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Letzte Aktualisierung am 09.12.2018

Häufige Fragen und Antworten

Wenn ich über die 2018 Zeitlizenz mit einem gültigen USP Plus verfüge, was muss ich befolgen um die 2019 Version zu installieren?

Artikel-ID: #RPOHD22632

Mit einer Zeitlizenz, welche USP Plus enthält, ist die PaperOffice Lizenz für alle Versionen gültig.


So gehen Sie am besten vor:

1.Sichern Sie Ihre Datenbank in PaperOffice UND machen Sie eine Sicherungskopie des kompletten Datenbankordners.

2.Sichern Sie zusätzlich den PaperOffice Datenbankordner, insofern Sie kein NAS oder Server einsetzen.

3.Halten Sie Ihr PaperOffice Benutzerkonto und Passwort bereit, stellen Sie evtl. durch einen Login- Versuch sicher, dass diese korrekt notiert sind.

4.Deinstallieren Sie PaperOffice 2018 über die Systemsteuerung. Das Installationsverzeichnis (z.B. C:/PaperOffice) darf danach nicht mehr vorhanden sein.

5.Downloaden Sie unter www.paperoffice.com oder direkt hier https://www.dropbox.com/s/dlbrxkd2fu3kslw/com.paperoffice.setup.de.windows.full.exe?dl=1 das Setup für die neue 2019er Version und führen dieses aus. Sie müssen über Administratorenrechte verfügen.

6.Durchlaufen Sie das Setup und starten Sie PaperOffice.

7.Geben Sie Ihre bereits bestehenden Benutzerdaten ein und melden sich an.

8.Verbinden Sie ggfs. die 2018er Datenbank falls der Vorgang nicht automatisch erfolgt.

9.Beim ersten PaperOffice Oberflächenstart wird die Datenbank auf das neue und verbesserte 2019er Format angepasst. Danach erfolgt ggfs. ein automatischer Neustart.

10.Melden Sie sich in PaperOffice an und PaperOffice 2019 startet wie gewohnt. Da das Format der gespeicherten Vorschaubilder für eine Echtzeitanzeige geändert wurde, werden alle Vorschaubilder neu erstellt. Dieser Vorgang wird eine Weile dauern. Sie sehen den Fortschritt in der FileHandler-Anzeige.

11.Damit ist das Update abgeschlossen.


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Welches PaperOffice ist das Richtige für mich?

Artikel-ID: #RPOHD12144

PaperOffice One ist für Einzelplätze und normale Dokumentseitenanzahl, PaperOffice Team ist optimal für Netzwerke und Mehrbenutzersysteme.

Dabei kann PaperOffice Team speziell auf bestimmte Branchen angepasst werden.

Allgemein gilt: Nichts geht über ein persönliches Gespräch. Wenden Sie sich dazu am Besten direkt an unseren Verkauf, fordern Sie einen Rückruf an oder lassen Sie sich an einen unserer Partner vermitteln.


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Werden meine Daten in einer Cloud gespeichert?

Artikel-ID: #RPOHD12236

Nein, Ihre Daten werden standardmäßig auf Ihrem lokalen PC gespeichert.


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Kann PaperOffice alle Daten auf meinem NAS Laufwerk speichern?

Artikel-ID: #RPOHD13984

Selbstverständlich können Sie alle Datenbanken direkt auf Ihrem NAS-Laufwerk speichern, insofern Ihr NAS über einen MySQL-Server (Version 5.6) verfügt und Sie PaperOffice Team benutzen.


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Werden meine Daten revisionssicher gespeichert?

Artikel-ID: #RPOHD15272

Ja, PaperOffice speichert standardmäßig alle Daten revisionssicher und ist GDPdU und GoBD konform.


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Wieviele Benutzer können gleichzeitig mit PaperOffice im Netzwerk arbeiten?

Artikel-ID: #RPOHD17020

Die maximale Anzahl ist technisch unbegrenzt und wird nur die in Ihrer Lizenz festgelegten maximalen Benutzer begrenzt.


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Funktioniert PaperOffice auch unter Windows 10? Und was ist mit 64bit-Systemen?

Artikel-ID: #RPOHD12420

Ja, PaperOffice ist für folgende Betriebssysteme entwickelt und freigegeben:

  • Windows 10 64bit
  • Windows 7 64bit


PaperOffice unterstützt KEINE x86-Systeme


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Datenbank, Ordner, Dokumente und Dokumentmappen - wie ist das Programm aufgebaut?

Artikel-ID: #RPOHD18584

Das ist sehr leicht erklärt. Alle virtuellen Ordner beinhalten die Dokumente und werden in einer mySQL Datenbank direkt bei Ihnen lokal gespeichert, welche wiederrum mit Ihrem derzeitigen Aktenschrank verglichen werden kann. Selbstverständlich können Sie auch jedem Ordner einen Unterordner hinzufügen. So wie Sie es von Ihrem Windows Explorer gewohnt sind.

Dokumente können sowohl in Ihren Ordnern einzeln gespeichert werden oder auch durch eine Dokumentmappe verbunden sein. So können Sie mehrere Dokumente, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, zu einer Dokumentmappe verbinden. Diese Dokumente werden weiterhin einzeln in PaperOffice gespeichert, Sie bilden nur einen Zusammenhang zwischen den Dokumenten.


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Kann ich auf alle meine Daten und Dokumente auch im lokalen Netzwerk zugreifen?

Artikel-ID: #RPOHD12788

Ja, PaperOffice Team ist optimal für Netzwerke und Mehrbenutzersysteme.


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Wieviele Dokumente kann ich in PaperOffice speichern?

Artikel-ID: #RPOHD15824

PaperOffice wird technisch durch sogenannte Runtime-Lizenzen skaliert. So passt sich die benötigte Datenbankstruktur immer den Anforderungen an damit Nutzer nicht mehr zahlen müssen wie nötig. Um Massenmissbrauch vorzubeugen werden sogenannten "Fair-Use-Limits" benutzt.


