen organisieren, Papier-Dokumente einscannen, Dokumente verschlagworten, Kategorie- Ordner Verwaltung und Nutzung der Standard-Texterkennung.
























Einsatz für leichte Verwaltungstätigkeiten wie z.B. Vereinstätigkeiten
Aufgaben wie zuvor, jedoch zusätzlich einfache Verwaltungstätigkeiten wie z.B. Zuweisung von Dokumentmappen-Arten, 128bit verschlüsselte Datenspeicherung und Nutzung der Sammelablagen-Funktion.
























Einsatz z.B. in kleineren Büros, Arztpraxen oder Versicherungsagenturen
Aufgaben wie zuvor, jedoch zusätzlich mittlere Aufgaben wie z.B. Terminierung und Wiedervorlage von Dokumentmappen, Verwaltung von Adressen, Hinterlegung von Adress-Dokumenten, Mehrbenutzerbetrieb im Netzwerk, 256bit verschlüsselte Datenspeicherung, erweiterte Suche, Mehrfach-Archive und Festlegung von Zugriffsrechten.
























Einsatz z.B. in Büros, Unternehmen, Kanzleien oder Firmen jeglicher Art
Aufgaben wie zuvor, jedoch zusätzlich schwierige Aufgaben wie z.B. revisionssichere SQL-Datenspeicherung, Versionsverwaltung, 512bit verschlüsselte Datenspeicherung mit Stealth&Secure, benutzerdefinierte Formularanpassungen mit ReportDesigner.
Durch den Einsatz von SQL-Datenbanken gibt keine Dokument- oder Daten- oder Benutzerlimitierung weder technisch noch durch die Datenbank selber. Der Datenzugriff muss auch im Netzwerk schnellstmöglich und höchstperformant erfolgen. Ein Höchstmaß an Sicherheit muss gegeben sein.
























Einsatz als zugeschnittene Branchenlösung
Aufgaben wie zuvor, jedoch muss PaperOffice durch den FormularDesigner und ReportDesigner optimal zugeschnitten werden und in bestehende Abläufe oder Anweisungen nahtlos integriert werden. Dabei müssen nicht nur neue eigens definierte Formulare und Eingabefelder zur Verfügung gestellt, sondern auch bestehende Daten aus z.B. ERP-Systemen oder WaWi verbunden werden.
























Integration und freie Quellcode-Modifikation durch Customizing
Aufgaben wie zuvor, jedoch muss PaperOffice vollständig auf alle Wünsche durch Quellcode-Customizing modifiziert, angepasst und zugeschnitten werden. Jegliche Art von Quellcode-Änderungen müssen vorgenommen werden um so eine eigene individuelle PaperOffice Edition zu erhalten.
























Einsatz im Netzwerk mit bis zu 25 Arbeitsplätzen
Alle in PaperOffice gespeicherten Daten müssen für jeden Benutzer vollständig im Netzwerk verfügbar sein.
























Einsatz im Netzwerk mit bis zu 400 Arbeitsplätzen
Alle in PaperOffice gespeicherten Daten müssen vollständig im Netzwerk verfügbar sein. Dabei muss eine 100%ige Performance jederzeit gegeben sein, auch bei einer sehr hohen Anzahl von gleichzeitigen Benutzern und Vorgängen.
























Fernvernetzung mit interner oder externer Datenspeicherung
Mehrere Computer, Netzwerke oder Standorte sollen vollkommen ortsunabhängig auf den selben Datenbestand in Echtzeit zugreifen. Dabei wird der zentrale Datenbestand entweder intern im eigenen Netzwerk oder extern auf einem dezentralen Daten-Server gespeichert. Auf diesen zentralen Datenstamm greifen die Benutzer unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte in Echtzeit zu.

























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Ihr persönlicher PaperOffice Experte übernimmt alles für Sie

Damit Sie Zeit für das Wesentliche haben, übernimmt ein PaperOffice Experte für Branchenintegration sämtliche Aufgaben für den gesamten Einsatz von PaperOffice von der Erfassung Ihrer Vorgaben und Planung über Installation und Konfiguration bis hin zur Einführungsschulung und Nachbesprechung.
Sie haben immer nur einen festen Ansprechpartner für PaperOffice, welcher alle notwendige Arbeiten koordiniert - egal was benötigt wird und gelöst werden soll.


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Praxiserprobte und perfekte Dokument- und Ordnerstrukturen

Unsere PaperOffice Experten analysieren und planen zusammen mit Ihnen, wie Ihre Branchenlösung optimal und bestens in Ihren bestehenden Arbeitsablauf, Workflow und Mitarbeiterfluss integriert wird.

Dabei wird Ihre derzeitige Infrastruktur sowie Ihre bisherige Arbeitsweise durch den Einsatz von PaperOffice auf ein Höchstmaß optimiert und alle Ressourcen effizient genutzt.


