PAPEROFFICE DMS: DAS DOKUMENTENMANAGEMENT SYSTEM.
Auf Wiedersehen Papierchaos, willkommen digitales Büro:


Die Komplettlösung: Dokumente archivieren und verwalten
mit automatischer KI-basierter Dokumentenerkennung


GOBD & DSGVO ready
Effiziente und KI-basierte Dokumentenarchivierung, Aktenverwaltung, Vertragsverwaltung und Dokumentenverwaltung für Einzelunternehmen, KMUs bis hin zu Großunternehmen.

Weltbeste OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierte revisionssichere Datenspeicherung - Sie finden garantiert jedes Dokument in Sekundenschnelle.
Vertrauen muss wachsen:
Gerne zeigen wir Ihnen PaperOffice, ganz unverbindlich und vollkommen kostenlos. Wahlweise auf Ihrem PC oder auf einem vorbereiteten System.

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Exklusive Partnerschaft: QNAP setzt weltweit ausschliesslich auf PaperOffice

Aufgrund der Architektur von PaperOffice* ist die Kombination mit einem NAS-Gerät die perfekte Komplettlösung für ein vollständiges Dokumentenmanagement im digitalen Büro.

PaperOffice arbeitet mit den gängigsten NAS Geräten zusammen, wie unter anderem dem Hersteller QNAP. QNAP ist mit mehr als 6 Millionen Geräten einer der grössten NAS Hersteller weltweit.

Dabei ist PaperOffice der weltweit einzige autorisierte Anbieter von Dokumentenverwaltungssystemen für QNAP NAS.

So unterstützt ein NAS Ihr PaperOffice bei der Bereitstellung aller Dokumente und zugehöriger Informationen für alle Netzwerkbenutzer und für die OwnCloud-Technologie von unterwegs.

* PaperOffice wurde speziell für moderne PC-Systeme mit Windows 10 64-Bit entwickelt. Ein Core i5 der aktuellen Generation oder höher wird empfohlen. Zum Scannen von Papierdokumenten wird empfohlen, ein Multifunktionsgerät oder besser einen Dokumenteneinzugsscanner zu verwenden.

Warum Sie sich nur für PaperOffice entscheiden sollten?
Sie werden nichts Vergleichbares auf dem Markt finden.
Preis-Leistungs-Sieger
Preis-Leistungs-Sieger durch einmaligen Kaufpreis ohne Folgekosten oder monatlichen Abonnement
Keine Folgekosten
Skalierbarer Programmaufbau unterstützt vom Einzelplatz bis zu 800 Netzwerkplätzen
Jede Dokumentform
Aufnahme durch Scanner/Mobiltelefon/Tablet, virtuellen Drucker und Windows-Integration
Volle Integration
Arbeitet mit jeder Software (Warenwirtschaft, Buchhaltung, ERP, CRM, MS-Office, ...) zusammen
OCR-Texterkennung
OCR-Volltexterkennung und Stichwortindexierung für alle Dokumente und Dateiarten
Interne Suchmaschine
Interne Hochleistungs-Suchmaschine mit Live-Stichwortsuche und Filterfunktionen
Alles im Netzwerk
Dokument-Zentralisierung und Workflow- Zuweisung wie Erledigung, Termine und Kontakte
Keine Cloud
Datenspeicherung lokal/Server/NAS mit bis zu 1024bit AES-Militärverschlüsselung
Finanzamtkonform
Revisionssichere Versionierung, Finanzamtkonform für die elektronische Archivierung
GoBD & GDPdU
Entspricht den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GoBD und GDPdU)
Passwortverwaltung
Zentralisierung von kritischen Informationen wie Passwörter und Zugangsdaten direkt im Passwort-Safe
Jeder Workflow
Aufgabenzuweisung, Terminaufgabe, Erledigungen, Kontaktverbindungen für alle Benutzer im Netzwerk
64bit Technologie
Modernste Plattform mit hochperformanter Schwarmverarbeitung macht Server überflüssig
Garantiert unknackbar
Militärbewährte AES-1024 Dokumentverschlüsselung mit ChunkTech und MasterKey-Technologie
Totale Datensicherheit
AES-256 verschlüsselte Datensicherung und Datenwiederherstellung mit nur einem Mausklick
PaperOffice ist die innovative Dokumentenmanagement (DMS) Lösung für das papierlose Büro.

