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Letzte Aktualisierung am 19.09.2018

Allgemein

Werden meine Daten revisionssicher gespeichert?

Artikel-ID: #RPOHD15272

Ja, PaperOffice speichert standardmäßig alle Daten revisionssicher und ist GDPdU und GoBD konform.


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Welches PaperOffice ist das Richtige für mich?

Artikel-ID: #RPOHD12144

PaperOffice One ist für Einzelplätze und normale Dokumentseitenanzahl, PaperOffice Team ist optimal für Netzwerke und Mehrbenutzersysteme.

Dabei kann PaperOffice Team speziell auf bestimmte Branchen angepasst werden.

Allgemein gilt: Nichts geht über ein persönliches Gespräch. Wenden Sie sich dazu am Besten direkt an unseren Verkauf, fordern Sie einen Rückruf an oder lassen Sie sich an einen unserer Partner vermitteln.


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Werden meine Daten in einer Cloud gespeichert?

Artikel-ID: #RPOHD12236

Nein, Ihre Daten werden standardmäßig auf Ihrem lokalen PC gespeichert.


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Kann PaperOffice alle Daten auf meinem NAS Laufwerk speichern?

Artikel-ID: #RPOHD13984

Selbstverständlich können Sie alle Datenbanken direkt auf Ihrem NAS-Laufwerk speichern, insofern Ihr NAS über einen MySQL-Server (Version 5.6) verfügt und Sie PaperOffice Team benutzen.


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Wieviele Benutzer können gleichzeitig mit PaperOffice im Netzwerk arbeiten?

Artikel-ID: #RPOHD17020

Die maximale Anzahl ist technisch unbegrenzt und wird nur die in Ihrer Lizenz festgelegten maximalen Benutzer begrenzt.


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Funktioniert PaperOffice auch unter Windows 10? Und was ist mit 64bit-Systemen?

Artikel-ID: #RPOHD12420

Ja, PaperOffice ist für folgende Betriebssysteme entwickelt und freigegeben:

  • Windows 10 64bit
  • Windows 7 64bit


PaperOffice unterstützt KEINE x86-Systeme


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Datenbank, Ordner, Dokumente und Dokumentmappen - wie ist das Programm aufgebaut?

Artikel-ID: #RPOHD18584

Das ist sehr leicht erklärt. Alle virtuellen Ordner beinhalten die Dokumente und werden in einer mySQL Datenbank direkt bei Ihnen lokal gespeichert, welche wiederrum mit Ihrem derzeitigen Aktenschrank verglichen werden kann. Selbstverständlich können Sie auch jedem Ordner einen Unterordner hinzufügen. So wie Sie es von Ihrem Windows Explorer gewohnt sind.

Dokumente können sowohl in Ihren Ordnern einzeln gespeichert werden oder auch durch eine Dokumentmappe verbunden sein. So können Sie mehrere Dokumente, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, zu einer Dokumentmappe verbinden. Diese Dokumente werden weiterhin einzeln in PaperOffice gespeichert, Sie bilden nur einen Zusammenhang zwischen den Dokumenten.


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Kann ich auf alle meine Daten und Dokumente auch im lokalen Netzwerk zugreifen?

Artikel-ID: #RPOHD12788

Ja, PaperOffice Team ist optimal für Netzwerke und Mehrbenutzersysteme.


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Wieviele Dokumente kann ich in PaperOffice speichern?

Artikel-ID: #RPOHD15824

PaperOffice wird technisch durch sogenannte Runtime-Lizenzen skaliert. So passt sich die benötigte Datenbankstruktur immer den Anforderungen an damit Nutzer nicht mehr zahlen müssen wie nötig. Um Massenmissbrauch vorzubeugen werden sogenannten "Fair-Use-Limits" benutzt.


PaperOffice verfügt über ein extrem hohes "Fair-Use-Limit" von 50.000 (Team) und 25.000 (Single) Dokumentseiten. Das entspricht pro PaperOffice-Konto in etwa 1000 bzw. 500 volle DIN-A4 Ordner.