PaperOffice verfügt über ein extrem hohes "Fair-Use-Limit" von 50.000 (Team) und 25.000 (Single) Dokumentseiten. Das entspricht pro PaperOffice-Konto in etwa 1000 bzw. 500 volle DIN-A4 Ordner.


Fair-Use-Limits gelten immer pro PaperOffice-Konto. Legen Sie einfach ein weiteres PaperOffice-Konte an und verbinden Sie dieses mit dieser Datenbank. Das Limit wird dann um weitere 50.000 Dokumentseiten erhöht.


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Wo werden die Dokumente und Dateien gespeichert ?

Artikel-ID: #RPOHD184

Alle Dokumente und Dateien werden direkt bei Ihnen, auf Ihrem PC, in einer verschlüsselten Datenbank gespeichert. Sie jaben jederzeit Zugriff auf Ihre Daten.


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Gibt es eine Mac OSX Version von PaperOffice?

Artikel-ID: #RPOHD12880

Nein, um PaperOffice auf einem Mac zu nutzen müssen Sie z.B. Virtual Box nutzen.


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Wie funktioniert das mit der Texterkennung für meine Dokumente?

Artikel-ID: #RPOHD14076

Alle in PaperOffice hinzugefügten Dokumente und Dateien werden von der integrierten SmartSpell OCR-Texterkennung komplett texterkannt und durch umfangreiche interne Wörterbücher korrigiert.

Das funktioniert mit allen eingescannten oder abfotografierten Papier-Dokumenten wie auch mit den gängigsten Dateiformaten (PDF, DOC, XLS,...) oder auch Ausdrucke über den integrierten virtuellen Drucker.

Durch die Rohtext-Zerlegung und der PaperOffice Stichwortsuche können Sie in sekundenschnelle Ihre gesamten Daten nach jedem Suchbegriff durchsuchen.

SmartSpell unterstützt mehr als 160 Sprachen und wandelt zudem alle eingescannten Dokumente in durchsuchbare PDF/A Dateien für die Langzeitarchivierung um.


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Kann ich Dokumente und Dateien mit Kontakten und Adressen verknüpfen?

Artikel-ID: #RPOHD14904

Ja, die integrierte Kontaktverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer auf diesen Adressenpool und die jeweils verknüpften Dokumente zugreifen können.


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Wie werden Dateien versioniert?

Artikel-ID: #RPOHD276

Falls das Dokument, welches in PaperOffice gespeichert wurde, auf PaperOffice heraus geöffnet und verändert wird, so wird jedes Mal dieses Dokument verioniert.

Die Versionierung erfolgt ebenfalls, wenn Sie auf ein Dokument den PaperOffice QR Code anbringen, diese Datei archivieren und nächste Mal ändern und die veränderte Version einscannen - PaperOffice erkennt automatisch, dass dieses Dokument bereits abgespeichert wurde und versioniert es.


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Installation und Netzwerk

Kann meine Testlizenz verlängert werden?

Artikel-ID: #RPOHD11132

Ja, auf besondere Anfragen welche z.B. Teststellungen betreffen. Wenden Sie sich dazu an unseren Verkauf.


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Wenn ich PaperOffice auf einem PC nutzen möchte, welche Lizenz brauche ich?

Artikel-ID: #RPOHD22356

Sie möchten PaperOffice alleine nutzen und auf Ihrem PC installieren, dafür benötigen Sie die PaperOffice ONE Lizenz . Die Datenbank wird auf dem gleichen PC installiert.

Fazit: Sie benötigen 1 PaperOffice ONE Lizenz


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Ich möchte meinen PC wechseln. Kann ich meine Lizenzen mitnehmen?

Artikel-ID: #RPOHD13616

Selbstverständlich. Die Lizenz ist an das PaperOffice Konto gebunden. Egal, wo Sie PaperOffice 2019 installieren, melden Sie sich mit Ihren bestehenden PaperOffice Kontodaten an - Ihre Lizenz wird auf dem neuen PC automatisch aktiviert. 


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Auf wievielen PCs darf ich meine Lizenz installieren?

Artikel-ID: #RPOHD13708

In PaperOffice 2019 wird die Lizenz an das PaperOffice Konto gebunden. Sie können PaperOffice auf beliebig vielen PC´s installieren, können jedoch nur 1 Mal gleichzeitig angemeldet sein und jedes Gerät benötigt eine gültige Lizenz (z.B. 5 Installationen benötigen 5fach Team). Falls Sie PaperOffice für das Netzwerk benötigen, müssen Sie PaperOffice Team, welches speziell für Netzwerke entwickelt wurde, auswählen.


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Was ist der Unterschied zwischen einer Einzelplatz und einer Netzwerklizenz?

Artikel-ID: #RPOHD460

Ganz einfach: Mehrere Benutzer, die gleichzeitig in PaperOffice arbeiten möchten, benötigen PaperOffice TEAM. Jeder Benutzer (PaperOffice Konto) - eine Lizenz.

Wenn Sie PaperOffice nicht im netzwerk einsetzen möchten, d.h. Sie alleine arbeiten mit PaperOffice, so benötigen Sie PaperOffice ONE.


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PaperOffice Datenbanken

Was muss ich beachten, wenn ich PaperOffice im Netzwerk nutzen möchte (PaperOffice Team)?

Artikel-ID: #RPOHD22264

Dabei gibt es 3 Szenarien:

1) Sie möchten die PaperOffice Datenbank im Netzwerk verwenden ohne einen separaten MySQL Datenbank Server zu installieren. Bei diesem Szenario müssen Sie beachten, dass PaperOffice auf dem PC, welcher als DB Server fungieren soll, LÄUFT und ein Benutzer ANGEMELDET ist.

Für jeden Benutzer benötigen Sie ein PaperOffice Konto und 1 Datenbank, welche alle Benutzer gemeinsam nutzen können.

Fazit: Sie benötigen 3 Lizenzen

2) Sie benutzen PaperOffice auf 2 verschiedenen PC´s, möchten aber eine gemeinsame DB benutzen, welche unabhängig von beiden PC´s verfügbar ist. Dazu benötigen Sie einen eigenständigen MySQL Server, welcher auf einem PC bzw. Server installiert wird, welcher ständig verfügbar ist.