Dank der weltbesten PaperOffice OCR-Texterkennung, Live-Stichwortsuche und SQL basierter revisionssicherer Datenspeicherung finden Sie garantiert jedes Dokument auch nach Inhalt in Sekundenschnelle und kinderleicht.

Profitieren Sie von unseren Erfahrungen und vertrauen in das Dokumentenmanagement System PaperOffice: Digitalisierung von Papierdokumenten, revisionssichere E-Mail-Archivierung, zusätzlich erweiterte Suche und Dokumentenverwaltung – alles in PaperOffice integriert und ermöglicht somit die perfekte Umstellung auf ein papierloses Büro.

Dokumentenverwaltung Software PaperOffice erlaubt die Aufnahme von Dokumenten auf unterschiedlichste Weisen. Bereits vorhandene elektronische Dateien werden via Drag & Drop aus dem Dateisystem, durch Massenimport von einzelnen Dateien oder durch einen Import der Windows Ordnerstruktur in PaperOffice integriert.

Aber auch Papier-Dokumente aus Ihren Akten können Dank dem integrierten ScanConnect leicht in PaperOffice digitalisiert und in das System aufgenommen werden. Im Anschluss können diese bearbeitet, gespeichert, optimiert und mit individuellen Notizen oder Aufgaben versehen werden. Setzen Sie somit PaperOffice für die perfekte Optimierung Ihres Zeitmanagements ein und archivieren Ihre Dokumente.

Damit erfüllt PaperOffice auch die Bedürfnisse von Unternehmern, die Ihr wichtigstes Unternehmenskapital – ihre Informationen – nicht in die Hände Dritter legen möchten.
Von nun an heisst es: klüger arbeiten mit dem Dokumentenmanagement System PaperOffice und von Erfahrungen profitieren!
Unsere Kundenbewertungen sprechen für sich

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Das beste Programm um alle Dokumente zu verwalten

PaperOffice nimmt alle Arten von Dateien/Scans/Foto/Office über zahlreiche Wege (direkter Import vom Dateisystem, virtueller Drucker, Scanner, ...) in Ordnern auf, erstellt Vorschauen, führt Texterkennungen durch und speichert diese verschlüsselt in einer zentralen Datenbank direkt auf Ihrem PC.

Die Highlights auf einen Blick:

  • Integriertes ScanConnect für Papierdokumente (für alle Scannertypen)
  • Virtueller PDF-Drucker (Beliebige Anwendung->Drucken auf "PaperOffice")
  • Aufnahme von Dateien aus Windows-Explorer über direktes Drag&Drop in die PaperOffice Oberfläche oder Kontextmenu aus PaperOffice heraus und -> Import vom Dateisystem
  • Aufnahme durch Windows-Überwachungsordner (frei definierbar und fest, mit Regelzuweisung)
  • Aufnahme direkt von Handy/Tablet durch ScanConnect Verzeichnisscan
  • Verarbeitet jedes gängige Dateiformat sowie Papierdokumente

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Allgemeine Notizen und Aufgaben auf Dokumente setzen

Gespeicherte Dokumente können zusätzlich mit Notizen versehen werden, Sie können dabei festlegen, wer, was, wo zu erledigen hat und sogar jederzeit nachvollziehen, wie weit die Erledigung ist oder sich den Notizenverlauf durch die visuelle Timeline anzeigen lassen.

