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Den PaperOffice HelpDesk richtig benutzen
Der PaperOffice HelpDesk ist die gesammelte Wissensdatenbank zu PaperOffice und stellt rund um die Uhr technische Hilfestellungen, Fragen und die dazugehörigen Antworten bereit. Die Grundidee dahinter ist, dass Fragen und die Lösungen für alle Nutzer zugänglich gemacht werden. Falls Sie etwas bestimmtes im HelpDesk vermissen, so freut sich das gesamte PaperOffice Team über Ihre Vorschläge.
Der PaperOffice HelpDesk ersetzt NICHT spezifisches IT-Wissen, wie z.B. die Funktionsweise von SQL-Datenbanken. Für komplexe Aufgaben oder technische Fragen sollten Sie sich im Zweifelsfall an den PaperOffice Support oder Ihren IT-Partner wenden. Alle Angaben im HelpDesk erfolgen ohne Gewähr und ersetzen keine IT-technische Beratung und Ausführung.
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Letzte Aktualisierung am 08.12.2019

Anpassen

Wo kann die Programmsprache umgestellt werden?

Artikel-ID: #RPOHD27508

In Ihrem Anmeldefenster werden die von PaperOffice unterstützten Sprachen angezeigt: Deutsch, Englisch, Spanisch und Russisch.
Um die Sprache umzustellen, klicken Sie einfach die geünschte Sprache an: PaperOffice startet sich neu und ändert die Sprache.


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Dokumente und Dokumentliste

Was ist eine Dokumentliste und wo finde ich diese in PaperOffice?

Artikel-ID: #RPOHD3680

In der Dokumentliste werden alle Dokumente aufgelistet, die der eine oder andere Ordner beinhaltet. Sie ist das zentrale Anzeigeelement in PaperOffice für die Auflistung von Dokumenten.


Die Dokumentliste wurde in PaperOffice so konzipiert, dass Sie so viel wie möglich Information über das Dokument auf einen Blick erhalten.
So werden hinzugefügte Notizen, Aufgaben oder Kontakte bereits in der Dokumentliste farblich gekennzeichnet was zur Prozessoptimierung führt und die Transparenz garantiert.

Schnellaktionen für das markierte Dokument über das Kontext-Menu maximieren die Bearbeitungsgeschwindigkeit auf ein absolutes Höchstmaß.


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Wie bedeuten die Symbole und Farben in der Dokumentliste?

Artikel-ID: #RPOHD21068

1. Dokumentenvorschau. Hier wird die Miniaturansicht der 1 Dokumentseite dargestellt. Im unteren linken Viereck wird der Dateityp angegeben (PDF, DOC, TXT usw), rechts unten steht die Anzahl der Dokumentseiten. Oberhalb der Dokumentvorschau wird das Datum angegeben, wann das Dokument hinzugefügt wurde.


2. Dokumentname. Hier wird der Dokumentname angezeigt. Sie können den Namen in Dokumenteigenschaften ändern (Doppelklick auf den Eintrag - zweiter Reiter oder indem Sie auf das zweite Symbol klicken, welches ebenfalls in Punkt 6 beschrieben wird).

3. Dokumenttyp. Der von Ihnen hinterlegte Dokumenttyp wird hier angezeigt. Den Dokumenttyp können Sie angeben, indem Sie auf den orangenen Knopf klicken und "Dokumenttyp" auswählen oder durch Doppelklick auf den Eintrag und dritten Reiter auswählen.

4. Falls das Dokument über Notizen, Aufgaben oder Kontakte verfügt oder versioniert wurde, werden die Symbole hier farblich gekennzeichnet und die Anzahl der hinterlegten Merkmale angegeben.

5. Dokumentstatus. Sie können in Eigenschaften des Dokumentes den Dokumentstatus farblich hinterlegen. Dieser wird hier angezeigt. Wenn Sie mit der linken Maustaste kurz über die farbliche Markierung gehen, fährt die Markierung nach rechts auf und gibt den von Ihnen hinterlegten Status an. Grauer Balken bedeutet, dass kein Status hinterlegt wurde.

6. Kontext Menu und Eigenschaften des Dokumentes. Um das Kontext Menu zu öffnen und weiterführende Funktionen zum Dokument durchzuführen (wie Mit Kontakt verbinden, exportieren oder löschen) , klicken Sie auf das erste Symbol. Sie können auch auf den Eintragt mit der rechten Maustaste klicken, um so das Kontext Menu aufzurufen.
Um Dokumenteigenschaften zu öffnen klicken Sie auf das zweite Symbol. In Dokumenteigenschaften können u.a. Dokumentname, Status, Schlüsselwörter, benutzerdefinierte Felder usw hinterlegt werden. Sie können Dokumenteigenschaften mit Doppelklick auf den Eintrag ebenfalls aufrufen.


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Kann ich Dokumente mit Kontakten und Adressen verbinden?

Artikel-ID: #RPOHD14904

Ja. Dokumente können ganz leicht mit bestehenden Kontakten verbunden werden.
Die integrierte Kontaktverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so, dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer auf diesen Adressenpool und die jeweils verknüpften Dokumente zugreifen können.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Dokument, welches in PaperOffice bereits aufgenommen wurde und wählen "Mit einem Kontakt verbinden" aus.

Wählen Sie aus der Liste einen bestehenden Kontakt aus oder klicken auf "Neuen Kontakt erstellen" un erstellen einen neuen Kontakt.
Klicken Sie nun auf den grünen Knopf "Markierten Kontakt mit aktuellem Dokument verbinden" - nun ist das Dokument mit dem soeben markierten Kontakt verbunden. Sie können mehrere Kontakte mit demselben Dokument verbinden, indem Sie die obige Schritte wiederholen.
Um den Kontakt zu trennen, wählen Sie das Dokument in der Dokumentliste und rufen das Kontext Menu auf, wählen den Eintrag "Von einem Kontakt trennen". Klicken Sie nun auf den orangenen Knopf "Verbindung mit aktuellem Dokument trennen" - die Verbindung wurde getrennt.


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Wie füge ich Dokumente vom Dateisystem hinzu?

Artikel-ID: #RPOHD22448

Wählen Sie vorerst den Ordner (links) aus, in welchen Sie das Dokument hinzufügen möchten. Nun können Sie das gewünschte Dokument oder mehrere Dokumente via Drag&Drop in die Dokumentliste reinziehen.

Tipp: Falls Sie die Dokumente nicht über PIA (PaperOffice Intelligente Ablage) verarbeiten möchten sondern nur in einem Ordner ablegen, so markieren Sie vorher den Ordner, wählen den Modus "Alle Dokumente im Hintergrund ablegen" und ziehen das Dokument oder die Dokumente in die PaperOffice Oberfläche rein. Diese werden im Hintergrund verarbeitet und automatisch dem zuvor ausgewählten Ordner hinzugefügt.


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Datenbank, Ordner, Dokumente und Dokumentmappen - wie ist das Programm aufgebaut?

Artikel-ID: #RPOHD18584

Das ist sehr leicht erklärt:
Alle virtuellen Ordner (links) beinhalten Dokumente, diese werden in der Dokumentenliste (in der Mitte) angezeigt. Die Dokumente werden hochverschlüsselt in einer mySQL Datenbank (falls Ihre Dokumente unter "Meine PaperOffice Dokumente" gespeichert werden) direkt bei Ihnen lokal gespeichert, welche wiederrum mit Ihrem derzeitigen Aktenschrank verglichen werden kann. Oder unverschlüsselt direkt auf Ihrem Laufwerk (falls Sie Ihre Dokumente unter "Meine Windows Dokumente) speichern.
Selbstverständlich können Sie auch jedem Ordner einen Unterordner hinzufügen. So wie Sie es von Ihrem Windows Explorer gewohnt sind.

Dokumente können sowohl in Ihren Ordnern einzeln gespeichert oder auch durch eine Dokumentmappe verbunden werden. So können Sie mehrere Dokumente, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, zu einer Dokumentmappe verbinden. Diese Dokumente werden weiterhin einzeln in PaperOffice gespeichert, Sie bilden nur einen Zusammenhang zwischen den Dokumenten.


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Wieviele Dokumente kann ich in PaperOffice speichern?

Artikel-ID: #RPOHD15824

PaperOffice wird technisch durch sogenannte Runtime-Lizenzen skaliert. So passt sich die benötigte Datenbankstruktur immer den Anforderungen an damit Nutzer nicht mehr zahlen müssen wie nötig. Um Massenmissbrauch vorzubeugen werden sogenannten "Fair-Use-Limits" benutzt.


PaperOffice verfügt über ein extrem hohes "Fair-Use-Limit" von 250.000 Dokumente für jeden einzelnen Nutzer innerhalb des PaperOffice Team Netzwerkes (z.B. 5fach PaperOffice Team - 5 x 250.000 Dokumente= 1.250.000 Dokumente), 50.000 Dokumente bei PaperOffice One und 100.000 Dokumente bei PaperOffice One Plus.


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Was ist eine Dokumentvorschau und wo finde ich Sie?

Artikel-ID: #RPOHD3404

Jedes hinzugefügte Dokument in PaperOffice wird so verarbeitet, dass eine Vorschauansicht jeder Dokumentseite erstellt und diese angezeigt wird.
Klicken Sie auf ein beliebiges Dokument in der Dokumentliste - rechts wird die grosse Dokumentvorschau angezeigt. Rechts daneben die Miniaturansichten aller weiteren Seiten, falls es sich um ein mehrseitiges Dokument handelt. Klick auf eine der Miniaturansicht und die angeklickte Seite wird ebenfalls als grosse Vorschauansicht dargestellt.


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Wird eine Dokumentvorschau aller Dokumentseiten durchgeführt?

Artikel-ID: #RPOHD3496

Es werden Vorschauen aller Seiten, die Ihr Dokument beinhaltet durchgeführt. Wenn Sie auf die Miniaturansicht (rechts neben der grossen Seitenansicht) der Seiten klicken, werden diese als grosses Vorschaubild dargestellt.


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Welche Symbole werden neben der Dokumentvorschau dargestellt und welche weiterführenden Optionen kann ich ausführen?