Fair-Use-Limits gelten immer pro PaperOffice-Konto. Legen Sie einfach ein weiteres PaperOffice-Konte an und verbinden Sie dieses mit dieser Datenbank. Das Limit wird dann um weitere 50.000 Dokumentseiten erhöht.


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Wo werden die Dokumente und Dateien gespeichert ?

Artikel-ID: #RPOHD184

Alle Dokumente und Dateien werden direkt bei Ihnen, auf Ihrem PC, in einer verschlüsselten Datenbank gespeichert. Sie jaben jederzeit Zugriff auf Ihre Daten.


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Gibt es eine Mac OSX Version von PaperOffice?

Artikel-ID: #RPOHD12880

Nein, um PaperOffice auf einem Mac zu nutzen müssen Sie z.B. Virtual Box nutzen.


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Wie funktioniert das mit der Texterkennung für meine Dokumente?

Artikel-ID: #RPOHD14076

Alle in PaperOffice hinzugefügten Dokumente und Dateien werden von der integrierten SmartSpell OCR-Texterkennung komplett texterkannt und durch umfangreiche interne Wörterbücher korrigiert.

Das funktioniert mit allen eingescannten oder abfotografierten Papier-Dokumenten wie auch mit den gängigsten Dateiformaten (PDF, DOC, XLS,...) oder auch Ausdrucke über den integrierten virtuellen Drucker.

Durch die Rohtext-Zerlegung und der PaperOffice Stichwortsuche können Sie in sekundenschnelle Ihre gesamten Daten nach jedem Suchbegriff durchsuchen.

SmartSpell unterstützt mehr als 160 Sprachen und wandelt zudem alle eingescannten Dokumente in durchsuchbare PDF/A Dateien für die Langzeitarchivierung um.


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Kann ich Dokumente und Dateien mit Kontakten und Adressen verknüpfen?

Artikel-ID: #RPOHD14904

Ja, die integrierte Kontaktverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer auf diesen Adressenpool und die jeweils verknüpften Dokumente zugreifen können.


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Wie werden Dateien versioniert?

Artikel-ID: #RPOHD276

Falls das Dokument, welches in PaperOffice gespeichert wurde, auf PaperOffice heraus geöffnet und verändert wird, so wird jedes Mal dieses Dokument verioniert.

Die Versionierung erfolgt ebenfalls, wenn Sie auf ein Dokument den PaperOffice QR Code anbringen, diese Datei archivieren und nächste Mal ändern und die veränderte Version einscannen - PaperOffice erkennt automatisch, dass dieses Dokument bereits abgespeichert wurde und versioniert es.


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Kosten

Gibt es spezielle Rabatte für Schüler, Studenten, Lehrer und Dozenten?

Artikel-ID: #RPOHD11592

Ja, bitte senden Sie folgende Daten zu unserem Verkauf

  • Entsprechender schriftlicher Nachweis über Berechtigung
  • gewünschte Edition und Lizenzanzahl
  • Einsatz für den Eigenbedarf, Schulungs- oder Forschungszwecke


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Gibt es spezielle Rabatte für Rentner oder Schwerbehinderte?

Artikel-ID: #RPOHD11500

Generell nicht, aber Sie können sich mit Ihrem jeweiligen schriftlichen Nachweis sowie wie/warum Sie PaperOffice einsetzen möchten direkt an unseren Verkauf wenden.


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Muss ich jeden Monat für die Nutzung bezahlen?

Artikel-ID: #RPOHD10764

Je nachdem für welchen Nutzungszeitraum Sie sich entschieden haben, können Sie ein Monat, ein Jahr oder 3 Jahre PaperOffice ununterbrochen nutzen und in vollen Zügen die kostenlosen Updatevorteile geniessen.


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Lizensierung

Kann meine Testlizenz verlängert werden?

Artikel-ID: #RPOHD11132

Ja, auf besondere Anfragen welche z.B. Teststellungen betreffen. Wenden Sie sich dazu an unseren Verkauf.