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Zugeschnittene und hochperformante Dokumentenverwaltung

Alle Arbeitsplätze werden mit PaperOffice optimal ausgerüstet, stehen sofort zum Produktivbetrieb bereit und sämtliche benötigten Maßnahmen und Anpassungen wie z.B. das Anlegen der Benutzer mit Zugriffsrechtzuweisung auf Basis Ihrer individuellen Vorgaben erfolgt durch unsere Experten damit Sie sich vollkommen auf den Einsatz von PaperOffice konzentrieren können.


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Individuelle und speziell angepasste Erfassungs-Formulare

Für die perfekte Integration in Ihre Arbeitsabläufe werden speziell auf Sie zugeschnittene benutzerdefinierte Formulare auf der Basis von praxiserprobten Vorgehensweisen erstellt und direkt in PaperOffice eingebunden.

Durch die direkte Hinterlegung und Speicherung von Erfassungsdaten zusammen im Informations- und Dokumentenpool wird Ihre Arbeitsweise auf ein Maximum optimiert.


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Globale Anpassung und Optimierung auf Basis Ihrer Planungsdaten

Dabei werden alle benötigten Programm-Vorgaben direkt und speziell auf Sie bezogen eingerichtet und schon fertig vorkonfiguriert. Das betrifft das Hinzufügen von eigenen und benötigten benutzerdefinierten Feldern für die individuelle Erfassung von bestimmten Daten wie auch das Verändern oder Hinzufügen von bereits eingesetzten Dokument-Farben oder Symbole.


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Erfassung vorhandener Dokumente und Dokument-Optimierung

Bereits vorhanden Dokumente können je nach Wunsch komplett oder teilweise in Ihr PaperOffice importiert, fertig verschlagwortet und kategorisiert werden.

Auch eigene Deckblätter für Ihre Dokumente können durch die integrierte PaperOffice QR Code Erstellung gemäss Ihrem Wunsch ausgedruckt und für weitere Nutzung freigegeben werden.

Unterstützte Plattformen, technische Voraussetzungen und Hardware-Kompabilität
Unterstützung Empfehlung und Freigaben
Betriebssysteme
Freigegeben unter: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016. Empfohlen: Windows® 10 x64 (64bit). Der Einsatz von abweichenden Komponenten ist möglich, kann jedoch zu technischen Einschränkungen führen. PaperOffice benötigt für einen einwandfreien Betrieb lokale Administratorenrechte. Überprüfen Sie betriebssystemunabhängig durch eine Testinstallation ob alle Funktionen Ihren Ansprüchen genügen, da aufgrund fehlender Update/Systemunterstützung keine offizielle Freigabe erfolgen kann.
Darstellung
Erforderlich: 1280 x 768, Empfohlen: 1920 x 1080 oder mehr. Mobile Geräte - Erforderlich: 960 x 640, Empfohlen: 1280 x 720 oder mehr.
Hardware
Erforderlich: 4GB Arbeitsspeicher, Prozessorleistung Intel i5 (oder vergleichbar), Internetverbindung (Downstream min. 10Mbit, Upstream min 1Mbit). Empfohlen: wie zuvor, jedoch 8GB Arbeitsspeicher, Intel i7 (oder vergleichbar), Installation und Datenbank auf SSD, Internetverbindung (Downstream min. 16 Mbit, Upstream synchron oder min. 5 Mbit)
Netzwerk (optional)
Erforderlich: Standard TCP/IP Netzwerk 100Mbit. Empfohlen: Standard TCP/IP Netzwerk 1Gbit. Für RSPS (Secure Personal Server) oder Server-Fernvernetzung Serveranbindung mit min. 50Mbit synchron, Clientanbindung mit min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
Datenbank
Erforderlich: mindestens 1GB MB freier Speicherplatz. Empfohlen: mindestens 10GB MB freier Speicherplatz.
Drucker / Scanner (optional)
Für Einsatzzwecke mit wenig Papiervolumen: handelsüblicher Flachbett- oder Einzugsscanner mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit mittlerem Papiervolumen: Leistungsfähiger Einzugsscanner mit ADF (automatischer Dokumenteneinzug) mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit hohem Papiervolumen: Groß-Kombigeräte wie z.B. Konica Minolta BizHub Serie mit WIA oder TWAIN Schnittstelle oder Scan2file Funktion.
Lizensierung
Sie können PaperOffice auf beliebig vielen Geräten installieren. Für die Nutzung als Einzelplatz benötigen Sie PaperOffice One, ab einer gleichzeitigen Nutzung mit mehr als einem Benutzer benötigen Sie PaperOffice Team. Ein PaperOffice-Konto kann immer nur einmal an der Datenbank angemeldet sein. Sie können eine Datenbank beliebig oft trennen und neu verbinden. Um mit mehreren Datenbanken zu arbeiten benötigen Sie für jede Datenbank ein separates PaperOffice-Konto oder eine Cooldown-Phase von 96 Stunden.
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