Die Highlights auf einen Blick:

  • Die Aufgabenübersicht kann sowohl pro Dokument als auch in der Gesamtübersicht angezeigt werden
  • Nichtvollendete oder bereits erledigte Aufgaben können übersichtlich festgehalten werden
  • Notizsymbole und farbliche Notizzettel schaffen mehr Aufmerksamkeit auf Ihren Dokumenten
  • Festlegen interner Benachrichtigung des Teams über den Aufgabenfortschritt und neue Kommentare
  • Zuweisen und Hinterlegen von Schlüsselwörtern zu den Notizen

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Integrierte Kalenderansicht mit Wiedervorlageverwaltung

Die umfassende PaperOffice Kalenderansicht zeigt Ihnen wichtige datumsbezogene Dokumente und Ereignisse auf einen Blick, nach diesen kann umfangreich gefiltert und gesucht werden.

Die Highlights auf einen Blick:

  • Integrierte Wiedervorlageverwaltung (netzwerkfähig)
  • Integrierte Terminverwaltung (netzwerkfähig)
  • Integrierte Posteingangs-Verwaltung (netzwerkfähig)
  • Integrierte Fälligkeits-Verwaltung (netzwerkfähig)
  • Schnittstellen zu Microsoft Outlook® und Office®
  • Logische Verknüpfungen von Dokumenten und Terminen/Wiedervorlagen

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Integrierte Kontakt- und Adressverwaltung mit Dokumentenverknüpfung

Netzwerkfähige Kontaktverwaltung inkl. Microsoft Outlook Schnittstelle listet übersichtlich alle Kontakte auf, zeigt alle miteinander verbundene Kontakte an und spiegelt verbundene Dokumente wider.

Die Highlights auf einen Blick:

  • Schnittstellen zu Microsoft Outlook® und Office®
  • Logische Verknüpfungen von Dokumenten und Kontakten/Adressen
  • Integrierte Kontakt- und Adressverwaltung (netzwerkfähig)
  • Umfangreiche Kontakten-Verschlagwortung mit Festlegung von benutzerdefinierten Kontaktfeldern
  • Integrierte Kontakte Dashboard, welches alle wichtigen Informationen rund um Ihre Kontaktperson umfasst
  • Hinterlegen von einmaligen Passwörtern für PDF Verschlüsselungen pro Kontaktperson, welche beim Öffnen von Dokumenten von Ihren Kontakten abgefragt werden

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Umfangreiche und präzise Live-Stichwortsuche

Übersichtliche Darstellung der Datensätze durch Anzeige der Suchtreffer,sowie klare Übersicht über zuletzt hinzugefügte Dokumente, Nachrichten und Ordner nur mit einem Mausklick. Vollständige Informationen zu den gefundenen Bereichen, wie entsprechende Orts (Ordner)- und Datumsangaben, OCR Texttreffer und Treffer in Bemerkungen, Markieren der gefundenen Stellen und vieles mehr.

Die Highlights auf einen Blick:

  • Live-Stichwortsuche findet jedes beliebige Stichwort im gesamten Dokumentenstamm
  • Hervorhebung von Such- und Stichwörtern
  • Vollständige Suchtreffer Darstellung im Live-Stichwortsuche Fenster
  • Filter-Einstellungen für genaue Eingrenzungen der Suchergebnisse
  • Suche im Dokumententext und Bemerkungen zu dem Dokument

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Neueste Technik

durch die vollständige Integration der allerneuesten Technologien wie z.B. Scanner- und Druckertreiber, intelligentem Einsatz von Zusatzdiensten wie das direkte Auslesen von Barcodes/QR Codes

Die Highlights auf einen Blick:

  • Preisgekröntes ScanConnect mit umfangreichen Funktionen wie z.B. dem PaperOffice Optimierungsprogramm, dem Suchen von weissen Trennblättern und Auftrennen in einzelne Dokumente sowie automatisiertem Aufräumen von leeren Seiten
  • Volle Unterstützung für alle Scanner, Drucker und jetzt auch Kopier/Scanner-Kombigeräte
  • Auslesen durch ScanConnect von PaperOffice QR Codes aus Ihrem Dokument heraus und automatisches Versionieren der vorhandenen Dateien
  • Direktes Bearbeiten von Dokumenten, welche bereits in PaperOffice gespeichert wurden oder im elektronischen Format vorhanden sind, durch WorkBench
  • KI gestützte Dokumentoptimierung durch automatische Programme

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Leistungsfähige und innovative PaperOffice WorkBench

ermöglicht das direkte Bearbeiten von Dokumenten, welche bereits in PaperOffice gespeichert wurden oder im elektronischen Format vorhanden sind.