Artikel-ID: #RPOHD3588

Verschiedene Dokumentoptionen werden neben der Dokumenten Vorschau angezeigt, bei Klick auf eine der Optionen werden weiterführende Funktionen ausgeführt oder hinterlegte Informationen zu diesem Dokument angegeben.

  • "Seite drehen" - Dreht die Vorschauseite um 180 Grad.
  • "Als PDF Datei mit Outlook versenden" - öffnet Outlook und hängt das aktuell ausgewählte Dokument als Anhang an die Email.
  • "Dokument drucken" - öffnet die aktuelle Originaldatei und zeigt den Druckdialog an.
  • "Datei im PDF Format öffnen" - öffnet die Datei im PDF Format mit dem PaperOffice PDF Viewer.
  • "Texterkennung" - links-Klick öffnet die erkannte Texterkennung der markierten Dokumentseite.
  • "Mit diesem Dokument verbundene Kontakte" - falls mit diesem Dokument Kontakte verbunden wurden, so wird die Anzahl der verbundenen Kontakte hier angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol und die Kontaktverwaltung geht auf, der entsprechende Kontakt wird markiert. Wenn noch kein Kontakt verbunden wurde, können Sie trotzdem auf das Symbol klicken und dementsprechend dieses Dokument mit einem Kontakt verbinden."
  • "Für dieses Dokument hinterlegte Notizen" - falls Notizen für dieses Dokument hinterlegt wurden, so wird ebenfalls wie bei den Kontakten eine Zahl (Anzahl) angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol und die für das Dokument hinterlegte Notiz wird angezeigt. Falls keine Notiz vorhanden ist, so können Sie ebenfalls wie bei Kontakten auf das Symbol klicken und danach eine neue Notiz für das Dokument hinterlegen.
  • "Für dieses Dokument hinterlegte Termin-Aufgaben" - falls Aufgaben für dieses Dokument hinterlegt wurden, so wird ebenfalls wie bei den Kontakten eine Zahl (Anzahl) angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol und die für das Dokument hinterlegte Aufgabe wird angezeigt. Falls keine Aufgabe vorhanden ist, so können Sie ebenfalls wie bei Kontakten auf das Symbol klicken und danach eine neue Aufgabe für das Dokument hinterlegen.
  • "Versionsverlauf" - wenn dieses Dokument über mehrere Versionen verfügt, wird hier die Anzahl der Versionen angegeben. Sie können auf das Symbol klicken und sich den Versionsverlauf in der Versionskontrolle anzeigen lassen. Sie verlassen den Modus, indem Sie auf das "Schliessen" Symbol klicken.


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Wie kann ich die Dokumentliste sortieren?

Artikel-ID: #RPOHD20516

Alle in der Dokumentliste dargestellten Dokumente lassen sich umfangreich sortieren, um so die Dokumente nach bestimmten Kriterien anzeigen zu lassen.

Sortieren nach "Erstellt am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum, an welchem das Dokument nach PaperOffice hinzugefügt wurde.

Sortieren nach "Datum auf Dokument": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum auf dem Dokument, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.

Sortieren nach "Posteingang am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum des Posteingangs, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.

Sortieren nach "Fälligkeit am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Fälligkeitsdatum, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.

Sortieren nach "Wiedervorlage am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum der Wiedervorlage, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.

Sortieren nach "Dokumentname": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Dokumentnamen, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich ändern können.

Sortieren nach "Status": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Dokumentstatus, welchen Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.

Sortieren nach "Schlüsselwörter": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach Schlüsselwörtern, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.

Sortieren nach "Dokumenttyp": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach den Dokumenttypen, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.

Sortieren nach "Originalablageort": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach Originalablageorten, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.

Sortieren nach "Erstellt von": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach Benutzernamen, welche das Dokument nach PaperOffice hinzugefügt haben.


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Wie kann ich die Reihenfolge von Dokumenten in der Dokumentliste bestimmen?

Artikel-ID: #RPOHD20608

Die Reihenfolge der Dokumente kann durch Klick auf "Neue oben" oder "Alte oben" dementsprechend geändert werden.


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Wie kann ich alle Dokumente in der Dokumentliste markieren?

Artikel-ID: #RPOHD20700

Um alle Dokumente innerhalb Ihrer Dokumentliste zu markieren, wählen Sie "Alle markieren", diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie z.B. viele Dokumente in einen anderen Ordner verschieben möchten. Um die Markierung rückgangig zu machen, wählen Sie "Keine markieren".

Falls Sie nur ein Paar Dokumente markieren möchten, um diese z.B. in eine Dokumentmappe zu verbinden, so setzen Sie jeweils ein Häkchen neben den Dokumentnamen links.


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Kann ich Dokumente aus der Dokumentliste einfach in einen anderen Ordner verschieben?

Artikel-ID: #RPOHD20792

Dokumente können kinderleicht zwischen den Ordnern verschoben werden. Ziehen Sie ganz einfach ein beliebiges Dokument mit der linken Maustaste in den entsprechenden Ordner rein, der jeweilige Zielordnername wird dabei fett gekennzeichnet. Lassen Sie danach das Dokument einfach los, um dieses in den gewünschten Ordner zu verschieben. Bitte beachten Sie, dass Dokumente in schnelle Ansichten nicht verschoben werden können - es erscheint ein durchgestrichenes rotes Symbol. Um ein Dokument z.B. in "Favoriten" oder "Merkliste" hinzuzufügen nutzen Sie das Kontext Menu des jeweiligen Dokumentes.


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Wie kann ich mein Dokument bearbeiten, weiterleiten oder öffnen? Was ist ein Kontext Menu?

Artikel-ID: #RPOHD20884

Alle Dokumentaktionen sind mit simplem rechten Mausklick durch das Kontext Menu erreichbar. Das Kontext Menu des jeweiligen Dokumentes lässt sich auch aufrufen, indem Sie den entsprechenden Knopf in der Dokumentliste anklicken.

Mit PaperOffice PDF-Viewer öffnen: Öffnet das markierte Dokument mit dem in PaperOffice integriertem PDF-Viewer. PDF-Viewer ist das integrierte Anzeigeprogramm für PDF Dokumente.

Datei im Originalformat öffnen mit ...: Öffnet das aktuell ausgewählte Dokument im Originalformat und mit dem Programm, welches Sie im nächsten Schritt bestimmen.

Datei im Originalformat bearbeiten mit ... : Bearbeitet das aktuell ausgewählte Dokument im Originalformat und mit dem Programm, welches Sie im nächsten Schritt bestimmen. Dabei erkennt PaperOffice ganz automatisiert, ob sich am Dokument etwas geändert hat und versioniert dieses nachdem es wieder eingecheckt wurde.

Bearbeiten mit PaperOffice WorkBench: WorkBench ermöglicht das direkte Bearbeiten von Dokumenten, welche bereits in PaperOffice gespeichert wurden oder im elektronischen Format vorhanden sind. So können Sie z.B. die Reihenfolge von Dokumentseiten ändern, mehrere Dokumente miteinander verbinden, aus den Einzelseiten bestehender Dokumente neue Dokumente erstellen, mit Hilfe von verschiedenen Bearbeitungswerkzeugen wie z.B. Paint Seiteninhalte radieren oder schwärzen.
Das bearbeitete Dokument lässt sich anschliessend in sekundenschnelle als neues Dokument speichern, drucken, mailen oder als PDF exportieren. Hierbei wird das Ursprungsdokument bearbeitet und nach dem Speichern dieses versioniert.

Kopie im PaperOffice WorkBench erstellen: Erstellt eine Kopie dieses Dokumentes in WorkBench. Der Unterschied zu der vorher beschriebenen Funktion liegt darin, dass das Ursprungsdokument nicht bearbeitet wird. Ist empfehlenswert, wenn Sie ein neues Dokument auf Basis eines bestehendes Dokumentes erstellen möchten.

Texterkennung kopieren: Kopiert den erkannten Text in die Windows Zwischenablage.

Zu Favoriten hinzufügen: Fügt das aktuell ausgewählte Dokument in Ihre Favoritenliste hinzu. Die Favoriten des Benutzers werden in der Ordner-Ansicht links oben angezeigt. Dabei wird eine "Kopie" des ausgewählten Dokumentes in den Favoriten Ordner gelegt, das Original des hinzugefügten Dokumentes bleibt im bestehenden PaperOffice Ordner.

Zu Merkliste hinzufügen: Fügt das aktuell ausgewählte Dokument in Ihre Merkliste hinzu. Die Merkliste des Benutzers wird in der Ordner-Ansicht links oben angezeigt. Dabei wird eine "Kopie" des ausgewählten Dokumentes in den Merkliste-Ordner gelegt, das Original des hinzugefügten Dokumentes bleibt im bestehenden PaperOffice Ordner.

Mit einem Kontakt verbinden: Öffnet im nächsten Schritt die Kontaktverwaltung, in welcher Sie den Kontakt auswählen und somit das Dokument mit diesem Kontakt verbinden können.

Von einem Kontakt trennen: Falls Ihr Dokument bereits mit einem Kontakt verbunden wurde, so können Sie im nächsten Schritt das Dokument von diesem Kontakt trennen.

Ordnerpfad öffnen: Selektiert im nächsten Schritt den Ordner (links) und lädt in die Dokumentliste alle Dokumente, die der Ordner beinhaltet. Diese Option ist nur dann sichtbar, wenn Sie sich in Ihren schnellen Ansichten, wie "Zuletzt hinzugefügte" oder "Alle verfügbaren Dokumente" befinden.

Versenden mit PaperOffice ShareHub: ShareHub ist die intelligente Zentrale zum sicheren Versenden Ihrer Dokumente. So können Sie im nächsten Schritt nach Auswahl der Empfängerdaten zusätzlich ein Deckblatt oder Anschreiben hinzufügen und die Bestätigung über Empfang anfordern.

Datei exportieren: Die aktuelle Version des Dokumentes kann im nächsten Schritt exportiert werden und im beliebigen Speicherort gespeichert werden.