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Wenn ich PaperOffice auf einem PC nutzen möchte, welche Lizenz brauche ich?

Artikel-ID: #RPOHD22356

Sie möchten PaperOffice alleine nutzen und auf Ihrem PC installieren, dafür benötigen Sie die PaperOffice ONE Lizenz . Die Datenbank wird auf dem gleichen PC installiert.

Fazit: Sie benötigen 1 PaperOffice ONE Lizenz


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Ich möchte meinen PC wechseln. Kann ich meine Lizenzen mitnehmen?

Artikel-ID: #RPOHD13616

Selbstverständlich. Die Lizenz ist an das PaperOffice Konto gebunden. Egal, wo Sie PaperOffice 2018 installieren, melden Sie sich mit Ihren bestehenden PaperOffice Kontodaten an - Ihre Lizenz wird auf dem neuen PC automatisch aktiviert. 


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Auf wievielen PCs darf ich meine Lizenz installieren?

Artikel-ID: #RPOHD13708

In PaperOffice 2018 wird die Lizenz an das PaperOffice Konto gebunden. Sie können PaperOffice auf beliebig vielen PC´s installieren, können sich jedoch nur 1 Mal gleichzeitig angemeldet sein.  Falls Sie PaperOffice für das Netzwerk benötigen, müssen Sie PaperOffice Team, welches speziell für Netzwerke entwickelt wurde, auswählen.


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Was ist der Unterschied zwischen einer Einzelplatz und einer Netzwerklizenz?

Artikel-ID: #RPOHD460

Ganz einfach: Mehrere Benutzer, die gleichzeitig in PaperOffice arbeiten möchten, benötigen PaperOffice TEAM. Jeder Benutzer (PaperOffice Konto) - eine Lizenz.

Wenn Sie PaperOffice nicht im netzwerk einsetzen möchten, d.h. Sie alleine arbeiten mit PaperOffice, so benötigen Sie PaperOffice ONE.


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Datensicherheit

Entspricht PaperOffice den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GoBD und GDPdU)?

Artikel-ID: #RPOHD15548

Durch die in PaperOffice integrierte Versionskontrolle werden die Dokumente bei jeder Änderung automatisch versioniert. PaperOffice entspricht in jeder Edition (PaperOffice ONE und PaperOffice TEAM) der GoBD und GDPdU.


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Ab welcher Edition sind die rechtlichen Vorschriften zur Langzeitspeicherung digitaler Daten gewährleistet?

Artikel-ID: #RPOHD15456

Alle PaperOffice Editionen (PaperOffice ONE und PaperOffice TEAM) gewährleisten die Einhaltung dieser Vorschriften da alle PDF-Dokumente ausschliesslich für die Langzeitarchivierung erstellt werden.


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Support

Für wie lange nach dem Kauf erhalte ich Release-Updates zur Verfügung gestellt?

Artikel-ID: #RPOHD12328

Release-Updates werden durch die PaperOffice Nutzung kostenlos zur Verfügung gestellt. Je nach Dauer des Nutzungszeitraumes (1 Monat, 1 Jahr oder 3 Jahre) erhalten Sie die dementsprechende Dauer der kostenlosen Release Updates.



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Internationalisierung

In welchen Sprachen ist die Programm-Oberfläche verfügbar?

Artikel-ID: #RPOHD13156

PaperOffice ist in folgenden Sprachen verfügbar:

  • Deutsch
  • Englisch (US)
  • Russisch
  • Spanisch (ES)


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Kann PaperOffice Sonderzeichensätze wie kyrillisch, arabisch und asiatisch anzeigen?

Artikel-ID: #RPOHD13248

Ja, PaperOffice unterstützt vollständig die UTF-8 (Unicode) Kodierung.


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Wie läuft es mit der Texterkennung?