Die Vernetzung erfolgt in diesem Fall über das lokale Netzwerk LAN

3) Sie möchten PaperOffice auf 2 verschiedenen PC´s im Netzwerk nutzen und eine externe, nicht von uns mitgelieferte mySQL Datenbank benutzen, welche ausserhalb Ihres Büros ist.

Fazit: Sie benötigen 2 Lizenzen und müssen beachten, dass die externe MySQL Datenbank allen PaperOffice Anforderungen entspricht.

Vernetzung erfolgt über ein WAN, über eine Internetverbindung. Zu beachten ist, dass die Internetverbindung schnell sein muss (ab 50 Mbit/s)


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Wie wird die PaperOffice Datenbank installiert?

Artikel-ID: #RPOHD552

Die Installation der PaperOffice 2019 Datenbank verläuft ganz leicht. Nachdem das PaperOffice Setup ausgeführt und ein Konto erstellt wurden, muss dieses einer Datenbank, ob bestehend oder neu, zugewiesen werden. Es erscheint diese Maske:

Wählen Sie "Wiederherstellung von PaperOffice Datensicherung", falls Sie die PaperOffice 2019 Datenbank bereits installiert hatten, eine Datensicherung durchgeführt haben und diese nun einlesen möchten.

Im Fall, wenn Sie die Datenbank auf einen externen MySQL Server einsetzen oder ein anderes Laufwerk als "C" benutzen möchten, so klicken Sie auf "PaperOffice Datenbank jetzt einrichten (Benutzerdefiniert)" und folgen Sie weiteren Schritten, die bereits im youtube Video https://youtu.be/TheNTqKhSTg beschrieben wurden.

Für Alle, die am liebsten sofort loslegen und die Datenbank auf Laufwerk "C" installieren möchten, empfehlen wir die Expresseinrichtung.





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Ich möchte von PaperOffice One auf PaperOffice Team upgraden. Muss PaperOffice neu installiert werden?

Artikel-ID: #RPOHD12052

Nein, PaperOffice passt die eigene Systemstruktur gemäß der Anzahl der eingesetzten Lizenzen an. Nach einem Programm-Neustart steht der Leistungsumfang von PaperOffice Team zur Verfügung.


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Wie funktioniert der externe Zugriff von einem mobilen Gerät wie Telefon oder Tablet?

Artikel-ID: #RPOHD22172

Um von extern zuzugreifen benötigen Sie eine weitere Installation auf dem „externen“ Gerät. Das geht momentan leider nur auf Windows 10 basierten Geräten wie Microsoft Surface. Eine Anbindung an die deutsche PaperOffice Cloud in Köln per App wird jedoch bis zum Herbst realisiert und dann wie immer in PaperOffice kostenlos integriert.


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Programmeinstellung und Konfiguration

Wo finde ich das PaperOffice Setup?

Artikel-ID: #RPOHD12972

Sie finden das aktuellste Setup immer direkt unter https://de.paperoffice.com/?show=download


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Was ist ein MasterKey und wieso brauche ich den?

Artikel-ID: #RPOHD19872

Alle Dokumente werden bei Ihnen in der zentralendigitalen Datenbank hochverschlüsselt archiviert. Diese Datenbank erhält eineneinmaligen MasterKey, um den Richtlinien der Zero-Knowledge Technologie zuentsprechen. Ohne diesen MasterKey kann auf Ihre Datenbank nicht zugegriffenwerden. Nur Sie besitzen diesen MasterKey, welche bei jeder Datenbankerstellung einmalig generiert wird. Sie sollten Ihn sorgfältig aufbewahren und nicht an Dritte weitergeben. Falls es dazu kommt, dass Sie eine erneute Verbindung zu dieser Datenbank benötigen, so werden Sie immer nach diesem Schlüssel gefragt.


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Wo kann ich zusätzlich eine Muster-Ordnerstruktur downloaden?

Artikel-ID: #RPOHD14168

PaperOffice 2019 bietet an, dass Sie Ihr eigenes Dateisystem, ob nur Ordnerstruktur oder inkl. der Dateien, importieren können. Falls Sie trotz allem eine Muster-Ordnerstruktur benötigen, so klicken Sie auf "Meine Dokumente" mit der rechten Maustaste und wählen "Massenimport in diesen Ordner" und danach importieren Sie eine unser vorgefertigten Ordnerstrukturen.



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Programmoberfläche und Ansichten

Wie kann ich meine vorhandene Datenbank auf einen neuen Computer umziehen?

Artikel-ID: #RPOHD19504

Wenn Sie mit der PaperOffice Datenbank auf einen anderen Computer (PC) umziehen möchten, so müssen Sie lediglich die Datenbank umkopieren und sich mit dieser dann auf dem neuen PC verbinden.
Sie müssen vorerst auf dem alten PC eine Datensicherung Ihrer aktuellen Datenbank durchführen:


Kopieren Sie Ihren gesamten Datenbank-Ordner auf den neuen Computer. Nachdem Sie auf dem neuen Computer PaperOffice installiert und mit Ihren Kontodaten angemeldet haben, erscheint diese Maske:



Wählen Sie "Wiederherstellung von PaperOffice Datensicherung", geben Sie den Pfad zu Ihrer Datenbank ein und folgen Sie weiteren Schritten.


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Dokumente und Dokumenteigenschaften

Sind von PaperOffice erstellten Datenbanken grundsätzlich verschlüsselt?

Artikel-ID: #RPOHD14628


Die gesamte Datenbank ist generell hochverschlüsselt. Dies kann aus Sicherheitsgründen nicht abgeschaltet werden.


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Wie lege ich eine neue mySQL Datenbank an?