Eigenschaften: Öffnet die Eigenschaften des aktuell ausgewählten Dokumentes, wo Sie zusätzlich ein Wiedervorlagedatum, Schlüsselwörter, benutzerdefinierte Felder und andere Merkmale zum Dokument hinzufügen können.

Endgültig löschen: Löscht das aktuell ausgewählte Dokument endgültig aus Ihrer Datenbank. Bitte beachten Sie, dass das Dokument sowie alle damit verbundenen Daten unwiderruflich gelöscht werden und der Vorgang nicht rückgangig gemacht werden kann.


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Was bedeutet die untere Leiste in der Dokumentliste?

Artikel-ID: #RPOHD25668

Die untere Leiste der Dokumentliste beinhaltet zwei Informationen:
Auf der linken Seite wird die Anzahl der Dokumente angegeben, die der ausgewählte Ordner beinhaltet.
Auf der rechten Seite "Davon angezeigt" wird die Anzahl der bereits geladenen Dokumente (Dokumentvorschauen) angegeben, beim scrollen nach unten werden weitere Dokumente nachgeladen, die der ausgewählte Ordner beinhaltet, und somit die Zahl aktualisiert.


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Kann ich auf der Dokumentvorschau Notizen und Bemerkungen hinterlegen, sind die auch auf dem Originaldokument sichtbar?

Artikel-ID: #RPOHD20976

Sie können Notizen, Aufgaben zu den Notizen auf jeder beliebigen Seite der Dokumentvorschau hinterlassen. Ausserdem können multiple Notizen zu jeder Dokumentseite hinzugefügt werden.
Zudem können Kommentare in Form von gelben Post-Its für das ganze Dokument hinterlegt werden.
Das Originaldokument wird dabei NICHT verändert.


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Dokumenteigenschaften

Einstellungen unter "Dokumenteigenschaften" - Basiseigenschaften

Artikel-ID: #RPOHD26404

In Basis Eigenschaften der Dokumente können frei wählbare Dokumentnamen eingetragen und weiterführende Datumsangaben, wie "Datum auf dem Dokument", "Posteingang oder Wiedervorlagedatum" festgelegt werden. So können Sie später Ihre Suche auf bestimmte Dokumenteigenschaften, wie Datumsangaben, filtern.

Zudem können zusätzliche Dokumentbemerkungen eingegeben, welche optional als virtuelle Post-Its angezeigt werden können.

Dokumentinformationen: Beliebiger Dokumentname kann hier festgelegt werden, im Feld "Datum auf dem Dokument" kann von Ihnen das Datum eingetragen werden, welches auf dem Dokument (wie z.B. einer Rechnung oder einem Angebot) vorhanden ist. Falls das Dokument per Post eingetroffen ist, so kann zudem "Posteingang am" mit einem Datum vermerkt werden. Hinterlegen Sie die Datumsangaben, wie "Fälligkeit am" und "Wiedervorlage am" und Sie vergessen nie wieder wichtige Fristen - diese werden Ihnen in Ihrem täglichen Briefing, nach Programmstart, angegeben.

Eigene Bemerkungen": Zusätzliche Stichpunkte oder Bemerkungen zu Dokumenten können problemlos im Bereich "Bemerkungen" gemacht werden. Oder beschreiben Sie einfach mit eigenen Worten den Dokumentinhalt. Viele Tools für Gross- und Kleinschreibung, Unterstreichen oder Aufzählung stehen Ihnen dafür zur Verfügung. Alles, was in Bemerkungen eingetragen wird, wird in der allgemeinen Suche durchsucht. Setzen Sie das Häkchen zu Ihrer Bemerkung unten und die Bemerkung wird in Form eines virtuellen Post-Its angezeigt.


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Einstellungen unter "Dokumenteigenschaften" - Verschlagwortung

Artikel-ID: #RPOHD2576

Zusätzlich zu den Basiseinstellungen können Sie das Dokument verschlagworten, indem Sie auf den Reiter "Verschlagwortung" klicken. Sie können Dokumente mit einer Priorisierung versehen, um so zu kennzeichnen, dass das Dokument eine Wichtigkeitsstufe von "niedrig" bis "hoch" besitzt. Zudem kann der Dokumentstatus festgelegt werden, diesem kann eine Farbe zugewiesen werden, welche in der Dokumentliste erscheint. Schlüsselwörter, Dokumenttypen und Originalablageorte können ebenfalls hinterlegt werden.

Priorisierung: Fahren Sie mit der Maus über die einzelnen Sternchen, um so die Stufe der Wichtigkeit festzulegen.

Dokumentstatus: Legen Sie optional einen Status fest, den das Dokument hat. Der Status wird in der Dokumentliste farblich gekennzeichnet. So können Sie auf einen Blick erkennen, ob sich die Lieferung bereits "im Versand" befindet oder die Rechnung "bezahlt ist". Unter "Dokumentstatus bearbeiten" können von Ihnen Statuseinträge definiert werden, um diese später ganz leicht in der Auswahlliste auszuwählen.

Schlüsselwörter: Legen Sie optional ein oder mehrere Schlüsselwörter fest, unter welchen das Dokument gefunden werden kann. Unter "Schlüsselwörter bearbeiten" können von Ihnen Schlüsselwörter definiert werden, um diese später ganz leicht in der Auswahlliste auszuwählen.

Dokumenttyp: Legen Sie optional einen oder mehrere Typen fest, um was es sich bei dem Dokument handelt. Der Dokumenttyp wird ebenfalls, wie der Status, in der Dokumentliste gekennzeichnet. So sehen Sie auf einen Blick, um was es sich bei dem Dokument handelt: Rechnung; Angebot oder z.B. Lieferschein. Unter "Dokumenttypen bearbeiten" können von Ihnen Dokumenttypen definiert werden, um diese später ganz leicht in der Auswahlliste auszuwählen.

Originalablageort: Legen Sie fest, wo Sie das Originaldokument abgelegt haben, um dieses schneller aufzufinden.


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Einstellungen unter "Dokumenteigenschaften" - Benutzerdefinierte Felder

Artikel-ID: #RPOHD9016

Die benutzerdefinierte Felder eröffnen maximale Anpassungsmöglichkeiten für Ihre Dokumente. So können ganz verschiedene benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden, welche standardmäßig für die Verschlagwortung nicht vorhanden sind.

Sie können bestimmen, bei welchem Dokumenttyp diese angezeigt werden und einsehen, wieviele Dokumente das eine oder das andere benutzerdefinierte Feld nutzen.

Mit dem Formular Designer sind neue Formulare schnell neu erstellt und werden direkt in das Dokument auf Wunsch eingebunden. So können nicht nur Kalender, Checkboxen, Textfelder, Auswahllisten sondern auch viele anderen Felder hinzugefügt werden.


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Einstellungen unter "Dokumenteigenschaften" - Sicherheit

Artikel-ID: #RPOHD2668

Zusätzlich zu anderen Eigenschaften, kann unter dem Reiter "Sicherheit" explizit festgelegt werden, über welche Freigabestufe das eine oder andere Dokument verfügen soll. Benutzer unterhalb dieser Freigabestufe bekommen das Dokument nicht angezeigt.

Benutzer im Netzwerk, die unter der festgelegten Sicherheitsstufe liegen, werden das Dokument nicht bearbeiten, verteilen und exportieren oder löschen können. So können Sie verschiedene höhere Freigabestufen explizit für Bearbeiten, Freigen oder Löschen setzen, jedoch mindestens diejenige, die Sie unter der allgemeinen "Freigabestufe" gesetzt haben.


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Dokumentstatus

Was ist ein Dokumentstatus und wofür brauche ich den?

Artikel-ID: #RPOHD26496

Statuseinträge dienen dazu Ihre Dokumente in der Dokumentliste noch informativer zu gestalten und diverse Dokumenteigenschaften farblich erkenntlich zu machen.
So können Sie zum Beispiel für Ihre eingehenden Rechnungen den Status "nicht bezahlt" und Farbe rot zuweisen und für "bezahlt" die Farbe grün. Dementsprechend wird neben dem Dokumenteintrag "Rechnung XYZ" in der Hauptansicht die Leiste von standardmäßig grau in rot oder grün, je nachdem welcher Status dem Dokument zugewiesen wurde und Sie erhalten auf den ersten Blick die Übersicht über Ihre all nicht bezahlten oder bereits bezahlten Rechnungen.


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Wie kann ich den Dokumentstatus für ein Dokument festlegen?

Artikel-ID: #RPOHD26588

Wählen Sie das Dokument aus, für welches Sie den Dokumentstatus festlegen möchten und klicken entweder Doppelt auf den Eintrag oder auf das Symbol "Dokumenteigenschaften".

Wählen Sie nun den 3 Reiter "Verschlagwortung" und den Bereich "Dokumentstatus".
Nun können Sie aus den bereits bei der Installation mitgelieferten Statuseinträgen wählen oder eigene erstellen, indem Sie auf "Dokumentstatus bearbeiten" klicken.
Nachdem Sie einen Statuseintrag ausgewählt haben, speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf den unteren Knopf "Änderung speichern" klicken.
Sie sehen, dass der Statuseintrag in der Dokumentliste entsprechend Ihren Vorgaben ändert.


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Wie kann ich neue Dokumentstatus Einträge erstellen oder bestehende bearbeiten?

Artikel-ID: #RPOHD26680

Ganz einfach: Wählen Sie ein beliebiges Dokument aus und klicken entweder Doppelt auf den Eintrag oder auf das Symbol "Dokumenteigenschaften".

Wählen Sie nun den 3 Reiter "Verschlagwortung" und den Bereich "Dokumentstatus".

Klicken Sie nun auf "Dokumentstatus bearbeiten".
Wählen Sie nun den Eintrag aus der Liste, den Sie bearbeiten möchten und klicken auf diesen. Bearbeiten Sie den Eintrag und klicken danach auf "Aktuellen Eintrag speichern".
Falls Sie neuen Eintrag erstellen möchten, klicken Sie auf "Neuen Eintrag erstellen", wählen Hintergrundsfarbe und Schriftfarbe, hinterlegen die Bezeichnung und ggfl. eine Bemerkung und speichern den Eintrag, indem Sie auf "Aktuellen Eintrag speichern" klicken.