Die Highlights auf einen Blick:

  • Ändern der Reihenfolge der Dokumentseiten
  • Miteinander Verbinden von mehreren Dokumenten
  • Aus den Einzelseiten bestehender Dokumente neue Dokumente erstellen
  • Radieren oder Schwärzen mit Hilfe von verschiedenen Bearbeitungswerkzeugen von Seiteninhalten
  • Das bearbeitete Dokument anschliessend als neues Dokument speichern, drucken, mailen, faxen oder als PDF exportieren

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GoBD/GdPDu konform

Entspricht der Regelung und den Anforderung für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Die Highlights auf einen Blick:

  • Revisionssichere Versionierung durch Versionshistorie
  • Vorgangsbezogene Archivierung von Emails, diese werden im Zusammenhang mit dem Originalvorgang bzw. Geschäftsprozess archiviert
  • Finanzamtkonform für die elektronische Archivierung von Emails und Dokumenten
  • Nur diejenigen Emails werden archiviert, die für den Geschäftsvorgang bestimmt sind
  • Mehrere Dokumente, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, können zu einer Dokumentmappe verbunden werden

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Absolute Sicherheit durch einmaligen MasterKey und Zero-Knowledge Technologie

Verschlüsselte Speicherung aller Dokumente bei Ihnen in Ihrer zentralen digitalen Datenbank

Die Highlights auf einen Blick:

  • Jede in PaperOffice erstellte Datenbank erhält einen einmaligen MasterKey
  • Ohne diesen MasterKey,auf welchen ausschliesslich Sie persönlich Zugriff haben, kann auf Ihre Datenbank nicht zugegriffen werden
  • Entspricht den Richtlinien der Zero-Knowledge Technologie
  • Dateispeicherung und Verschlüsselung auf Binärebene
  • AES-1024 verschlüsselte Speicherung direkt in der mySQl Datenbank

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Revisionssichere Versionierung durch Versionshistorie

Die intelligente Versionskontrolle stellt nach den gesetzlichen Vorgaben sicher, dass das Originaldokument jederzeit eingesehen werden kann. Jede Änderung führt zu einer neuen Version, zu welcher Sie, wie in einer Zeitmaschine, reisen können.

Die Highlights auf einen Blick:

  • Neue Dokumente auf Basis bestimmter Мersionen erstellen
  • Automatische Versionierung auch von gescannten Dokumenten oder handschriftlichen Notizen
  • In PaperOffice integrierte QR Code Erstellung für Erkennung des Dokumentes und automatischer Versionierung
  • Einlesen als Versionierung auch von Dateien die sich nicht in PaperOffice befinden
  • Visueller Vergleich der Änderungen aller vorhandenen Versionen

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Höchste Updaterate

durch das neue integrierte LiveUpdate® wird Ihre Installation nahezu in Echtzeit automatisch auf den neuesten Stand gehalten: Von neuen Funktionen, über Programmanpassungen, bis hin zur Anpassung an Normen und Vorschriften.

Die Highlights auf einen Blick:

  • Transparenter Betrieb im Hintergrund minimiert administrativen Aufwand
  • Sofortige Benachrichtigung und Erinnerung an wichtige verfügbare Updates
  • Integrierter Download- und Updatemanager mit automatischer Versionsanpassung
  • Regelmäßige Feature-, Funktionen-, Verbesserungsupdates i.d.R. alle 2 Wochen
  • Transparente Hintergrundupdates bei wichtigen rechtlichen Änderungen ohne Benutzereingriff
  • Transparente Hintergrundupdates bei Normen- oder Vorschriftsänderungen ohne Benutzereingriff

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Automatisierte Dokument-Verarbeitung im Hintergrund

Durch die innovative SmartSpell® Texterkennung und SmartSpell® Textkorrektur erkennt PaperOffice ganz automatisiert sobald neue Dokumente vorhanden sind und verarbeitet diese ganz automatisiert im Hintergrund.