Artikel-ID: #RPOHD19964

Jedes Dokument in PaperOffice wird texterkannt. Dabei erkennt PaperOffice automatisch um welche Sprache es sich bei Ihrem Dokument handelt und greift so auf spezialisierte Wörterbücher zurück, um Ihr Dokument so präzise wie möglich zu erkennen. Sie können auch Ihr Dokument in 13 weitere Sprachen übersetzen lassen (wird nicht in Standardversion angeboten und muss dazugebucht werden).


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Hardware

Welche Scanner werden unterstützt?

Artikel-ID: #RPOHD14720

Generell werden alle auf dem Markt befindlichen Scanner unterstützt. 

Dabei kann von Scanner mit integrierter TWAIN Schnittstelle direkt über das ScanConnect zugegriffen werden.

Für Scanner ohne TWAIN Schnittstelle (z.B. Fujitsu, ScanSnap oder mobile Scanner) kann über den Punkt "Scandokumente aus einem Verzeichnis importieren Scan2Folder" eingelesen werden.


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Installation

Was muss ich beachten, wenn ich PaperOffice im Netzwerk nutzen möchte (PaperOffice Team)?

Artikel-ID: #RPOHD22264

Dabei gibt es 3 Szenarien:

1) Sie möchten die PaperOffice Datenbank im Netzwerk verwenden ohne einen separaten MySQL Datenbank Server zu installieren. Bei diesem Szenario müssen Sie beachten, dass PaperOffice auf dem PC, welcher als DB Server fungieren soll, LÄUFT und ein Benutzer ANGEMELDET ist.

Für jeden Benutzer benötigen Sie ein PaperOffice Konto und 1 Datenbank, welche alle Benutzer gemeinsam nutzen können.

Fazit: Sie benötigen 3 Lizenzen

2) Sie benutzen PaperOffice auf 2 verschiedenen PC´s, möchten aber eine gemeinsame DB benutzen, welche unabhängig von beiden PC´s verfügbar ist. Dazu benötigen Sie einen eigenständigen MySQL Server, welcher auf einem PC bzw. Server installiert wird, welcher ständig verfügbar ist.

Die Vernetzung erfolgt in diesem Fall über das lokale Netzwerk LAN

3) Sie möchten PaperOffice auf 2 verschiedenen PC´s im Netzwerk nutzen und eine externe, nicht von uns mitgelieferte mySQL Datenbank benutzen, welche ausserhalb Ihres Büros ist.

Fazit: Sie benötigen 2 Lizenzen und müssen beachten, dass die externe MySQL Datenbank allen PaperOffice Anforderungen entspricht.

Vernetzung erfolgt über ein WAN, über eine Internetverbindung. Zu beachten ist, dass die Internetverbindung schnell sein muss (ab 50 Mbit/s)


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Wie wird die PaperOffice Datenbank installiert?

Artikel-ID: #RPOHD552

Die Installation der PaperOffice 2018 Datenbank verläuft ganz leicht. Nachdem das PaperOffice Setup ausgeführt und ein Konto erstellt wurden, muss dieses einer Datenbank, ob bestehend oder neu, zugewiesen werden. Es erscheint diese Maske:

Wählen Sie "Wiederherstellung von PaperOffice Datensicherung", falls Sie die PaperOffice 2018 Datenbank bereits installiert hatten, eine Datensicherung durchgeführt haben und diese nun einlesen möchten.

Im Fall, wenn Sie die Datenbank auf einen externen MySQL Server einsetzen oder ein anderes Laufwerk als "C" benutzen möchten, so klicken Sie auf "PaperOffice Datenbank jetzt einrichten (Benutzerdefiniert)" und folgen Sie weiteren Schritten, die bereits im youtube Video https://youtu.be/TheNTqKhSTg beschrieben wurden.

Für Alle, die am liebsten sofort loslegen und die Datenbank auf Laufwerk "C" installieren möchten, empfehlen wir die Expresseinrichtung.





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Ich möchte von PaperOffice One auf PaperOffice Team upgraden. Muss PaperOffice neu installiert werden?

Artikel-ID: #RPOHD12052

Nein, PaperOffice passt die eigene Systemstruktur gemäß der Anzahl der eingesetzten Lizenzen an. Nach einem Programm-Neustart steht der Leistungsumfang von PaperOffice Team zur Verfügung.