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Wie werden die Statuseinträge in der Oberfläche angezeigt?

Artikel-ID: #RPOHD26772

Dokumente in der Dokumentliste verfügen links über eine standardmäßige graue Leiste - was bedeutet, dass diesem Dokument kein Dokumentstatus hinterlegt wurde.
Für diejenigen Dokumente, die einen Statuseintrag erhalten haben, wird die Leiste dementsprechend farblich gekennzeichnet.

Fahren Sie mit Ihrer Maus über diese Leiste und die Bezeichnung des Dokumentstatus Eintrages wird Ihnen vollständig angezeigt.
Natürlich können Sie den Eintrag jederzeit ändern.


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Texterkennung

Ich habe Dokumente in unterschiedlicher Sprache, wie läuft es mit der Texterkennung?

Artikel-ID: #RPOHD19964

Jedes Dokument in PaperOffice wird texterkannt. Dabei erkennt PaperOffice automatisch um welche Sprache es sich bei Ihrem Dokument handelt und greift so auf spezialisierte Wörterbücher zurück, um Ihr Dokument so präzise wie möglich zu erkennen. Sie können auch Ihr Dokument in 13 weitere Sprachen übersetzen lassen (wird nicht in Standardversion angeboten und muss dazugebucht werden).


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Wie funktioniert die Texterkennung für meine Dokumente?

Artikel-ID: #RPOHD14076

Alle in PaperOffice hinzugefügten Dokumente und Dateien werden von der integrierten SmartSpell OCR-Texterkennung komplett texterkannt und durch umfangreiche interne Wörterbücher korrigiert.

Das funktioniert mit allen eingescannten oder abfotografierten Papier-Dokumenten wie auch mit den gängigsten Dateiformaten (PDF, DOC, XLS,...) oder auch Ausdrucke über den integrierten virtuellen Drucker.

Durch die Rohtext-Zerlegung und der PaperOffice Stichwortsuche können Sie in sekundenschnelle Ihre gesamten Daten nach jedem Suchbegriff durchsuchen.

SmartSpell unterstützt mehr als 160 Sprachen und wandelt zudem alle eingescannten Dokumente in durchsuchbare PDF/A Dateien für die Langzeitarchivierung um.


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Wie aktualisiere ich die Texterkennung (OCR) der Dokumente manuell?

Artikel-ID: #RPOHD4232

Um die Texterkennung manuell zu aktualisieren oder bei Fehlen diese neu zu erstellen, wählen Sie das entsprechende Dokument aus und klicken mit der rechten Maustaste auf den Dokument-Eintrag, das Kontext Menu öffnet sich.

  1. Wählen Sie "Texterkennung neu erstellen" - die Texterkennung wird sofort neu erstellt


Bitte beachten Sie, dass bei versionierten Dokumenten, die Texterkennung für alle Versionen neu erstellt wird.


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Ordner und Ordnerliste

Wie ändere ich die Reihenfolge der bestehenden Ordner oder Unterordner?

Artikel-ID: #RPOHD20056

Durch leichtes Drag&Drop (Ziehen & Ablegen) können Ordner oder Unterordner in einen entsprechenden Ordner als Unterordner oder zwischen zwei gewünschte Ordner verschoben werden.
Wählen Sie einen Ordner aus, welchen Sie verschieben würden, ziehen diesen mit der linken Maustaste in einen anderen Ordner (dadurch wird der Ordnername fett gekennzeichnet) oder zwischen andere Ordner, dabei wird ein schwarzer Strich angezeigt - so sehen Sie Ihre zukünftige Positionierung des Ordners, wenn Sie diesen loslassen würden.
Nachdem der Ordner losgelassen wurde, wird dieser samt Inhalt verschoben und die Ansicht aktualisiert.


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Wie kann ich neue Ordner erstellen?

Artikel-ID: #RPOHD3128

Wählen Sie vorerst den Ordner aus, unter welchem Sie einen neuen Unterordner erstellen möchten, indem Sie diesen mit der rechten Maustaste anklicken und so das Kontext Menu aufrufen. Klicken Sie nun auf "Neuen Unterordner erstellen" , geben den Ordnernamen ein und ,optional, weitere Eigenschaften und klicken danach auf "Änderungen speichern".


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Wie kann ich bestehende Ordner verwalten?

Artikel-ID: #RPOHD3036

Verwalten Sie ganz bequem Ihre Ordner innerhalb der Ordner Verwaltung: benennen diese um, legen Unterkategorie- Ordner an und fügen ganz individuelle Bemerkungen hinzu. Zusätzlich können Kontakte mit Ihren Ordnern verknüpft werden, indem bestehende Kontakte ausgewählt werden.

Wählen Sie dazu den entsprechenden Ordner aus und klicken mit der rechten Maustaste auf diesen und wählen "Ordnereigenschaften und Freigabestufe" aus.


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Wie ändere ich das Ordner Symbol?

Artikel-ID: #RPOHD17112

Ordner können mit verschiedenen bestehenden Icons gekennzeichnet werden.
Wählen Sie dafür den entsprechenden Ordner aus, klicken mit der rechten Maustaste und wählen danach "Ordnersymbol" aus. Klicken danach ein gewünschtes Symbol an - das Symbol wird automatisch geändert.


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Wie kann ich eine Ordner Farbe hinzufügen oder diese ändern?

Artikel-ID: #RPOHD16376

Zusätzlich zu Ordnersymbolen können Ordnerfarben hinzugefügt werden, um diese zusätzlich farblich zu kennzeichnen. Sie fügen eine Ordnerfarbe ganz einfach hinzu, indem Sie den gewünschten Ordner mit der rechten Maustaste anklicken und "Ordnerfarbe" auswählen. Wählen Sie nun die entsprechende Farbe aus - Ordner werden synchronisiert und die Ordnerfarbe wird neben dem Ordner angezeigt.


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Anzeigetypen

Welche Anzeigetypen gibt es und wie kann ich diese ändern?

Artikel-ID: #RPOHD25760

Die PaperOffice Oberfläche verfügt über 5 Anzeigetypen: Anzeige nach Ordner, Anzeige nach Status, Anzeige nach Schlüsselwörter, Anzeige nach Dokumenttyp, Anzeige nach Kontakt.
Diese können ganz leicht geändert werden, indem Sie das entsprechende Symbol mit der linken Maustaste anklicken und somit die Ansicht wechseln.


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Anzeige nach Ordner

Artikel-ID: #RPOHD25852

Bei Klick auf den Anzeigetyp "Anzeige nach Ordner" werden Ihre Dokumente in der Dokumenliste nach Ordner (links) angezeigt. Klicken Sie verschiedene Ordner an und Ihre Dokumentliste mit den Einträgen wird dementsprechend angezeigt.


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Anzeige nach Status

Artikel-ID: #RPOHD25944

Bei Klick auf den Anzeigetyp "Anzeige nach Status" werden links die von Ihnen hinterlegten Statuseinträge geladen (oder die bei Ihnen bereits standartmäßig mit der Datenbank mitgelieferten Statuseinträge). Falls Sie Ihren Dokumenten einen Statuseintrag vergeben haben, so werden diese dementsprechend in der Dokumentliste aufgelistet. Statuseinträge können ganz leicht in Eigenschaften Ihrer Dokumente hinterlegt werden.


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Anzeige nach Schlüsselwörter

Artikel-ID: #RPOHD26036

Bei Klick auf den Anzeigetyp "Anzeige nach Schlüsselwörter" werden links die von Ihnen hinterlegten Schlüsselwörter geladen (oder die bei Ihnen bereits standartmäßig mit der Datenbank mitgelieferten Schlüsselwörter). Falls Sie Ihren Dokumenten ein oder mehrere Schlüsselwörter vergeben haben, so werden diese dementsprechend in der Dokumentliste aufgelistet. Bei multipler Schlüsselwortvergabe erscheint das Dokument in jedem Eintrag.
Beispiel: Dem Dokument "Rechnung" wurde das Schlüsselwort "Unbezahlt" und "Wichtig" vergeben, bei Klick auf das Schlüsselwort "Unbezahlt" wird das Dokument aufgelistet sowie bei Klick auf das Schlüsselwort "Wichtig".
Schlüsselwörter können ganz leicht in Eigenschaften Ihrer Dokumente hinterlegt werden.


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Anzeige nach Dokumenttyp

Artikel-ID: #RPOHD26128

Bei Klick auf den Anzeigetyp "Anzeige nach Dokumenttyp" werden links die von Ihnen hinterlegten Dokumenttypen geladen (oder die bei Ihnen bereits standartmäßig mit der Datenbank mitgelieferten Dokumenttypen). Falls Sie Ihren Dokumenten ein oder mehrere Dokumenttypen vergeben haben, so werden diese dementsprechend in der Dokumentliste aufgelistet. Bei multipler Dokumenttypevergabe erscheint das Dokument in jedem Eintrag.
Beispiel: Dem Dokument "Kaufvertrag" wurde der Dokumenttyp "Vertrag" und "Kaufvertrag" vergeben, bei Klick auf den Dokumenttyp "Vertrag" wird das Dokument aufgelistet sowie bei Klick auf den Dokumenttyp "Kaufvertrag".
Dokumenttypen können ganz leicht in Eigenschaften Ihrer Dokumente hinterlegt werden.


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Anzeige nach Kontakt

Artikel-ID: #RPOHD26220

Bei Klick auf den Anzeigetyp "Anzeige nach Kontakt" werden links die von Ihnen hinterlegten Kontakte nach alphabetischer Reihenfolge geladen. Falls Sie Ihre Dokumente mit einem oder mehreren Kontakten verbunden haben, so werden diese dementsprechend in der Dokumentliste aufgelistet. Bei multipler Kontaktvergabe erscheint das Dokument in jedem Eintrag.
Kontakte können ganz leicht unter Programm-Module hinzugefügt und über das Kontext Menu der Dokumente sowie danach "Mit einem Kontakt verbinden" mit Ihren Dokumenten verbunden werden.