Die Highlights auf einen Blick:

  • Weltbeste OCR-Texterkennung für einzigartige hervorragende Ergebnisse
  • Zerlegung aller in PaperOffice gespeicherten Dateien / Papierdokumente
  • Umfangreiche Echtzeitkorrektur durch Wörterbücher (Medizin, Finanzen, ...)
  • Unterstützt über 156 Sprachen und Sonderzeichensätze wie z.B. kyrillisch, arabisch, asiatisch
  • Transparente und ressourcenschonende Hintergrundverarbeitung
  • SmartSpell Textkorrektur lernt nach jeder Texterkennung automatisch nichterkannte Begriffe und fügt Sie Ihrem persönlichen Wörterbuch hinzu

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Perfekte OCR-Texterkennung durch Branchen-Wörterbücher

durch das in PaperOffice integrierte FIS™ (FileIntelligentSystem) haben Sie die Möglichkeit jede einzelne Datei in Ihrer Datenbank mit verschiedenen Sprachen Text zu erkennen ohne Ihre Haupteinstellung ändern zu müssen - PaperOffice erkennt ganz automatisch, um welche Sprache es sich handelt!

Die Highlights auf einen Blick:

  • 99,3%ige Erkennung der Dokumentsprache durch FIS™-Technologie
  • Perfekte KI basierte Texterkennung
  • Intelligente Erkennung der Dokumentsprache für einzelne Dateien
  • Automatische Sprachoptimierung auf Basis der erkannten Dokumentsprache
  • Manuell definierbare Dokumentsprache auch für Einzelseiten möglich
  • Fest hinterlegbare Dokumentsprachen auf Basis der Benutzersteuerung festlegbar
  • Unterstützung für alle europäischen Sprachen, auch Sondersprachen wie z.B. Katalanisch

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Integrierte revisionssichere Datensicherung & Massenexport

PaperOffice verfügt über ein integriertes Datensicherunsmodul für die automatisierte Sicherung und Wiederherstellung der gesamten Datenbank

Die Highlights auf einen Blick:

  • PaperOffice Backups werden zudem mit AES265 verschlüsselt und platzsparend als 7z Archiv komprimiert
  • Eine Datensicherung enthält alle Daten um Ihre Datenbank exakt wiederherzustellen
  • Exportiert alle verfügbaren Dokumente unverschlüsselt als Originaldatei und erstellt die Ordnerstruktur im Dateisystem
  • Durch die hohen Sicherheitsrichtlinien benötigen Sie für die Datenbankwiederherstellung den MasterKey

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Password Safe verspricht Ordnung im Passwörter Chaos

Speichern und verwalten Sie alle Kennwörter hochverschlüsselt in PaperOffice mit Hilfe des integrierten Password Safe und tragen zur Sicherheit bei

Die Highlights auf einen Blick:

  • Alle Passwörter werden hochverschlüsselt in Ihrer Datenbank gespeichert
  • Passwörter Kategorien mit Bemerkungen erstellen für private und öffentliche Sichtbarkeit
  • Ablaufdatum und Erneuerungsdatum können hinterlegt werden

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PaperOffice und NAS – Perfekte Kombination

Nutzen Sie PaperOffice in Verbindung mit dem NAS, wie z.B. von Synology oder QNAP und profitieren von umfangreichen Funktionalitäten und Sicherheit.

Die Highlights auf einen Blick:

  • Alle Daten bleiben im Netzwerk auf Ihrem NAS, wie Synology oder QNAP
  • Leichte Installation und Verbinden der Datenbank mit PaperOffice

Was kann die Dokumentenmanagement Software PaperOffice?

PaperOffice ist die innovative Dokumentmanagement Software (DMS) für das papierlose Büro, ob zu Hause oder in der Firma. Diese übernimmt für Sie die Aufgabe der Verwaltung Ihrer Dokumente und Unterlagen sowohl in Papierform als auch im elektronischen Format. Ermöglicht wird die Kombination durch die langjährige Erfahrung im Bereich der Dokumentmanagement Entwicklung.

