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Der PaperOffice HelpDesk ersetzt NICHT spezifisches IT-Wissen, wie z.B. die Funktionsweise von SQL-Datenbanken. Für komplexe Aufgaben oder technische Fragen sollten Sie sich im Zweifelsfall an den PaperOffice Support oder Ihren IT-Partner wenden. Alle Angaben im HelpDesk erfolgen ohne Gewähr und ersetzen keine IT-technische Beratung und Ausführung.
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Letzte Aktualisierung am 08.12.2019

Allgemeine Fragen zu PaperOffice

Installation

Emails direkt aus Outlook aufnehmen

Artikel-ID: #RPOHD3864

Die Version PaperOffice 2014 Stealth unterstützt die direkte Aufnahme von Emails aus Outlook 2007 und 2010.

Dabei wird nicht nur die E-Mail direkt in PaperOffice aufgenommen, sondern auch alle vorhandenen Emailanlagen werden automatisch extrahiert, als einzelne Objekte in die Dokumentenmappe aufgenommen und für die Volltextsuche indexiert.

Um eine E-Mail direkt aus Outlook zu übergeben, markieren Sie diese und klicken anschließend auf den Knopf "PaperOffice":

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass eine reibungslose Integration von PaperOffice AddIns in Microsoft Office Produkte nur dann gewährleistet wird, wenn die jeweiligen Microsoft Office Programme (Word, Excel, Outlook) mit Administratorenrechten gestartet werden.

Für die Archivierung Ihrer Emails unter anderen Versionen (ausser Stealth), gehen Sie wie folgt vor:

1. Archivierung von Emails über ContextMenu "in PaperOffice aufnehmen"

Wählen Sie die Email aus, die Sie archivieren möchten.
Ziehen Sie diese Email in einen beliebigen Ordner rein.
Klicken Sie mit Ihren rechten Maustaste auf die Datei und wählen "in PaperOffice aufnehmen" aus.
Der PaperOffice Exchange Dialog geht auf, Sie können nun Ihre Angaben modifizieren und in PaperOffice archivieren.

2. Archivierung von Emails über "Verzeichnisüberwachung"

Wählen Sie die Email aus, die Sie archivieren möchten.
Legen Sie einen Ordner an, der von PaperOffice überwacht wird. Gehen Sie dafür auf PaperOffice Start - "Verzeichnisüberwachung.
Fügen Sie den Ordner hinzu, den Sie für die Überwachung ausgewählt haben, indem Sie auf "Hinzufügen" klicken und weisen eine Regel hinzu, wie z.B "Automatische Dokumentmappe".
Speichern Ihre Angaben.
Ziehen Sie nun Ihre Emails in diesen überwachbaren Ordner rein - diese werden automatisch in PaperOffice archiviert.


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Der Übergabeknopf "An PaperOffice übergeben" fehlt in Outlook, Word oder Excel

Artikel-ID: #RPOHD3956

Bitte beachten Sie, dass der Übergabeknopf "An PaperOffice übergeben" in Ihrem Outlook, Word oder Excel nur für die aktuelle PaperOffice 2019 Version verfügbar ist.

Falls die Office-Addins nicht installiert oder durch Windows entfernt wurden so können Sie diese wie folgt neu installieren:

1. Schliessen Sie Outlook, Word und Excel. Stellen Sie auch sicher, dass kein versteckter Office-Prozess mehr aktiv ist (Taskmanager)

2. Führen Sie folgende Datei aus: C:/PaperOffice/bin/com.paperoffice.addinsetup.application

3. Klicken Sie auf "Register"

4. Nach erfolgreicher Registrierung starten Sie Outlook und kontrollieren Sie ob der Übergabeknopf verfügbar ist.


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Bedienung

Lizenzmodell

Wissen

Problemlösungen

Update und Support Paket (USP)

Automatisierung

Workflows

Können Benutzerrechte ebenfalls individuell für verschiedene Datenbankbereiche festgelegt werden?