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Benutzer

Können Benutzerrechte ebenfalls individuell für verschiedene Datenbankbereiche festgelegt werden?

Artikel-ID: #RPOHD20240

Individuelle Benutzerrechte können innerhalb der Gruppen festgelegt werden, diese Gruppen können nur vom Administrator erstellt und geändert werden.

Melden Sie sich mit dem Benutzernamen des Administrators an.

1. Klicken nun auf das Symbol "Einstellungen" oder auf den Benutzernamen.

2. Wählen Sie "Benutzergruppen" aus.

3. Klicken auf "Gruppen bearbeiten" (Der Eintrag Admin ist bereits vordefiniert und kann nicht geändert werden).

4. Erstellen Sie einen neuen Eintrag und geben eine Bezeichnung für die Benutzergruppe ein. Nachdem die Gruppe erstellt wurde,klicken Sie auf "X", um das Verwaltungsmodul zu verlassen.

5. Ihre neue Gruppe wurde bereits angelegt und Sie können verschiedene Rechte, wie:

- Rechte Dokumenteigenschaften

- Rechte Dokumente und Originaldateien

- Rechte Einstellungen

anpassen. Speichern Sie Ihre Änderungen.

6. Um danach neu erstellte Benutzergruppen mit den vordefinierten Rechten Ihren vorhandenen Benutzern zuzuweisen, müssen Sie auf "Benutzer" gehen, einen Benutzer markieren und "Markierten Benutzer bearbeiten" und im Bereich Zugriffsrechte die Benutzergruppe entsprechend auswählen.


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Wie lege ich Benutzergruppen an?

Artikel-ID: #RPOHD20332

1. Klicken in Ihrer PaperOffice Oberfläche auf das Symbol "Einstellungen" oder auf den Benutzernamen.

2. Wählen Sie "Benutzergruppen" aus.

3. Klicken auf "Gruppen bearbeiten" (Der Eintrag Admin ist bereits vordefiniert und kann nicht geändert werden).

4. Erstellen Sie einen neuen Eintrag und geben eine Bezeichnung für die Benutzergruppe ein. Nachdem die Gruppe erstellt wurde,klicken Sie auf "X", um das Verwaltungsmodul zu verlassen.

5. Ihre neue Gruppe wurde bereits angelegt und Sie können verschiedene Rechte, wie:

- Rechte Dokumenteigenschaften

- Rechte Dokumente und Originaldateien

- Rechte Einstellungen

anpassen. Speichern Sie Ihre Änderungen.

6. Um danach neu erstellte Benutzergruppen mit den vordefinierten Rechten Ihren vorhandenen Benutzern zuzuweisen, müssen Sie auf "Benutzer" gehen, einen Benutzer markieren und "Markierten Benutzer bearbeiten" und im Bereich Zugriffsrechte die Benutzergruppe entsprechend auswählen.


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Wie füge ich neue Benutzer hinzu?

Artikel-ID: #RPOHD5152

Neue Benutzer (nur bei PaperOffice Team verfügbar) können hinzugefügt werden, indem neue PaperOffice Benutzerkonten erstellt werden und diese sich mit der bestehenden Datenbank verbinden.

1. Erstellen Sie ein neues PaperOffice Benutzerkonto, indem Sie auf den entsprechenden Knopf klicken und im nächsten Schritt die benötigten Daten zu Ihrem Benutzerkonto eingeben.

2. Nachdem das PaperOffice Benutzerkonto erstellt wurde, wählen Sie "Optionen" und "Weiter und Datenbankverbindung verwalten".

Wählen Sie danach den entsprechenden Pfad zu der bereits bestehenden Datenbank. PaperOffice erkennt automatisch, dass neue Benutzer sich an der Datenbank anmelden möchten, gleicht ab, ob Ihr Lizenzumfang dies ermöglicht und fügt Sie dem Netzwerk hinzu.

Benutzergruppen können später, nachdem alle Benutzer sich in der Datenbank angemeldet haben, vom Administrator bearbeitet werden. Hiermit ist der Vorgang abgeschlossen.


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Allgemeine Informationen zu der Benutzerverwaltung

Artikel-ID: #RPOHD5244

Mit der zentralen Benutzerverwaltung haben Sie die Übersicht über alle Benutzerdaten und deren Freigabestufen.
Die Benutzerverwaltung bietet in PaperOffice zahlreiche Funktionen zur Verwaltung komplexer Benutzerstrukturen innerhalb Ihres Netzwerkes mit verschiedenen Rechten sowie Zuordnung von Freigabestufen.
Sie können zudem individuelle Gruppen erstellen und bestimmen, wer und wo auf was Zugriff hat. Somit können Benutzer, die der Zugriffsstufe nicht entsprechen die Ordner bzw. Dokumente nicht einsehen.


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Wie können bereits angelegte Benutzer verwaltet werden?

Artikel-ID: #RPOHD5336

Die zentrale Benutzerverwaltung findet immer pro PaperOffice Datenbank statt. Alle Benutzer, die mit dieser Datenbank verbunden sind, werden in der Benutzerverwaltung aufgelistet:

Benutzerkonten können in der Benutzerverwaltung bearbeitet werden, indem individuelle Freigabestufen, Benutzergruppen, Abteilungen hinterlegt sowie Vorname und Nachname geändert werden. Alle Benutzer, die der zugewiesenen Freigabestufe nicht entsprechen bekommen den Ordner und/oder die Dokumente nicht angezeigt.

Passwort- und Emailänderung für jeden Benutzer erfolgt im Anmeldebildschirm, diese können in der Benutzerverwaltung aufgrund diverser Datenschutzanforderungen nicht geändert werden.


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Wie kann ein bestehendes Passwort für den Benutzer geändert werden?

Artikel-ID: #RPOHD5428

Bei jeder PaperOffice Benutzerkonten Erstellung muss der Benutzer sein individuelles Passwort eingeben. Dieses Passwort kann im Anmeldefenster im Nachhinein geändert werden.
Rufen Sie mit dem entsprechenden Benutzer, welcher sein Passwort ändern will, das Anmeldefenster auf und klicken auf "Passwort oder Emailadresse ändern".

Klicken Sie im nächsten Schritt im Bestätigungsfenster auf "OK". Geben Sie nun den Sicherheitscode ein, welcher an die Benutzer Emailadresse verschickt wurde, um somit die Benutzerverifizierung zu gewährleisten.

Geben Sie nun das neue Passwort ein und wiederholen es im nächsten Schritt. Optional können Sie ebenfalls im nächsten Schritt die Emailadresse ändern. Falls Sie diese nicht ändern möchten, so bestätigen Sie Ihre bestehende Emailadresse einfach mit Klick auf "OK".

Nachdem die Änderung als erfolgreich bestätigt wurde, beendet sich PaperOffice und startet automatisch neu.


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Wie kann ich das Benutzerfoto ändern?

Artikel-ID: #RPOHD5612

Das Profilbild des Benutzers kann kinderleicht geändert werden, rufen Sie dazu Benutzereinstellungen auf indem Sie auf das Benutzerlogo rechts oben oder Einstellungen Symbol klicken.

Wählen Sie danach den Bereich "Benutzer" aus. Markieren Sie danach den Benutzer in der Liste, für welchen Sie ein anderes Benutzer Profilbild hinterlegen möchten. Klicken danach auf "Markierten Benutzer bearbeiten".

Gehen Sie nun mit der Maus über das Profilbild und klicken darauf, um es zu bearbeiten. Wählen danach das passende Profilbild aus und speichern Ihre Änderungen.


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Scannen (ScanConnect)

Wie funktioniert das Einscannen mit ScanConnect?

Artikel-ID: #RPOHD28704

Ganz einfach! Klicken Sie in der oberen Menuleiste auf den „Hinzufügen“ Knopf, der mit einem Plus Symbol gekennzeichnet ist und wählen danach "Papierdokument" aus. Sie können aber auch die Schnelltaste F5 drücken, so gelangen Sie ebenfalls zur Scanner Oberfläche.

Im ersten Bereich "Scanner" wählen Sie den gewünschten Scanner aus. PaperOffice unterstützt alle gängigen TWAIN und WIA Scanner. Nachdem Sie Ihren Scanner in der Auflistung gefunden haben, können Sie auch einen beliebigen Namen für Ihren Scanner vergeben, indem Sie auf den "Bearbeiten" Knopf rechts daneben klicken und einen Namen vergeben. Wählen Sie im nächsten Bereich Flachbett, Automatische Dokumentenzufuhr oder Beidseitiges scannen (Duplex) aus. Die ausgewählte Scanweg muss natürlich von dem von Ihnen im vorherigen Schritt ausgewähltem Scanner unterstützt werden.

Im nächsten Bereich können Sie entscheiden, ob Sie über die Originalsoftware einscannen (Herstellersoftware benutzen) oder die PaperOffice eigene Software benutzen möchten. Wählen Sie die entsprechende Option aus.

Nachdem der Scanner und der Scanweg festgelegt wurden, können Sie vor dem Einscannen zusätzlich einstellen, dasss Ihr Stapel aufgrund von hinzugefügten PaperOffice QR Codes, Trennseiten oder allgemein im Fall von mehreren Dokumentenseiten aufgetrennt werden sollte.

Wählen Sie "PaperOffice QR-Code aktivieren" und im nächsten Schritt können Sie, falls nicht vorhanden, die einmaligen PaperOffice QR Codes ausdrucken und auf Ihr Dokument anbringen.

Um mehrere Dokumente gleichzeitig als Stapel einscannen zu können, ohne eine anschließende, manuelle Dokumententrennung in der Oberfläche vornehmen zu müssen, empfehlen wir die Verwendung von PaperOffice Trennseiten. Trennseiten signalisieren, dass ein neues Dokument beginnt. Die Dokumente werden automatisch vom System geteilt, einzeln eingelesen und als separate Dokumente im letzten ScanConnect Schritt angezeigt nachdem Sie auf „Nach Trennseiten auftrennen“ geklickt haben. Trennseiten können Sie ausdrucken, indem Sie in Ihrem Scanner Dialog im rechten oberen Bereich auf "Trennseite drucken" geklickt haben.