Artikel-ID: #RPOHD2024

Die Installation der PaperOffice 2019 Datenbank verläuft ganz leicht. Nachdem das PaperOffice Setup ausgeführt und ein Konto erstellt wurden, muss dieses einer Datenbank, ob bestehend oder neu, zugewiesen werden. Es erscheint diese Maske:

Wählen Sie "Wiederherstellung von PaperOffice Datensicherung", falls Sie die PaperOffice 2019 Datenbank bereits installiert hatten, eine Datensicherung durchgeführt haben und diese nun einlesen möchten.

Im Fall, wenn Sie die Datenbank auf einen externen mySQL 5.6 oder MariaDB 10 Server einsetzen oder ein anderes Laufwerk als "C" benutzen möchten, so klicken Sie auf "PaperOffice Datenbank jetzt einrichten (Benutzerdefiniert)" und folgen Sie weiteren Schritten, die bereits im youtube Video https://youtu.be/TheNTqKhSTg beschrieben wurden.

Für Alle, die am liebsten sofort loslegen und die Datenbank auf Laufwerk "C" installieren möchten, empfehlen wir die Expresseinrichtung.


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Sammelablage und Dokumentverteilung

Wie lösche ich ein Archiv?

Artikel-ID: #RPOHD2392

Dieser Vorgang löscht das ausgewählte komplette Archiv und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Um ein Archiv zu löschen (das aktuelle kann nicht gelöscht werden) gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Archiv" in Ihrem PaperOffice

2. Klicken Sie auf "Archiv löschen"

3. Wählen Sie das zu löschende Archiv

4. Bestätigen Sie die Löschung mit Klick auf "Archiv löschen"


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Wie lege ich ein neues Archiv an?

Artikel-ID: #RPOHD2208

Um ein neues Archiv in PaperOffice anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie den Reiter "Archiv"

2.Klicken Sie auf "Neues Archiv anlegen"


Die Vorgaben für das neue Archiv können frei festgelegt werden:

"Bitte geben Sie einen Namen für das neue Archiv ein"

  • Geben Sie hier einen frei wählbaren Namen für das Archiv ein. Dieser Name wird auch im Anmeldefenster von PaperOffice angezeigt.


"Kategorien aus dem aktuellen Archiv kopieren"

  • Bei aktiv werden die aktuellen Kategorien auch in das neue Archiv automatisch angelegt. Bitte beachten Sie, dass die Kategorienübernahme nur beim Erstellen eines neuen Archives in der Maske "Neues Archiv erstellen" möglich ist.


"Folgende Benutzer haben Zugriff auf dieses Archiv"

  • Legen Sie hier fest, welche Benutzer Zugriff auf das neu erstellte Archiv haben sollen.


Nachdem Sie alle Parameter angegeben haben, klicken Sie auf "Neues Archiv erstellen" um den Vorgang zu starten.


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Wie ändere ich die Archiveigenschaften?

Artikel-ID: #RPOHD2300

Um die Eigenschaften des aktuellen Archives zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Archiv" in Ihrem PaperOffice

2. Klicken Sie auf "Archiveigenschaften ändern"


Name des aktuellen Archives

  • Geben Sie hier einen frei wählbaren Namen für das Archiv an. Dieser Name wird auch im Login-Fenster von PaperOffice angezeigt.


Option 256bit SECURE Dateisystem-Dokumentenverschlüsselung aktivieren

  • Wenn aktiv, speichert PaperOffice Ihre Dokumente mit einer 256bit Verschlüsselung ab.
    Bereits vorhandene Objekte werden bei Aktivierung verschlüsselt, bei Deaktivierung der Verschlüsselung entschlüsselt.

Achtung: Bei aktivierter Verschlüsselung können Sie die von PaperOffice angelegten Kopien nur noch aus PaperOffice heraus öffnen.

Um diese Objekte mit Ihrem Windows-Explorer zu öffnen, muss die Verschlüsselung deaktiviert sein. Es wird ausdrücklich empfohlen, Objekte nur aus PaperOffice zu öffnen, da ansonsten relevante Dokumentmappen Daten wie z.B. Vorschaubilder und Texterkennung nicht aktualisiert werden.


Folgende Benutzer haben Zugriff auf dieses Archiv

  • Legen Sie hier fest, welche Benutzer Zugriff auf dieses Archiv erhalten sollen


Klicken Sie auf "Änderungen übernehmen", um die neuen Eingaben zu speichern.


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Workflow-Lösungen und Praxisbeispiele

Einstellungen unter "Dokument Eigenschaften" Verschlagwortung

Artikel-ID: #RPOHD2576

Dokument Eigenschaften Einstellungen können unter dem Reiter "Verschlagwortung" definiert werden.

Dokumentstatus: Legen Sie optional einen Status fest, den das Dokument hat. Der Status wird in der Dokumentliste farblich gekennzeichnet. So können Sie auf einen Blick erkennen, ob sich die Lieferung bereits "im Versand" befindet oder die Rechnung "bezahlt ist".

Schlüsselwörter: Legen Sie optional ein oder mehrere Schlüsselwörter fest, unter welchen das Dokument gefunden werden kann.

Dokumenttyp: Legen Sie optional einen oder mehrere Typen fest, um was es sich bei dem Dokument handelt. Der Dokumenttyp wird ebenfalls, wie der Status, in der Dokumentliste gekennzeichnet. So sehen Sie auf einen Blick, um was es sich bei dem Dokument handelt: Rechnung; Angebot oder z.B. Lieferschein.

Originalablageort: Legen Sie fest, wo Sie das Originaldokument abgelegt haben, um dieses schneller aufzufinden.

Alle oben aufgelisteten Eigenschaften können von Ihnen ganz leicht angelegt, bearbeitet und verwaltet werden.



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Einstellungen unter "Dokument Eigenschaften" Benutzerdefinierte Felder

Artikel-ID: #RPOHD9016

Für nicht vorhandene Felder, wie Checkbox, Textfelder, Datumsfelder, Auswahllisten, Emailadresse/Webadresse können benutzerdefinierte Felder angelegt werden. Sie können zudem bestimmen, bei welchem Dateityp diese ersichtlich sein sollen und in der Verwaltung feststellen, in wievielen Dokumenten das eine oder andere benutzerdefinierte Feld angezeigt wird.