Artikel-ID: #RPOHD20240

Individuelle Benutzerrechte können innerhalb der Gruppen festgelegt werden, diese Gruppen können nur vom Administrator erstellt und geändert werden.

Melden Sie sich mit dem Benutzernamen des Administrators an.

1. Klicken nun auf das Symbol "Einstellungen" oder auf den Benutzernamen.

2. Wählen Sie "Benutzergruppen" aus.

3. Klicken auf "Gruppen bearbeiten" (Der Eintrag Admin ist bereits vordefiniert und kann nicht geändert werden).

4. Erstellen Sie einen neuen Eintrag und geben eine Bezeichnung für die Benutzergruppe ein. Nachdem die Gruppe erstellt wurde,klicken Sie auf "X", um das Verwaltungsmodul zu verlassen.

5. Ihre neue Gruppe wurde bereits angelegt und Sie können verschiedene Rechte, wie:

- Rechte Dokumenteigenschaften

- Rechte Dokumente und Originaldateien

- Rechte Einstellungen

anpassen. Speichern Sie Ihre Änderungen.

6. Um danach neu erstellte Benutzergruppen mit den vordefinierten Rechten Ihren vorhandenen Benutzern zuzuweisen, müssen Sie auf "Benutzer" gehen, einen Benutzer markieren und "Markierten Benutzer bearbeiten" und im Bereich Zugriffsrechte die Benutzergruppe entsprechend auswählen.


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Wie lege ich Benutzergruppen an?

Artikel-ID: #RPOHD20332

1. Klicken in Ihrer PaperOffice Oberfläche auf das Symbol "Einstellungen" oder auf den Benutzernamen.

2. Wählen Sie "Benutzergruppen" aus.

3. Klicken auf "Gruppen bearbeiten" (Der Eintrag Admin ist bereits vordefiniert und kann nicht geändert werden).

4. Erstellen Sie einen neuen Eintrag und geben eine Bezeichnung für die Benutzergruppe ein. Nachdem die Gruppe erstellt wurde,klicken Sie auf "X", um das Verwaltungsmodul zu verlassen.

5. Ihre neue Gruppe wurde bereits angelegt und Sie können verschiedene Rechte, wie:

- Rechte Dokumenteigenschaften

- Rechte Dokumente und Originaldateien

- Rechte Einstellungen

anpassen. Speichern Sie Ihre Änderungen.

6. Um danach neu erstellte Benutzergruppen mit den vordefinierten Rechten Ihren vorhandenen Benutzern zuzuweisen, müssen Sie auf "Benutzer" gehen, einen Benutzer markieren und "Markierten Benutzer bearbeiten" und im Bereich Zugriffsrechte die Benutzergruppe entsprechend auswählen.


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Wie füge ich neue Benutzer hinzu?

Artikel-ID: #RPOHD5152

Neue Benutzer (nur bei PaperOffice Team verfügbar) können hinzugefügt werden, indem neue PaperOffice Benutzerkonten erstellt werden und diese sich mit der bestehenden Datenbank verbinden.

1. Erstellen Sie ein neues PaperOffice Benutzerkonto, indem Sie auf den entsprechenden Knopf klicken und im nächsten Schritt die benötigten Daten zu Ihrem Benutzerkonto eingeben.

2. Nachdem das PaperOffice Benutzerkonto erstellt wurde, wählen Sie "Optionen" und "Weiter und Datenbankverbindung verwalten".

Wählen Sie danach den entsprechenden Pfad zu der bereits bestehenden Datenbank. PaperOffice erkennt automatisch, dass neue Benutzer sich an der Datenbank anmelden möchten, gleicht ab, ob Ihr Lizenzumfang dies ermöglicht und fügt Sie dem Netzwerk hinzu.

Benutzergruppen können später, nachdem alle Benutzer sich in der Datenbank angemeldet haben, vom Administrator bearbeitet werden. Hiermit ist der Vorgang abgeschlossen.