Falls Ihr Stapel nur aus Einzeldokumenten besteht (bzw. Sie möchten für jede Seite ein einzelnes Dokument in PaperOffice erstellen und abspeichern) so können Sie vor dem Einscannen die Option "PDF in Einzelseiten auftrennen" aktivieren - im nächsten Schritt erstellt PaperOffice für jede einzelne Seite ein separates Dokument.

Zusätzlich und ganz automatisiert optimiert PaperOffice Ihr Dokument: Ränder, Lochstellen, Flecken werden entfernt.


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Mein Scanner unterstützt kein TWAIN. Wie kann ich dennoch scannen bzw. die Dokumente in PaperOffice hinzufügen?

Artikel-ID: #RPOHD14260

Falls Ihr Scanner kein TWAIN unterstützt, so können Sie ebenfalls Scanner mit einem WIA Treiber nutzen, denn PaperOffice unterstützt sowohl TWAIN als auch WIA Scanner.

Eine andere Möglichkeit die Dokumente in PaperOffice zu speichern, welche bei Ihnen bereits am PC im digitalen Format vorhanden sind besteht darin, dass die Dateien einfach per Drag&Drop in die PaperOffice Oberfläche reingezogen werden können.

Sie können aber auch ein Verzeichnis nach einer Datei überwachen lassen, die Sie danach in ScanConnect bearbeiten können. Um diese Option zu aktivieren, klicken Sie auf das "+" Symbol in der oberen Menuleiste und wählen "Papierdokument" aus. Wählen Sie danach den zweiten Eintrag "Verzeichnis (Scan2Folder)" aus. Richten Sie danach ein gewünschtes Verzeichnis ein, welches von PaperOffice überwacht wird oder wählen ein bereits bestehendes aus. Klicken Sie danach auf "Scannen starten", um die Überwachung zu aktivieren. Sobald eine Datei in diesem Verzeichnis erscheint, so übernimmt PaperOffice diese automatisch. Um eine dauerhafte multiple Überwachung zu aktivieren, nutzen Sie die allgemeine Verzeichnisüberwachung in Ihren Einstellungen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Überwachung nicht über ScanConnect durchgeführt wird.


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Welches Programm soll ich für einen optimalen Scanvorgang auswählen?

Artikel-ID: #RPOHD16192

Für einen optimalen Scanvorgang bietet PaperOffice 3 optimierte Automatikprogramme, nebst der originalen Herstellersoftware, an.

Um das entsprechende Fenster zu öffnen, klicken Sie auf das "+" Symbol in der oberen Menuleiste udn wählen "Papierdokument" aus. Wählen Sie vorerst einen Scanner aus, beachten Sie dabei, dass installierte Scanner, die TWAIN und WIA unterstützen, automatisch angezeigt werden.

Wählen Sie danach im nächsten Bereich entsprechenden Eintrag aus:

1. Über Originalsoftware einscannen: Scannt über die Herstellersoftware und übergibt den fertigen Scan an ScanConnect. Alle Qualitätseinstellungen werden Ihnen bei der Auswahl dieses Programmes von Ihrem Scanner-Hersteller angeboten. Wählen Sie diese Option, falls weitere Ihren Voraussetzungen nicht entsprechen.

2. Optimale Qualität (für Dokumente bis 50 Seiten, Automatikprogramm): Dokumente Graustufen 300dpi oder Dokumente Farbe 300dpi. Scannt Ihre Dokumente in Graustufen oder Farbe, je nach Auswahl, in 300 dpi ein. Wählen Sie diese Option, falls Sie bis 50 Dokumentseiten einscannen möchten. PaperOffice passt automatisch die Scanqualität an.

3. Normale Qualität (für Dokumente bis 100 Seiten, Automatikprogramm): Dokumente Graustufen 200dpi oder Dokumente Farbe 200dpi. Scannt Ihre Dokumente in Graustufen oder Farbe, je nach Auswahl, in 200dpi ein. Wählen Sie diese Option, falls Sie bis 100 Dokumentseiten einscannen möchten. PaperOffice passt automatisch die Scanqualität an.

4. Niedrige Qualität (für Dokumente bis 300 Seiten, Automatikprogramm): Dokumente Graustufen 150dpi oder Dokumente Farbe 150dpi. Scannt Ihre Dokumente in Graustufen oder Farbe, je nach Auswahl, in 150dpi ein. Wählen Sie diese Option, falls Sie bis 300 Dokumentseiten einscannen möchten. PaperOffice passt automatisch die Scanqualität an.



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Welche Scanner werden unterstützt?

Artikel-ID: #RPOHD14720

Generell werden alle auf dem Markt befindlichen Scanner unterstützt.

Dabei kann von Scanner mit integrierter WIA/TWAIN Schnittstelle direkt über das ScanConnect zugegriffen werden.

Für Scanner ohne WIA/TWAIN Schnittstelle (ScanSnap oder mobile Scanner) kann über die Funktion "Verzeichnis (Scan2Folder)" oder "Clouadanbieter (Scan2Folder)" eingelesen werden.


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Suche und Filtereinstellungen

Welche Einträge können in PaperOffice durchsucht werden?

Artikel-ID: #RPOHD25576

Vollständige Datenbank-Suche- bedeutet, dass die komplette Datenbank durchsucht wird.
Es werden automatisch alle in PaperOffice gespeicherten Informationen durchsucht wie z.B. Dokumente, Emails, Ordner- und Unterordnernamen, Dokumenten-Text und Bemerkungen zum Dokument.
Notizen und Aufgaben können über die jeweiligen Verwaltungen heraus durchsucht werden.


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Wie ist die Leiste der Schnellsuche in PaperOffice aufgebaut und was bedeuten die Knöpfe?

Artikel-ID: #RPOHD21712

PaperOffice Suchleiste bietet alles, damit Ihre Suche effektiv und schnell verläuft.

  • Zuletzt hinzugefügte Elemente anzeigen lassen: Durch Klick in das Suchfeld werden die zuletzt hinzugefügten Dokumente, Nachrichten (Emails) und Ordner angezeigt. Wählen Sie einen entsprechenden Eintrag aus und klicken diesen an, dieser wird in der Hauptansicht dargestellt.
  • Schnellsuche durchführen: Klicken Sie in das Suchfeld und geben einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Die Suche wird live durchgeführt, was bedeutet, dass die Ergebnisse nach Eingabe Ihres Suchbegriffes sofort aufgelistet werden, Sie müssen dabei nicht explizit auf ENTER drücken. Um Ihre Eingabe zu verwerfen, klicken Sie auf das "X" Symbol".

  • Zur Hauptansicht zurückkehren: Klicken Sie auf den linken Pfeil - die Ergebnisse werden ausgeblendet und Sie werden zur Hauptansicht weitergeleitet.
  • QR Code: Jedes in PaperOffice archivierte Dokument erhält eine einmalige Documenten ID. Diese wird sowohl in Form einer Zahl (PODXXXXXX) angezeigt, nach welcher Sie in der Suchleiste suchen können, aber auch in Form eines QR Codes. Diesen Code können Sie leicht aus den Eigenschaften des Dokumentes kopieren, drucken und an Ihr Dokument anbringen.
    Um ein Dokument in PaperOffice aufgrund eines vorhandenen QR Codes anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das QR Code Symbol und platzieren den PaperOffice QR Code gut lesbar in den roten Bereich, bis der Code ausgelesen werden kann. In sekundenschnelle wird Ihnen das gesuchte Dokument in PaperOffice angezeigt.

  • Filter: Klicken Sie auf das Filter Symbol und die Suchliste geht auf mit allen Einträgen, die in Ihrer Datenbank vorhanden sind (Dateien, Ordner, Notizen, Kommentare). Danach können Sie jeweils die einzelnen Filtereinträge links markieren und die Ergebnisse werden danach eingeschränkt.


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Wie kann ich eine Schnellsuche durchführen?

Artikel-ID: #RPOHD21896

Ganz leicht: Geben Sie einfach einen Suchbegriff in die Suchleiste ein, um die Suche zu starten. Dabei müssen Sie nicht auf "ENTER" drücken - es wird eine Live Suche durchgeführt, sofort nachdem Sie den Suchbegriff eingegeben haben.

Wir erklären Ihnen den Aufbau der Schnell - Suchtrefferliste am Beispiel des mitgelieferten Demodokuments "Mein erstes PaperOffice Dokument", der mitgelieferten Verzeichnisse und dem Suchbegriff "Dokument". Dabei kommt der Suchbegriff in der Texterkennung und im Ordnernamen vor. Die Suche wird nicht case-sensitive durchgeführt, was bedeutet, dass PaperOffice nicht zwischen Gross- und Kleinschreibung bei der Suche unterscheidet.

Die Suchergebnisse werden in 3 verschiedenen Spalten, falls gefunden, aufgelistet. Falls kein Suchbegriff eingegeben wurde, werden die zuletzt hinzugefügten Elemente (Dokumente, Emails und Ordner) aufgelistet.

1) Suchergebnisse aus dem Titel des jeweiligen Elementes werden gelb hinterlegt. Symbol des jeweiligen Ordners und der Ordnerpfad werden ebenfalls angegeben.

2) Suchergebnisse aus der Texterkennung des Dokumentes oder der Email werden symbolisch gekennzeichnet, dabei wird ebenfalls die Anzahl der gefundenen Ergebnisse angezeigt.

3) Datum. In allen drei Spalten wird rechts das Datum angegeben. Es wird das Datum angezeigt, an dem das Element (Dokument, Email oder Ordner) nach PaperOffice hinzugefügt wurden.


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Werden manuell hinzugefügten Notizen bzw. Aufgaben über die Schnellsuche durchsucht?