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Einstellungen unter "Dokument Eigenschaften" Sicherheit

Artikel-ID: #RPOHD2668

Legen Sie zusätzlich fest, ob das Dokument eine Freigabestufe benötigt. Diese können in Dokument Eigenschaften unter dem Reiter "Sicherheit" durchgeführt werden. Benutzer im Netzwerk, die unter der festgelegten Sicherheitsstufe liegen, werden das Dokument nicht bearbeiten, verteilen und exportieren oder löschen können.Sie können verschiedene Freigabestufen (höhere) für Bearbeiten, Freigen oder Löschen setzen, jedoch mindestens diejenige, die Sie unter "Freigabestufe" gesetzt haben.


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Systemvorgänge und Automatisieren

Wie ändere ich die Reihenfolge der bestehenden Ordner oder Unterordner?

Artikel-ID: #RPOHD20056

Durch leichtes Drag&Drop können Ordner oder Unterordner in den entsprechenden Hauptordner verschoben werden. Markieren Sie vorerst den Ordner, den Sie reinziehen möchten und ziehen diesen mit der linken Maustaste in den Hauptordner rein oder zwischen jeweilige Ordner und lassen danach los.


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Wie erstelle und importiere ich Ordner und Unterordner?

Artikel-ID: #RPOHD3128

Neue Ordner und Unterordner können problemlos in Ihre Ordnerstruktur hinzugefügt werden oder mit Hilfe des integrierten MassImporters Ihre bestehende Ordnerstruktur des Dateisystems.

Klicken Sie dafür auf den Hauptordner und wählen "Neuen Unterordner erstellen" oder "Massenimport in diesen Ordner" aus.


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Wie kann ich bestehende Ordner verwalten?

Artikel-ID: #RPOHD3036

Verwalten Sie ganz bequem Ihre Ordner innerhalb der Ordner Verwaltung, benennen diese um, legen Unterkategorie- Ordner an und fügen ganz individuelle Bemerkungen hinzu. Zusätzlich können Kontakte mit Ihren Ordnern verknüpft werden, indem bestehende Kontakte ausgewählt werden.

Wählen Sie dazu den entsprechenden Ordner aus und klicken mit der rechten Maustaste auf diesen.


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Wie ändere ich das Ordner Symbol?

Artikel-ID: #RPOHD17112

Ordner können mit verschiedenen bestehenden Icons gekennzeichnet werden. Wählen Sie dafür den entsprechenden Ordner aus und klicken mit der rechten Maustaste, wählen danach "Ordnersymbol" aus.


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Wie kann ich eine Ordner Farbe hinzufügen oder diese ändern?

Artikel-ID: #RPOHD16376

Ganz einfach: wählen Sie den Ordner aus und klicken mit der rechten Maustaste auf diesen und wählen "Ordnerfarbe" aus. Wählen Sie die entsprechende Farbe aus - Ordner werden synchronisiert und die Ordnerfarbe wird hinzugefügt.


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Module und Erweiterungen

Was bedeuten benutzerdefinierte Felder in PaperOffice?

Artikel-ID: #RPOHD3220

Benutzerdefinierte Felder in PaperOffice sind Felder, die dem Dokument hinterlegt werden können.

Sie können in PaperOffice beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen, um z.B. Informationen, die das hinzugefügte Dokument oder Datei nicht beinhaltet, zu hinterlegen und danach explizit zu suchen. Legen Sie z.B. den Namen eines Fachberaters, den Liefertermin, die Kundennummer oder eine Vertragsnummer an.

Alle angelegten benutzerdefinierten Felder stehen Ihnen direkt in Eigenschaften des Dokumentes zur Verfügung.


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Wie kann ich benutzerdefinierte Felder bearbeiten?

Artikel-ID: #RPOHD3312

Sie können beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen und verwalten.

Um benutzerdefinierte Felder in PaperOffice zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie ein beliebiges Dokument aus 

2. Klicken mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen "Eigenschaften" aus

3. Gehen Sie auf den Reiter "Benutzerdefinierte Felder"

und wählen "Benutzerdefinierte Felder bearbeiten" aus


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Welche Werte kann ich bei benutzerdefinierten Feldern anlegen?

Artikel-ID: #RPOHD20148

Es kann vorher definiert werden, welche Art von Eingaben in dem neuen Feld erfolgen darf. Text: Einzeilig oder Mehrzeilig, Datum, Zahlen, Zahlen und Dezimalzahlen, Emailadresse, Webadresse, Auswahlliste, Checkbox. Soll das neue Feld bereits mit einem Wert ausgefüllt sein, so kann das bereits im Vorfeld festgelegt werden.

Benutzerdefinierte Felder sind standardmäßig immer verfügbar und sichtbar. Sollte jedoch ein bestimmtes Feld nur für ein Dokumenttyp verfügbar sein bzw. für verschiedene Dokumenttypen auch verschiedene benutzerdefinierte Felder angezeigt werden, so kann dies in der Verwaltung gemacht werden. In der obigen Liste sehen Sie, bei welchen Dokumenttypen welche benutzerdefinierte Felder eingesetzt werden.



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Mögliche und bekannte Fehlerquellen

Kann ich auf der Dokument Vorschau Notizen und Bemerkungen hinterlegen??

Artikel-ID: #RPOHD20976

Die Dokumenten Vorschau ist das zentrale Element, welches immer eine umfangreiche Vorschau des aktuell ausgewählten Dokumentes darstellt.

Bei Klick auf jede einzelne Seite wird diese als grosse Vorschaubildanzeige angezeigt. Dabei können Sie zwischen den einzelnen Seiten schalten, indem Sie diese mit der linken Maustaste anklicken. Tipp: Markieren Sie in der Dokumentliste mehrere Dokumente- es werden alle Seiten in der Vorschauansicht dargestellt.


Des Weiteren werden rechts von der Dokumenten Vorschau verschiedene Möglichkeiten angeboten, die OCR oder z.B. die Versionierung des Dokumentes aufzurufen.