Durch Erfahrung generierte ProgrammoberflächeZuerst einmal gilt es, die Informationsflut zu bewältigen. Für viele Unternehmen aber auch private Haushalte besteht genau dieses Problem. Die Digitalisierung schreitet immer rasanter fort, doch die Schnittstelle zwischen digitalen und analogen Dokumenten ist in vielen Betrieben ein Segment, das oft eher stiefmütterlich behandelt wird.

In der damaligen Form ging es bei Dokumentenmanagement um die Verwaltung digitalisierter Schriftstücke mit einer zusätzlichen Verschlagwortung für die bessere Wiederauffindbarkeit. Der ehemalige Aufwand war jedoch deutlich höher im Vergleich zur normalen Dokumentenablage auf einem Netzlaufwerk. Die Gründe dafür waren sehr hohe Kosten für die notwendige IT-Infrastruktur, ein speziell geschultes Personal sowie ein außerordentlich gewaltiger zeitlicher Aufwand für eine zusätzliche Verschlagwortung.

Doch der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems lohnte sich erst, wenn archivierte Dokumente schnell wiedergefunden werden mussten. Etwa infolge eines telefonischen Rückrufs bezüglich einen oder anderen Dokumentes, gesetzlicher Erfordernisse, zum Beispiel einer Steuerprüfung. Der wirtschaftliche Nutzen eines Dokumentenmanagement Systems war schließlich lange Zeit sehr schwer zu ermitteln.

Mehrfache Test beweisen jahrelange Erfahrung mit DMS SoftwareDas derzeitige Dokumentmanagement System PaperOffice 2019 setzt neue Maßstäbe in der Dokumentenverwaltung. Digitalisierung von Papierdokumenten, revisionssichere E-Mail-Archivierung, Hochleistungs-Texterkennung, Stichwortsuche – für PaperOffice 2019 kein Problem. Dank der innovativen SmartSpell OCR Texterkennung bedarf es auch nicht mehr einer manuellen Verschlagwortung, sondern die Dokumentenmanagement Software kann den Inhalt der Dokumente selbst in Sekundenschnelle durchsuchen. Die Live-Stichwortsuche liefert sämtliche Treffer im Handumdrehen. Filtereinstellungen grenzen die angezeigten Suchergebnisse nach Datum, Benutzer, Dokumenttyp, benutzerdefinierten Feldern oder Schlüsselwörter ein.

PaperOffice erlaubt die Aufnahme von Dokumenten auf unterschiedlichste Weisen. Bereits vorhandene elektronische Dateien werden via Drag & Drop aus dem Dateisystem, durch Massenimport von einzelnen Dateien oder durch einen Import der Windows Ordnerstruktur in PaperOffice integriert. ScanConnect, das standardmäßig integrierten Scannermodul, nimmt eingescannte Papierdokumente in Sekundenschnelle in das System auf. Im Anschluss können diese bearbeitet, gespeichert, optimiert und mit individuellen Notizen versehen werden.

Das Modul OutlookConnect wiederum ermöglicht den schnellen und intuitiven Import von E-Mails – ohne Drittsoftware. Das Speichern von E-Mails und zugehörigen Anhängen in gemeinsamen Dokumentenmappen sorgt dabei für eine größtmögliche Übersicht. Die revisionssichere E-Mail-Archivierung erfüllt alle Vorgaben des Gesetzgebers (GoBD-Konformität).

PaperOffice legt höchsten Wert auf Sicherheit! PaperOffice 2019 ist keine Cloudlösung. Alle Dokumente werden lokal gespeichert – mit bis zu 1024bit AES-Militärverschlüsselung. So bleibt die Kontrolle stets beim Anwender.

Damit erfüllt PaperOffice auch die Bedürfnisse von Unternehmern, die ihr wichtigstes Unternehmenskapital – ihre Informationen – nicht in die Hände Dritter legen möchten.

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