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Allgemeine Informationen zu der Benutzerverwaltung

Artikel-ID: #RPOHD5244

Mit der zentralen Benutzerverwaltung haben Sie die Übersicht über alle Benutzerdaten und deren Freigabestufen.
Die Benutzerverwaltung bietet in PaperOffice zahlreiche Funktionen zur Verwaltung komplexer Benutzerstrukturen innerhalb Ihres Netzwerkes mit verschiedenen Rechten sowie Zuordnung von Freigabestufen.
Sie können zudem individuelle Gruppen erstellen und bestimmen, wer und wo auf was Zugriff hat. Somit können Benutzer, die der Zugriffsstufe nicht entsprechen die Ordner bzw. Dokumente nicht einsehen.


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Wie können bereits angelegte Benutzer verwaltet werden?

Artikel-ID: #RPOHD5336

Die zentrale Benutzerverwaltung findet immer pro PaperOffice Datenbank statt. Alle Benutzer, die mit dieser Datenbank verbunden sind, werden in der Benutzerverwaltung aufgelistet:

Benutzerkonten können in der Benutzerverwaltung bearbeitet werden, indem individuelle Freigabestufen, Benutzergruppen, Abteilungen hinterlegt sowie Vorname und Nachname geändert werden. Alle Benutzer, die der zugewiesenen Freigabestufe nicht entsprechen bekommen den Ordner und/oder die Dokumente nicht angezeigt.

Passwort- und Emailänderung für jeden Benutzer erfolgt im Anmeldebildschirm, diese können in der Benutzerverwaltung aufgrund diverser Datenschutzanforderungen nicht geändert werden.


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Wie kann ein bestehendes Passwort für den Benutzer geändert werden?

Artikel-ID: #RPOHD5428

Bei jeder PaperOffice Benutzerkonten Erstellung muss der Benutzer sein individuelles Passwort eingeben. Dieses Passwort kann im Anmeldefenster im Nachhinein geändert werden.
Rufen Sie mit dem entsprechenden Benutzer, welcher sein Passwort ändern will, das Anmeldefenster auf und klicken auf "Passwort oder Emailadresse ändern".

Klicken Sie im nächsten Schritt im Bestätigungsfenster auf "OK". Geben Sie nun den Sicherheitscode ein, welcher an die Benutzer Emailadresse verschickt wurde, um somit die Benutzerverifizierung zu gewährleisten.

Geben Sie nun das neue Passwort ein und wiederholen es im nächsten Schritt. Optional können Sie ebenfalls im nächsten Schritt die Emailadresse ändern. Falls Sie diese nicht ändern möchten, so bestätigen Sie Ihre bestehende Emailadresse einfach mit Klick auf "OK".

Nachdem die Änderung als erfolgreich bestätigt wurde, beendet sich PaperOffice und startet automatisch neu.


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Wie kann ich das Benutzerfoto ändern?

Artikel-ID: #RPOHD5612

Das Profilbild des Benutzers kann kinderleicht geändert werden, rufen Sie dazu Benutzereinstellungen auf indem Sie auf das Benutzerlogo rechts oben oder Einstellungen Symbol klicken.

Wählen Sie danach den Bereich "Benutzer" aus. Markieren Sie danach den Benutzer in der Liste, für welchen Sie ein anderes Benutzer Profilbild hinterlegen möchten. Klicken danach auf "Markierten Benutzer bearbeiten".

Gehen Sie nun mit der Maus über das Profilbild und klicken darauf, um es zu bearbeiten. Wählen danach das passende Profilbild aus und speichern Ihre Änderungen.