Artikel-ID: #RPOHD22080

Ja und nein. Nach Notizen bzw. Notiz-Kommentaren kann über die Schnellsuche gesucht werden.
Nach Aufgaben bzw. Anweisungen zu der Aufgabe kann man in der Schnellsuche nicht suchen.
Zusätzlich können Sie Bemerkungen zu dem Dokument hinterlassen in Eigenschaften des jeweiligen Dokumentes, welche Sie ausserdem als Post-It anzeigen können. Nach Bemerkungen kann in der Schnellsuche ebenfalls gesucht werden.


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Versionierung und Versionsverwaltung

Datensicherung und Wiederherstellung

Wie kann eine Datensicherung und Wiederherstellung auf Synology NAS von Maria DB 5 erfolgen?

Artikel-ID: #RPOHD27048

Bitte beachten Sie, dass PaperOffice keinerlei Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Einrichtung oder Datensicherung und der Wiederherstellung auf einer Software und Hardware des Drittanbieters übernimmt. Wenden Sie sich dazu an den Synology Support oder nutzen Sie unseren kostenpflichtigen Support falls Sie Hilfe hierzu benötigen.

Sie können MariaDB 5 sichern und durch Hyper Backup eine frühere Version wiederherstellen.

MariaDB 5 sichern:

Gehen Sie zu Hyper Backup > Erstellen > Datensicherungsaufgabe, um eine Datensicherungsaufgabe zu erstellen.
Folgen Sie dem Datensicherungs-Assistenten. Wenn die Aufforderung erscheint, Anwendungen zum Sichern auszuwählen, wählen Sie MariaDB 5.
Nachdem die Datensicherungsaufgabe abgeschlossen ist, sind alle MariaDB 5-Datenbanken gesichert.

MariaDB 5 wiederherstellen:

Gehen Sie zu Hyper Backup > Wiederherstellen > Daten, um die gewünschte Datensicherungsaufgabe wiederherzustellen.
Nach Abschluss des Wiederherstellungsvorgangs sind die aktuellen Einstellungen und Daten von MariaDB 5 überschrieben.

Anmerkung:

MariaDB 5, die in DSM 5.0 gesichert ist, kann entweder in DSM 5.0 oder in DSM 5.1 mit MariaDB 5 5.5.38-0023 wiederhergestellt werden.
MariaDB 5, die in DSM 5.1 gesichert ist, kann nur in DSM 5.1 mit MariaDB 5 5.5.38-0023 wiederhergestellt werden.
Alle MariaDB 5-Datenbanken werden zwingend gesichert oder wiederhergestellt.
Die Funktionen der Datensicherung und -wiederherstellung schlagen fehl, wenn der Datenbankname \ oder ` enthält.

Für weitere Details kontaktieren Sie Ihren Synology Anbieter oder nutzen Synology Support-Center


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Wie führe ich eine Datensicherung in PaperOffice bei lokaler Datenbank durch?

Artikel-ID: #RPOHD27876

Öffnen Sie dafür die Benutzereinstellungen, indem Sie auf das Benutzersymbol klicken und "Datenbank und Sicherung" aufrufen.
Hinterlegen Sie ein Standardverzeichnis für die Datensicherung und die Anzahl der Tage.

Legen Sie ausserdem fest, wann die Datensicherung durchgeführt werden sollte. Wählen Sie "Datensicherung vorschlagen" und jedes Mal wenn Sie PaperOffice beenden, erinnert Sie PaperOffice daran, dass Sie eine Datensicherung durchführen sollten. Oder "Datensicherung ohne Rückfrage durchführen" - PaperOffice führt die Datensicherung jedes Mal durch, wenn Sie das Programm beenden, ohne Sie danach zu fragen.


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Wie kann ich eine bestehende Sicherung der lokalen Datenbank wiederherstellen?

Artikel-ID: #RPOHD28060

Kopieren Sie den Datenbankordner aus dem Backup Verzeichnis an den Ort, wo Sie die Datenbank zukünftig nutzen möchten. Binden Sie einfach die kopierte Datenbank ein.


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Wie kann eine Datensicherung und Wiederherstellung auf Synology NAS von Maria DB 10 erfolgen?

Artikel-ID: #RPOHD26956

Bitte beachten Sie, dass PaperOffice keinerlei Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Einrichtung oder Datensicherung und der Wiederherstellung auf einer Software und Hardware des Drittanbieters übernimmt. Wenden Sie sich dazu an den Synology Support oder nutzen Sie unseren kostenpflichtigen Support falls Sie Hilfe hierzu benötigen.

Sie können MariaDB 10 sichern und durch Hyper Backup eine frühere Version wiederherstellen.

Sicherung von MariaDB 10:

Wechseln Sie zu Hyper Backup > Erstellen > Datensicherungsaufgabe, um eine Datensicherungsaufgabe zu erstellen.
Folgen Sie dem Datensicherungs-Assistenten, und wenn die Aufforderung erscheint, Anwendungen zum Sichern auszuwählen, wählen Sie MariaDB 10.
Nachdem die Datensicherungsaufgabe abgeschlossen ist, sind alle MariaDB 10-Datenbanken gesichert.

Wiederherstellung von MariaDB 10:

Wechseln Sie zu Hyper Backup > Wiederherstellen > Daten, um die gewünschte Datensicherungsaufgabe wiederherzustellen.
Nach dem Abschluss des Wiederherstellungsvorgangs sind die aktuellen Einstellungen und Daten von MariaDB 10 überschrieben.

Hinweis:

Alle MariaDB 10-Datenbanken werden zwingend gesichert oder wiederhergestellt. Die Funktionen der Datensicherung und -wiederherstellung schlagen fehl, wenn der Datenbankname \ oder ` enthält.

Für weitere Details kontaktieren Sie Ihren Synology Anbieter oder nutzen Synology Support-Center


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Benutzerdefinierte Felder

Was bedeuten benutzerdefinierte Felder in PaperOffice?

Artikel-ID: #RPOHD3220

Benutzerdefinierte Felder in PaperOffice sind Felder, die in Eigenschaften eines Dokumentes hinterlegt werden können.

Sie können in PaperOffice beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen, um z.B. Informationen, die das hinzugefügte Dokument oder Datei nicht beinhaltet, zu vermerken und danach explizit zu suchen. Legen Sie z.B. den Namen eines Fachberaters, den Liefertermin, die Kundennummer oder eine Vertragsnummer an oder erstellen Sie ganz einfach Buchungskonten, füllen diese mit Werten aus und exportieren diese später ganz einfach.

Alle angelegten benutzerdefinierten Felder stehen Ihnen direkt in Eigenschaften des Dokumentes zur Verfügung.


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Welche Werte können als benutzerdefinierte Felder angelegt werden?

Artikel-ID: #RPOHD20148

Es kann vorher definiert werden, welche Art von Eingaben in dem neuen Feld erfolgen darf. Text: Einzeilig oder Mehrzeilig, Datum, Zahlen, Zahlen und Dezimalzahlen, Emailadresse, Webadresse, Auswahlliste, Checkbox usw. Falls das neue Feld bereits mit einem Wert ausgefüllt sein sollte, kann das bereits im Vorfeld festgelegt werden.

Benutzerdefinierte Felder sind standardmäßig immer verfügbar und sichtbar. Sollte jedoch ein bestimmtes Feld nur für ein Dokumenttyp verfügbar sein, so kann dies in der Verwaltung festgelegt werden. Wählen Sie einfach "Anzeigen bei diesem Dokumenttyp" den entsprechenden Dokumenttyp aus und speichern Ihre Einstellungen. In der Verwaltungsliste sehen Sie, bei welchen Dokumenttypen welche benutzerdefinierte Felder eingesetzt werden.


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Kann ich nach dem Inhalt der benutzerdefinierten Feldern suchen?

Artikel-ID: #RPOHD26864

Natürlich, nach jedem Wert, der von Ihnen als Text, Zahl, Emailadresse, Webadresse oder in der Auswahlliste hinterlegt wird, kann gesucht werden.
Dabei wird in der Suche ein gefundener Treffer als "BDF Treffer" angegeben.

Zusätzlich können Sie in der erweiterten Suche nach den Werten, welche Sie als Feldtyp "Auswahlliste" hinterlegen, filtern.


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Wie kann ich benutzerdefinierte Felder bearbeiten?

Artikel-ID: #RPOHD3312

Sie können beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen und verwalten.

Um benutzerdefinierte Felder in PaperOffice zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie ein beliebiges Dokument aus

2. Klicken mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen "Eigenschaften" aus oder klicken doppelt auf den Eintrag

3. Gehen Sie auf den Reiter "Benutzerdefinierte Felder" und klicken "Benutzerdefinierte Felder bearbeiten" an


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Dokumentmappe

Was ist eine Dokumentenmappe und wofür brauche ich die in PaperOffice?

Artikel-ID: #RPOHD21160

Alle Dokumente, die zueinander gehören, und nicht durch einen Ordner miteinander verbunden werden sollten, wie z.B. die zu einem Geschäftsvorgang gehören (Anfrage A123, Angebot A123, Rechnung A123, Storno A123 usw) können in Dokumentmappen zusammengefasst werden

Jedes hinzugefügte Dokument wird direkt als Vorschaubild angezeigt und aufgelistet.

Neue Dokumente können schnell vom z.B. Scanner, Festplatte oder Netzwerk, per Drag&Drop hinzugefügt und in eine Dokumentmappe verbunden werden. Emails von Outlook können so mit Anhang an PaperOffice übertragen und in Dokumentmappen zusammengefasst werden.

So werden alle Vorgaben des GoBD, ehemals GdpdU, erfüllt. Diese Dokumente werden weiterhin einzeln in PaperOffice gespeichert, bilden jedoch einen Zusammenhang zwischen einander. So können Sie auf Anforderungen der Prüfer, diese Dokumentmappe entweder digital oder in Papierform mit Vorgangsinformation und notwendiger Signatur übergeben.


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Wie kann ich Dokumente in eine Dokumentenmappe verbinden?

Artikel-ID: #RPOHD21252

Dokumente können in Dokumentmappen zusammengefasst werden. Die Dokumentmappen sind gleichzusetzen mit einer Klarsichthülle, in welche Sie Ihre Dokumente reinlegen.