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Was ist eine Dokument Vorschau und wo finde ich Sie?

Artikel-ID: #RPOHD3404

Die Dokumenten Vorschau ist das zentrale Element, welches immer eine umfangreiche Vorschau des aktuell ausgewählten Dokumentes darstellt.

Bei Klick auf jede einzelne Seite wird diese als grosse Vorschaubildanzeige angezeigt. Dabei können Sie zwischen den einzelnen Seiten schalten, indem Sie diese mit der linken Maustaste anklicken. Tipp: Markieren Sie in der Dokumentliste mehrere Dokumente- es werden alle Seiten in der Vorschauansicht dargestellt.


Des Weiteren werden rechts von der Dokumenten Vorschau verschiedene Möglichkeiten angeboten, die OCR oder z.B. die Versionierung des Dokumentes aufzurufen.




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Wird eine Dokument Vorschau aller Dokumentseiten durchgeführt?

Artikel-ID: #RPOHD3496

Es werden Vorschauen aller Seiten, die Ihr Dokument beinhaltet durchgeführt. Wenn Sie auf die Miniaturansicht der Seiten klicken, werden diese als grosses Vorschaubild dargestellt.

Tip: Klicken Sie auf die Lupe rechts neben den Vorschaubildern und die aktuell angezeigte Dokumentseite wird nochmals vergrössert. Sie verlassen den Modus indem Sie auf das gleiche Symbol klicken oder einmal auf das Dokument.


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Welche Symbole werden neben der Dokumenten Vorschau dargestellt und was verraten Sie mir über das Dokument?

Artikel-ID: #RPOHD3588

Verschiedene Dokumentoptionen werden neben der Dokumenten Vorschau angezeigt, bei Klick wird die entsprechende geöffnet.


  • "Dokumentvorschau vergrössern" - Wählen Sie eine Dokumentseite aus und Klicken Sie auf die Lupe, um die Dokumentansicht zu vergrössern. Um den vergrösserten Modus zu verlassen, klicken Sie erneut auf das Symbol oder mit der Maus auf freie Fläche.
  • "Texterkennung und Übersetzung" - Wählen Sie eine Dokumentseite aus, für welche Sie die Texterkennung benötigen. Die intelligente SmartSpell Texterkennung zeigt pro Dokumentseite die entsprechende Texterkennung an. Um die Option zu verlassen, klicken Sie auf das "Schliessen" Symbol.
  • "Mit diesem Dokument verbundene Kontakte" - Falls mit diesem Dokument Kontakte verbunden wurden, so wird die Anzahl der verbundenen Kontakte hier angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol und die Kontaktverwaltung geht auf, der entsprechende Kontakt wird markiert. Wenn noch kein Kontakt verbunden wurde, können Sie trotzdem auf das Symbol klicken und dementsprechend dieses Dokument mit einem Kontakt verbinden."
  • "Für dieses Dokument hinterlegte Notizen" - Falls Notizen für dieses Dokument hinterlegt wurden, so wird ebenfalls wie bei den Kontakten eine Zahl (Anzahl) angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol und die für das Dokument hinterlegte Notiz wird angezeigt. Falls keine Notiz vorhanden ist, so können Sie ebenfalls wie bei Kontakten auf das Symbol klicken und danach eine neue Notiz für das Dokument hinterlegen.
  • "Für dieses Dokument hinterlegte Termin-Aufgaben" - Falls Aufgaben für dieses Dokument hinterlegt wurden, so wird ebenfalls wie bei den Kontakten eine Zahl (Anzahl) angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol und die für das Dokument hinterlegte Aufgabe wird angezeigt. Falls keine Aufgabe vorhanden ist, so können Sie ebenfalls wie bei Kontakten auf das Symbol klicken und danach eine neue Aufgabe für das Dokument hinterlegen.
  • "Versionsverlauf" - Wenn dieses Dokument mehrere Versionen hat, wird hier eine Zahl angezeigt. Sie können auf das Symbol klicken und sich den Versionsverlauf in der Versionskontrolle anzeigen lassen. Sie verlassen den Modus, indem Sie auf das "Schliessen" Symbol klicken.


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Häufig gestellte Fragen zum Partnerprogramm

Was sind das für Symbole in der Dokumenten Liste und was verraten Sie mir über das Dokument?

Artikel-ID: #RPOHD21068

1. Dokumentenvorschau. Hier wird die Miniaturansicht der 1 Dokumentseite dargestellt. Im Viereck rechts oben steht der Benutzername, links unten wird der Dateityp angezeigt (PDF, DOC, TXT usw), rechts unten steht die Anzahl der Dokumentseiten. Obenhalb des Dokumentvorschau wird das Datum angezeigt, wann das Dokument hinzugefügt wurde.


2. Dokumentname. Hier wird der Dokumentname angezeigt. Wenn das Dokument hinzugefügt wird, wird der bisherige Name übernommen. Sie können den Namen in Dokumenteigenschaften ändern.

3. Dokumenttyp. Jeder von Ihnen hinterlegte Dokumenttyp wird hier angezeigt.

4. Falls das Dokument über Notizen, Aufgaben oder Kontakte verfügt oder versioniert wurde, werden die Symbole hier farblich gekennzeichnet und die Anzahl deren dargestellt.

5. Dokumentstatus. Sie können in Eigenschaften des Dokumentes den Dokumentstatus farblich hinterlegen. Dieser wird hier angezeigt. Wenn Sie mit der linken Maustaste über die farbliche Markierung gehen, geht diese auf und der Status wird angegeben. Grauer Balken bedeutet, dass kein Status hinterlegt wurde.


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Was ist eine Dokumenten Liste und wo finde ich diese in PaperOffice?

Artikel-ID: #RPOHD3680

In der Dokumentliste werden alle Dokumente aufgelistet, die der eine oder andere Ordner beinhaltet oder welche unter Meine Dokumente gespeichert wurden. Sie ist das zentrale Anzeigeelement in PaperOffice für die Auflistung von Dokumenten.