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Wie funktioniert der externe Zugriff von einem mobilen Gerät wie Telefon oder Tablet?

Artikel-ID: #RPOHD22172

Um von extern zuzugreifen benötigen Sie eine weitere Installation auf dem „externen“ Gerät. Das geht momentan leider nur auf Windows 10 basierten Geräten wie Microsoft Surface. Eine Anbindung an die deutsche PaperOffice Cloud in Köln per App wird jedoch bis zum Herbst realisiert und dann wie immer in PaperOffice kostenlos integriert.


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Suchfunktion

Geht die Suche auch auf die manuell hinzugefügten Notizen bzw. kann man nach denen auch suchen?

Artikel-ID: #RPOHD22080

Ja, PaperOffice durchsucht in der Stichwortsuche auch alle Notizen, die einem Dokument hinzugefügt wurden, sowie auch alle allgemeinen Notizen, die keinem Dokument zugewiesen wurden.


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Unterstützte Plattformen, technische Voraussetzungen und Hardware-Kompabilität
Unterstützung Empfehlung und Freigaben
Betriebssysteme
Freigegeben unter: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016. Empfohlen: Windows® 10 x64 (64bit). Der Einsatz von abweichenden Komponenten ist möglich, kann jedoch zu technischen Einschränkungen führen. PaperOffice benötigt für einen einwandfreien Betrieb lokale Administratorenrechte. Überprüfen Sie betriebssystemunabhängig durch eine Testinstallation ob alle Funktionen Ihren Ansprüchen genügen, da aufgrund fehlender Update/Systemunterstützung keine offizielle Freigabe erfolgen kann.
Darstellung
Erforderlich: 1280 x 768, Empfohlen: 1920 x 1080 oder mehr. Mobile Geräte - Erforderlich: 960 x 640, Empfohlen: 1280 x 720 oder mehr.
Hardware
Erforderlich: 4GB Arbeitsspeicher, Prozessorleistung Intel i5 (oder vergleichbar), Internetverbindung (Downstream min. 10Mbit, Upstream min 1Mbit). Empfohlen: wie zuvor, jedoch 8GB Arbeitsspeicher, Intel i7 (oder vergleichbar), Installation und Datenbank auf SSD, Internetverbindung (Downstream min. 16 Mbit, Upstream synchron oder min. 5 Mbit)
Netzwerk (optional)
Erforderlich: Standard TCP/IP Netzwerk 100Mbit. Empfohlen: Standard TCP/IP Netzwerk 1Gbit. Für RSPS (Secure Personal Server) oder Server-Fernvernetzung Serveranbindung mit min. 50Mbit synchron, Clientanbindung mit min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
Datenbank
Erforderlich: mindestens 1GB MB freier Speicherplatz. Empfohlen: mindestens 10GB MB freier Speicherplatz.
Drucker / Scanner (optional)
Für Einsatzzwecke mit wenig Papiervolumen: handelsüblicher Flachbett- oder Einzugsscanner mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit mittlerem Papiervolumen: Leistungsfähiger Einzugsscanner mit ADF (automatischer Dokumenteneinzug) mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit hohem Papiervolumen: Groß-Kombigeräte wie z.B. Konica Minolta BizHub Serie mit WIA oder TWAIN Schnittstelle oder Scan2file Funktion.
Lizensierung
Sie können PaperOffice auf beliebig vielen Geräten installieren. Für die Nutzung als Einzelplatz benötigen Sie PaperOffice One, ab einer gleichzeitigen Nutzung mit mehr als einem Benutzer benötigen Sie PaperOffice Team. Ein PaperOffice-Konto kann immer nur einmal an der Datenbank angemeldet sein. Sie können eine Datenbank beliebig oft trennen und neu verbinden. Um mit mehreren Datenbanken zu arbeiten benötigen Sie für jede Datenbank ein separates PaperOffice-Konto oder eine Cooldown-Phase von 96 Stunden.
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