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Unterstützte Plattformen, technische Voraussetzungen und Hardware-Kompabilität
Unterstützung Empfehlung und Freigaben
Betriebssysteme
Freigegeben unter: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016, Microsoft® Office® 365. Empfohlen: Windows® 10 x64 (64bit). Der Einsatz von abweichenden Komponenten ist möglich, kann jedoch zu technischen Einschränkungen führen. PaperOffice benötigt für einen einwandfreien Betrieb lokale Administratorenrechte. Überprüfen Sie betriebssystemunabhängig durch eine Testinstallation ob alle Funktionen Ihren Ansprüchen genügen, da aufgrund fehlender Update/Systemunterstützung keine offizielle Freigabe erfolgen kann.
Darstellung
Erforderlich: 1280 x 768, Empfohlen: 1920 x 1080 oder mehr. Mobile Geräte - Erforderlich: 960 x 640, Empfohlen: 1280 x 720 oder mehr.
Hardware
Erforderlich: 4GB Arbeitsspeicher, Prozessorleistung Intel i5 der neueren Generation (oder vergleichbar), Internetverbindung (Downstream min. 10Mbit, Upstream min 1Mbit). Internetverbindung wird nicht für den Produktivbetrieb benötigt, nur für Download des Setup Pakets, Erstellung des Benutzerkontos, Datenbankerstellung und das Hinzufügen des Geräts. Empfohlen: wie zuvor, jedoch 8GB Arbeitsspeicher, Intel i7 (oder vergleichbar), Installation und Datenbank auf SSD, Internetverbindung (Downstream min. 16 Mbit, Upstream synchron oder min. 5 Mbit)
Netzwerk (optional)
Erforderlich: Standard TCP/IP Netzwerk 100Mbit. Empfohlen: Standard TCP/IP Netzwerk 1Gbit. Für RSPS (Secure Personal Server) oder Server-Fernvernetzung Serveranbindung mit min. 50Mbit synchron, Clientanbindung mit min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
Datenbank
Erforderlich: mindestens 1GB MB freier Speicherplatz bei lokaler Datenbankspeicherung. Empfohlen: Datenspeicherung auf einem NAS Gerät (wie z.B. QNAP) mit mindestens 10GB MB freiem Speicherplatz.
Drucker / Scanner (optional)
Für Einsatzzwecke mit wenig Papiervolumen: handelsüblicher Flachbett- oder Einzugsscanner mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit mittlerem Papiervolumen: Leistungsfähiger Einzugsscanner mit ADF (automatischer Dokumenteneinzug) mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit hohem Papiervolumen: Groß-Kombigeräte wie z.B. Konica Minolta BizHub Serie mit WIA oder TWAIN Schnittstelle oder Scan2file Funktion.
Lizensierung
PaperOffice Programmlizenzen der Version One und One Plus sind für ein Benutzerkonto, eine Datenbank sowie Installation auf nur einem PC gültig.
Um PaperOffice im Netzwerk, NAS oder eigenem Server zu nutzen, benötigen Sie die Version PaperOffice Team.
Der Datenbankserver selbst benötigt hierbei keine eigene Lizenz.
PaperOffice kann auf dem lizenzierten PC beliebig oft neu installiert werden.
Wenn Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten möchten, benötigen Sie für jede Datenbank ein eigenes PaperOffice Benutzerkonto. Andernfalls können Sie die Datenbank alle 96 Stunden wechseln. Eine PaperOffice Team Lizenz erlaubt die Installation auf bis zu 3 PCs, jedoch nur 1 Benutzerkonto. Für die Installation auf mehr als 3 PC´s oder für das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Benutzer im Netzwerk, so benötigen Sie pro Benutzerkonto eine PaperOffice Team Lizenz.

Beispiele:
PaperOffice als Einzelplatzversion und lokaler Datenbankspeicherung = 1 Stück PaperOffice One oder One Plus
PaperOffice mit Installation auf bis zu 3 PCs und 1 Benutzerkonto sowie Datenbankspeicherung auf NAS (wie z.B. QNAP) = 1 Stück PaperOffice Team
PaperOffice im Netzwerk und Datenbankspeicherung auf NAS (wie z.B. QNAP) mit 5 Benutzerkonten = 5 Stück PaperOffice Team
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