Die Dokumentliste wurde in PaperOffice so konzipiert, dass Sie so viel wie möglich Information über das Dokument auf einen Blick erhalten.
So werden hinzugefügte Notizen, Aufgaben oder Kontakte bereits in der Dokumentliste farblich gekennzeichnet was zur Prozessoptimierung führt und die Transparenz garantiert.

Schnell-Aktionen für das markierte Dokument über das Kontext-Menu maximieren die Bearbeitungsgeschwindigkeit auf ein absolutes Höchstmaß.


1. Dokumentenvorschau. Hier wird die Miniaturansicht der 1 Dokumentseite dargestellt. Im Viereck rechts oben steht der Benutzername, links unten wird der Dateityp angezeigt (PDF, DOC, TXT usw), rechts unten steht die Anzahl der Dokumentseiten. Obenhalb des Dokumentvorschau wird das Datum angezeigt, wann das Dokument hinzugefügt wurde.

2. Dokumentname. Hier wird der Dokumentname angezeigt. Wenn das Dokument hinzugefügt wird, wird der bisherige Name übernommen. Sie können den Namen in Dokumenteigenschaften ändern.

3. Dokumenttyp. Jeder von Ihnen hinterlegte Dokumenttyp wird hier angezeigt.

4. Falls das Dokument über Notizen, Aufgaben oder Kontakte verfügt oder versioniert wurde, werden die Symbole hier farblich gekennzeichnet und die Anzahl deren dargestellt.

5. Dokumentstatus. Sie können in Eigenschaften des Dokumentes den Dokumentstatus farblich hinterlegen. Dieser wird hier angezeigt. Wenn Sie mit der linken Maustaste über die farbliche Markierung gehen, geht diese auf und der Status wird angegeben. Grauer Balken bedeutet, dass kein Status hinterlegt wurde.



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Wie kann ich die Dokumenten Liste sortieren?

Artikel-ID: #RPOHD20516

Alle im aktuell ausgewählten Ordner und dargestellter Dokumentliste angezeigten Dokumente lassen sich umfangreich sortieren, um so die Dokumente nach bestimmten Kriterien anzeigen zu lassen.

Sortieren nach "Datum auf dem Dokument": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum auf dem Dokument, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können

  • Sortieren nach "Posteingang am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum des Posteingangs, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.
  • Sortieren nach "Fälligkeit am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Fälligkeitsdatum, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.
  • Sortieren nach "Wiedervorlage am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum der Wiedervorlage, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.
  • Sortieren nach "Dokumentname": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Dokumentnamen, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich ändern können.
  • Sortieren nach "Status": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Dokumentstatus, welchen Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.
  • Sortieren nach "Schlüsselwörter": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach Schlüsselwörtern, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.
  • Sortieren nach "Dokumenttyp": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach den Dokumenttypen, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.
  • Sortieren nach "Originalablageort": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach Originalablageorten, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.
  • Sortieren nach "Wichtigkeit": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach Wichtigkeit, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.
  • Sortieren nach "Klassifizierung": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach der Sicherheits-Klassifizierung, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich festlegen können.


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    Wie kann ich die Reihenfolge von Dokumenten in der Dokumenten Liste bestimmen?

    Artikel-ID: #RPOHD20608

    Die Reihenfolge der Dokumente kann durch Klick auf "Neue oben" oder "Alte oben" dementsprechend geändert werden.


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    Wie kann ich alle Dokumente in der Dokumenten Liste markieren?

    Artikel-ID: #RPOHD20700

    Um alle Dokumente innerhalb Ihrer Dokumentliste zu markieren, wählen Sie "Alle markieren", diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie z.B. viele Dokumente in einen anderen Ordner verschieben möchten. Um die Markierung rückgangig zu machen, wählen Sie "Keine markieren".

    Falls Sie nur ein Paar Dokumente markieren möchten, um diese z.B. in eine Dokumentmappe zu verbinden, so setzen Sie jeweils ein Häkchen neben den Dokumentnamen inks.


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    Kann ich Dokumente aus der Dokumentliste einfach in einen anderen Ordner verschieben?

    Artikel-ID: #RPOHD20792

    Dokumente können kinderleicht zwischen den Ordnern verschoben werden. Markieren Sie dafür ein (oder mehrere) Dokument/e, indem Sie das Häkchen setzen und ziehen Sie mit der linken Maustaste in den entsprechenden Ordner rein. Lassen Sie solange nicht los, bis das durchgestrichene Symbol weggeht.



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    Wie kann ich mein Dokument bearbeiten, weiterleiten oder öffnen? Was ist ein KontextMenu?

    Artikel-ID: #RPOHD20884

    Alle genutzten Dokument- Aktionen sind mit simplem rechten Mausklick durch das Kontext-Menu erreichbar. Die intelligente RapidEdit-Technologie (RET) ermöglicht sogar das direkte Bearbeiten der Dateien, welche nicht angeklickt wurden. RET stellt dabei sicher, dass alle angegebenen Vorgaben aktuell gehalten werden.