Sie haben drei Möglichkeiten Ihre Dokumente in eine Dokumentmappe zusammenzufassen:

1. Markieren Sie dafür entsprechende Dokumente, welche Sie in eine Dokumentmappe verbinden möchten, indem Sie ein Häkchen neben den Dokumentnamen setzen. Es erscheint ein grüner Knopf "In eine Dokumentmappe verbinden", klicken Sie auf diesen und Ihre Dokumente werden in eine Dokumentmappe verbunden. Die erste Möglichkeit eignet sich gut für mehrere Dokumente, um diese nur mit einem Klick miteinander zu verbinden. Bitte beachten Sie, dass Dokumente welche sich in schnellen Ansichten, wie "Zuletzt hinzugefügt" dargestellt werden, nicht in Dokumentmappen verbunden werden können.

2. Ziehen Sie einfach das Dokument auf ein anderes Dokument, um die beiden zu einer Dokumentmappe zu verbinden und bestätigen Sie die Fusion beider Dokumente zu einer neuen Dokumentmappe mit OK.

3. Oder ziehen Sie mit der linken Maustaste ein eigenständiges Dokument einfach auf eine bereits bestehende Dokumentmappe und lassen los, um das Dokument einer bestehender Dokumentmappe hinzuzufügen und bestätigen die Änderung ebenfalls mit OK.


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Wie kann ich Dokumente von einer Dokumentenmappe trennen?

Artikel-ID: #RPOHD21344

Dokumente, welche sich bereits in einer Dokumentenmappe befinden, können ganz leicht mit Klick auf das entsprechende Symbol von der Dokumentmappe entfernt werden.


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Wie kann ich alle Dokumente aus der Dokumentenmappe einsehen, wenn nur das erste ersichtlich ist?

Artikel-ID: #RPOHD21436

Durch Klick auf den Pfeil der nach unten zeigt, werden Dokumente nach unten in der Dokumentliste aufgelistet, welche zu der entsprechenden Dokumentmappe gehören.

Durch Klick auf den Pfeil der nach rechts zeigt, werden die Dokumente in einem separaten rechten Fenster aufgelistet. Diese Funktion eignet sich sehr gut, wenn die Dokumentmappe viele Dokumente beinhaltet und die Dokumentliste nicht ausreicht, um alle auf einen Blick anzuzeigen. Oder falls Sie leicht Dokumente aus der Dokumentmappe in die Dokumentliste verschieben möchten.


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Was passiert mit meinen Dokumenten, die sich in Favoriten befinden und ich Sie zu einer Dokumentenmappe verbinde?

Artikel-ID: #RPOHD21528

Dokumente, welche unter "Meine schnelle Ansichten", aufgelistet werden, dazu gehören ebenfalls Favoriten und Merkliste, können NICHT zu einer Dokumentmappe verbunden werden.
Dokumente, welche in Ordnern aufgelistet werden und sich bereits in Dokumentmappen befinden können zwar zu Favoriten oder der Merkliste hinzugefügt werden, sind jecdoch in den beiden Ansichten nicht sichtbar. Erst wenn das entsprechende Dokument aus der Dokumentmappe wieder gelöst wird, wird es in Favoriten oder der Merkliste ersichtlich.


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Kann ich die Dokumentenmappe in einen anderen Ordner verschieben?

Artikel-ID: #RPOHD21620

Ja, ohne Probleme lässt sich die Dokumentenmappe in einen anderen Ordner verschieben.

Ziehen Sie dafür mit der linken Maustaste die komplette Dokumentmappe (halten Sie diese im Kopfbereich) und verschieben so in den entsprechenden Ordner. Wenn Sie diese in einen Unterordner verschieben möchten, welcher nicht aufgeklappt ist, so halten Sie die gezogene Dokumentmappe etwas länger über dem entsprechenden Hauptordner - die Unterordner werden so aufgeklappt und Sie können die Dokumentmappe in einen Ordner platzieren.


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Wieviele Dokumente kann ich zu einer Dokumentenmappe binden?

Artikel-ID: #RPOHD3772

Es gibt KEINE Begrenzung dafür wieviele Dokumente Sie zu einer Dokumentmappe verbinden können


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Workflow mit SmartSpell

Was ist ein SmartSpell Wörterbuch und wie kann ich es verwalten?

Artikel-ID: #RPOHD20424

SmartSpell ist die automatisierte Wörterkorrektur für Ihre Texterkennung. Dabei benutzt SmartSpell eigene branchentypische Wörterbücher, um die Erkennung so gut wie möglich auszuführen. Die SmartSpell Wörterkorrektur wird aber auch für den Fall verwendet, wenn bei der OCR Texterkennung Begriffe oder Bezeichnungen, öfters diejenigen die sich als Eigennamen erweisen, falsch erkannt werden, so können Sie diese ganz leicht in der SmartSpell Wörterbuch Verwaltung hinterlegen. Sie geben das falsch erkannte Wort und den dazu richtigen Ersatz ein.

SmartSpell Erkennung ist standardmäßig aktiviert. Falls Sie spezifische Wörter in Ihr SmartSpell Wörterbuch hinzufügen möchten, so klicken Sie einfach auf das Einstellungen Symbol und danach SmartSpell Wörterbuch. Bitte beachten Sie, dass bei Dateien, in welchen die Texterkennung ausgelesen werden kann, die SmartSpell Korrektur nicht durchgeführt wird.

Um ein Wort in die SmartSpell Verwaltung hinzuzufügen, klicken Sie auf "Neues Wort zum Wörterbuch hinzufügen". Geben Sie bei "Erkanntes Wort" das falsch erkannte Wort ein und bei "Ersetzung" dementsprechend das richtige Wort. Wählen die entsprechende Sprache aus.

Speichern Sie Ihre Eingaben. PaperOffice wird nun diesen Begriff in jedem zukünftig gespeichertem Dokument korrigieren und in der Texterkennung dementsprechend anzeigen.


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Schwierigkeits-Stufe
Anfänger

Unterstützte Plattformen, technische Voraussetzungen und Hardware-Kompabilität
Unterstützung Empfehlung und Freigaben
Betriebssysteme
Freigegeben unter: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016, Microsoft® Office® 365. Empfohlen: Windows® 10 x64 (64bit). Der Einsatz von abweichenden Komponenten ist möglich, kann jedoch zu technischen Einschränkungen führen. PaperOffice benötigt für einen einwandfreien Betrieb lokale Administratorenrechte. Überprüfen Sie betriebssystemunabhängig durch eine Testinstallation ob alle Funktionen Ihren Ansprüchen genügen, da aufgrund fehlender Update/Systemunterstützung keine offizielle Freigabe erfolgen kann.
Darstellung
Erforderlich: 1280 x 768, Empfohlen: 1920 x 1080 oder mehr. Mobile Geräte - Erforderlich: 960 x 640, Empfohlen: 1280 x 720 oder mehr.
Hardware
Erforderlich: 4GB Arbeitsspeicher, Prozessorleistung Intel i5 der neueren Generation (oder vergleichbar), Internetverbindung (Downstream min. 10Mbit, Upstream min 1Mbit). Internetverbindung wird nicht für den Produktivbetrieb benötigt, nur für Download des Setup Pakets, Erstellung des Benutzerkontos, Datenbankerstellung und das Hinzufügen des Geräts. Empfohlen: wie zuvor, jedoch 8GB Arbeitsspeicher, Intel i7 (oder vergleichbar), Installation und Datenbank auf SSD, Internetverbindung (Downstream min. 16 Mbit, Upstream synchron oder min. 5 Mbit)
Netzwerk (optional)
Erforderlich: Standard TCP/IP Netzwerk 100Mbit. Empfohlen: Standard TCP/IP Netzwerk 1Gbit. Für RSPS (Secure Personal Server) oder Server-Fernvernetzung Serveranbindung mit min. 50Mbit synchron, Clientanbindung mit min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
Datenbank
Erforderlich: mindestens 1GB MB freier Speicherplatz bei lokaler Datenbankspeicherung. Empfohlen: Datenspeicherung auf einem NAS Gerät (wie z.B. QNAP) mit mindestens 10GB MB freiem Speicherplatz.
Drucker / Scanner (optional)
Für Einsatzzwecke mit wenig Papiervolumen: handelsüblicher Flachbett- oder Einzugsscanner mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit mittlerem Papiervolumen: Leistungsfähiger Einzugsscanner mit ADF (automatischer Dokumenteneinzug) mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit hohem Papiervolumen: Groß-Kombigeräte wie z.B. Konica Minolta BizHub Serie mit WIA oder TWAIN Schnittstelle oder Scan2file Funktion.
Lizensierung
PaperOffice Programmlizenzen der Version One und One Plus sind für ein Benutzerkonto, eine Datenbank sowie Installation auf nur einem PC gültig.
Um PaperOffice im Netzwerk, NAS oder eigenem Server zu nutzen, benötigen Sie die Version PaperOffice Team.
Der Datenbankserver selbst benötigt hierbei keine eigene Lizenz.
PaperOffice kann auf dem lizenzierten PC beliebig oft neu installiert werden.
Wenn Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten möchten, benötigen Sie für jede Datenbank ein eigenes PaperOffice Benutzerkonto. Andernfalls können Sie die Datenbank alle 96 Stunden wechseln. Eine PaperOffice Team Lizenz erlaubt die Installation auf bis zu 3 PCs, jedoch nur 1 Benutzerkonto. Für die Installation auf mehr als 3 PC´s oder für das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Benutzer im Netzwerk, so benötigen Sie pro Benutzerkonto eine PaperOffice Team Lizenz.

Beispiele:
PaperOffice als Einzelplatzversion und lokaler Datenbankspeicherung = 1 Stück PaperOffice One oder One Plus
PaperOffice mit Installation auf bis zu 3 PCs und 1 Benutzerkonto sowie Datenbankspeicherung auf NAS (wie z.B. QNAP) = 1 Stück PaperOffice Team
PaperOffice im Netzwerk und Datenbankspeicherung auf NAS (wie z.B. QNAP) mit 5 Benutzerkonten = 5 Stück PaperOffice Team
Beraten lassen
Präsentieren lassen
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