    • Mit PaperOffice PDF-Viewer öffnen: Öffnet das markierte PDF Dokument oder anderes in der Liste vorhandene PDF Dokument mit dem in PaperOffice integriertem PDF-Viewer. PDF-Viewer ist das integrierte Anzeigeprogramm für PDF Dokumente.
    • Aktuelle Version öffnen mit ...: Öffnet das aktuell ausgewählte oder das in der Dokumentliste vorhandene Dokument mit dem Programm, welches Sie im nächsten Schritt bestimmen.
    • Aktuelle Version auschecken und bearbeiten mit ...: Sie können das aktuell ausgewählte Dokument oder ein anderes auschecken und mit verschiedenen Programmen bearbeiten. Dabei erkennt PaperOffice ganz automatisiert, ob sich am Dokument etwas geändert hat und versioniert dieses nachdem es wieder eingecheckt wurde.
    • Bearbeiten mit WorkBench: WorkBench ermöglicht das direkte Bearbeiten von Dokumenten, welche bereits in PaperOffice gespeichert wurden oder im elektronischen Format vorhanden sind. So können Sie z.B. die Reihenfolge von Dokumentseiten ändern, mehrere Dokumente miteinander verbinden, aus den Einzelseiten bestehender Dokumente neue Dokumente erstellen, mit Hilfe von verschiedenen Bearbeitungswerkzeugen wie zB Paint Seiteninhalte radieren oder schwärzen. Das bearbeitete Dokument lässt sich anschliessend in sekundenschnelle als neues Dokument speichern, drucken, mailen, faxen oder als PDF exportieren. Hierbei wird das Ursprungsdokument bearbeitet und nach dem Speichern dieses versioniert.
    • Kopie im PaperOffice WorkBench erstellen: Erstellt eine Kopie dieses Dokumentes in WorkBench. Der Unterschied zu der vorher beschriebenen Funktion liegt darin, dass das Ursprungsdokument nicht bearbeitet wird. Ist empfehlenswert, wenn Sie ein neues Dokument auf Basis bestehender erstellen möchten.
    • Texterkennung in Windows-Zwischenablage kopieren: Kopiert den mit SmartSpell Texterkennung erkannten Text in die Windows Zwischenablage.
    • Zu Favoriten hinzufügen: Fügt das aktuell ausgewählte Dokument in Ihre Favoritenliste hinzu. Die Favoriten des Benutzers werden in der Ordner-Ansicht links oben angezeigt. Dabei wird eine "Kopie" des ausgewählten Dokumentes in den Favoriten Ordner gelegt, das Original des hinzugefügten Dokumentes bleibt im bestehenden PaperOffice Ordner.
    • Zu Merkliste hinzufügen: Fügt das aktuell ausgewählte Dokument in Ihre Merkliste hinzu. Die Merkliste des Benutzers wird in der Ordner-Ansicht links oben angezeigt. Dabei wird eine "Kopie" des ausgewählten Dokumentes in den Merkliste-Ordner gelegt, das Original des hinzugefügten Dokumentes bleibt im bestehenden PaperOffice Ordner.
    • Versenden mit PaperOffice ShareHub: ShareHub ist die intelligente Zentrale zum sicheren Versenden Ihrer Dokumente. So können Sie im nächsten Schritt nach Empfängerdatenauswahl zusätzlich Deckblatt/Anschreiben auswählen und die Bestätigung über Empfang anfordern.
    • Aktuelle Version exportieren und speichern unter ...: Die aktuelle Version des Dokumentes kann im nächsten Schritt exportiert werden und im beliebigen Speicherort gespeichert werden.
    • Eigenschaften: Öffnet die Eigenschaften des aktuell ausgewählten Dokumentes.
    • Endgültig löschen: Löscht das aktuell ausgewählte Dokument endgültig aus Ihrer Datenbank. Bitte beachten Sie, dass das Dokument sowie alle damit verbundenen Daten unwiderruflich gelöscht werden und der Vorgang nicht rückgangig gemacht werden kann.


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    Unterstützte Plattformen, technische Voraussetzungen und Hardware-Kompabilität
    Unterstützung Empfehlung und Freigaben
    Betriebssysteme
    Freigegeben unter: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016. Empfohlen: Windows® 10 x64 (64bit). Der Einsatz von abweichenden Komponenten ist möglich, kann jedoch zu technischen Einschränkungen führen. PaperOffice benötigt für einen einwandfreien Betrieb lokale Administratorenrechte. Überprüfen Sie betriebssystemunabhängig durch eine Testinstallation ob alle Funktionen Ihren Ansprüchen genügen, da aufgrund fehlender Update/Systemunterstützung keine offizielle Freigabe erfolgen kann.
    Darstellung
    Erforderlich: 1280 x 768, Empfohlen: 1920 x 1080 oder mehr. Mobile Geräte - Erforderlich: 960 x 640, Empfohlen: 1280 x 720 oder mehr.
    Hardware
    Erforderlich: 4GB Arbeitsspeicher, Prozessorleistung Intel i5 (oder vergleichbar), Internetverbindung (Downstream min. 10Mbit, Upstream min 1Mbit). Empfohlen: wie zuvor, jedoch 8GB Arbeitsspeicher, Intel i7 (oder vergleichbar), Installation und Datenbank auf SSD, Internetverbindung (Downstream min. 16 Mbit, Upstream synchron oder min. 5 Mbit)
    Netzwerk (optional)
    Erforderlich: Standard TCP/IP Netzwerk 100Mbit. Empfohlen: Standard TCP/IP Netzwerk 1Gbit. Für RSPS (Secure Personal Server) oder Server-Fernvernetzung Serveranbindung mit min. 50Mbit synchron, Clientanbindung mit min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
    Datenbank
    Erforderlich: mindestens 1GB MB freier Speicherplatz. Empfohlen: mindestens 10GB MB freier Speicherplatz.
    Drucker / Scanner (optional)
    Für Einsatzzwecke mit wenig Papiervolumen: handelsüblicher Flachbett- oder Einzugsscanner mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit mittlerem Papiervolumen: Leistungsfähiger Einzugsscanner mit ADF (automatischer Dokumenteneinzug) mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit hohem Papiervolumen: Groß-Kombigeräte wie z.B. Konica Minolta BizHub Serie mit WIA oder TWAIN Schnittstelle oder Scan2file Funktion.
    Lizensierung
    Für die Nutzung als Einzelplatz benötigen Sie PaperOffice One, ab einer gleichzeitigen Nutzung mit mehr als einem Benutzer benötigen Sie PaperOffice Team. Jedes Gerät auf welchem PaperOffice installiert wird benötigt eine gültige Lizenz. PaperOffice kann beliebig oft neu installiert werden. Ein PaperOffice-Konto kann immer nur einmal an der Datenbank angemeldet sein. Sie können eine Datenbank beliebig oft trennen und neu verbinden. Um mit mehreren Datenbanken zu arbeiten benötigen Sie für jede Datenbank ein separates PaperOffice-Konto oder eine Cooldown-Phase von 96 Stunden.
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    Präsentieren lassen
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