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Letzte Aktualisierung am 15.06.2019

Allgemeine Einstellungen

Einstellungen unter "Dokument Eigenschaften" Verschlagwortung

Artikel-ID: #RPOHD2576

Dokument Eigenschaften Einstellungen können unter dem Reiter "Verschlagwortung" definiert werden.

Dokumentstatus: Legen Sie optional einen Status fest, den das Dokument hat. Der Status wird in der Dokumentliste farblich gekennzeichnet. So können Sie auf einen Blick erkennen, ob sich die Lieferung bereits "im Versand" befindet oder die Rechnung "bezahlt ist".

Schlüsselwörter: Legen Sie optional ein oder mehrere Schlüsselwörter fest, unter welchen das Dokument gefunden werden kann.

Dokumenttyp: Legen Sie optional einen oder mehrere Typen fest, um was es sich bei dem Dokument handelt. Der Dokumenttyp wird ebenfalls, wie der Status, in der Dokumentliste gekennzeichnet. So sehen Sie auf einen Blick, um was es sich bei dem Dokument handelt: Rechnung; Angebot oder z.B. Lieferschein.

Originalablageort: Legen Sie fest, wo Sie das Originaldokument abgelegt haben, um dieses schneller aufzufinden.

Alle oben aufgelisteten Eigenschaften können von Ihnen ganz leicht angelegt, bearbeitet und verwaltet werden.



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Einstellungen unter "Dokument Eigenschaften" Benutzerdefinierte Felder

Artikel-ID: #RPOHD9016

Für nicht vorhandene Felder, wie Checkbox, Textfelder, Datumsfelder, Auswahllisten, Emailadresse/Webadresse können benutzerdefinierte Felder angelegt werden. Sie können zudem bestimmen, bei welchem Dateityp diese ersichtlich sein sollen und in der Verwaltung feststellen, in wievielen Dokumenten das eine oder andere benutzerdefinierte Feld angezeigt wird.





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Einstellungen unter "Dokument Eigenschaften" Sicherheit

Artikel-ID: #RPOHD2668

Legen Sie zusätzlich fest, ob das Dokument eine Freigabestufe benötigt. Diese können in Dokument Eigenschaften unter dem Reiter "Sicherheit" durchgeführt werden. Benutzer im Netzwerk, die unter der festgelegten Sicherheitsstufe liegen, werden das Dokument nicht bearbeiten, verteilen und exportieren oder löschen können.Sie können verschiedene Freigabestufen (höhere) für Bearbeiten, Freigen oder Löschen setzen, jedoch mindestens diejenige, die Sie unter "Freigabestufe" gesetzt haben.


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Benutzerdefinierte Felder

Was bedeuten benutzerdefinierte Felder in PaperOffice?

Artikel-ID: #RPOHD3220

Benutzerdefinierte Felder in PaperOffice sind Felder, die dem Dokument hinterlegt werden können.

Sie können in PaperOffice beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen, um z.B. Informationen, die das hinzugefügte Dokument oder Datei nicht beinhaltet, zu hinterlegen und danach explizit zu suchen. Legen Sie z.B. den Namen eines Fachberaters, den Liefertermin, die Kundennummer oder eine Vertragsnummer an.

Alle angelegten benutzerdefinierten Felder stehen Ihnen direkt in Eigenschaften des Dokumentes zur Verfügung.


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Wie kann ich benutzerdefinierte Felder bearbeiten?

Artikel-ID: #RPOHD3312

Sie können beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen und verwalten.

Um benutzerdefinierte Felder in PaperOffice zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie ein beliebiges Dokument aus 

2. Klicken mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen "Eigenschaften" aus

3. Gehen Sie auf den Reiter "Benutzerdefinierte Felder"

und wählen "Benutzerdefinierte Felder bearbeiten" aus


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Welche Werte kann ich bei benutzerdefinierten Feldern anlegen?

Artikel-ID: #RPOHD20148

Es kann vorher definiert werden, welche Art von Eingaben in dem neuen Feld erfolgen darf. Text: Einzeilig oder Mehrzeilig, Datum, Zahlen, Zahlen und Dezimalzahlen, Emailadresse, Webadresse, Auswahlliste, Checkbox. Soll das neue Feld bereits mit einem Wert ausgefüllt sein, so kann das bereits im Vorfeld festgelegt werden.

Benutzerdefinierte Felder sind standardmäßig immer verfügbar und sichtbar. Sollte jedoch ein bestimmtes Feld nur für ein Dokumenttyp verfügbar sein bzw. für verschiedene Dokumenttypen auch verschiedene benutzerdefinierte Felder angezeigt werden, so kann dies in der Verwaltung gemacht werden. In der obigen Liste sehen Sie, bei welchen Dokumenttypen welche benutzerdefinierte Felder eingesetzt werden.



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Mehrstufige Benutzerrechte

Können Benutzerrechte ebenfalls individuell für verschiedene Datenbankbereiche festgelegt werden?

Artikel-ID: #RPOHD20240

Individuelle Benutzerrechte können innerhalb der Gruppen festgelegt werden, diese Gruppen können nur vom Administrator erstellt und geändert werden.

Dafür müssen Sie vorerst eine Benutzergruppe erstellen:

1. Klicken Sie auf den Pfeil, rechts neben Ihrem Benutzernamen

2. Wählen Sie "Benutzergruppen" aus

3. Klicken Sie auf "Benutzergruppen bearbeiten" (Der Eintrag Admin ist bereits vordefiniert und kann nicht geändert werden)

4. Erstellen Sie einen neuen Eintrag und geben Sie eine Bezeichnung für die Benutzergruppe ein. Nachdem die Gruppe erstellt wurde,klicken Sie auf "X", um das Verwaltungsmodul zu verlassen.

5. Ihre neue Gruppe wurde bereits angelegt und Sie können verschiedene Rechte, wie:

- Rechte Dokument Eigenschaften

- Rechte Dokumente und Originaldateien

- Rechte Einstellungen

anpassen. Speichern Sie Ihre Änderungen

6. Um danach neu erstellte Benutzergruppen Ihren vorhandenen Benutzern zuzuweisen, müssen Sie auf "Benutzer" gehen, einen Benutzer markieren und "Markierten Benutzer bearbeiten" und im Bereich Zugriffsrechte die Benutzergruppe entsprechend anpassen.


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Wie lege ich Benutzergruppen an?

Artikel-ID: #RPOHD20332

1. Klicken Sie in Ihrer PaperOffice Oberfläche auf den Pfeil, rechts neben Ihrem Benutzernamen
2. Wählen Sie "Benutzergruppen" aus
3. Klicken Sie auf "Benutzergruppen bearbeiten" (Der Eintrag Admin ist bereits vordefiniert und kann nicht geändert werden)
4. Erstellen Sie einen neuen Eintrag und geben Sie eine Bezeichnung für die Benutzergruppe ein. Nachdem die Gruppe erstellt wurde, klicken Sie auf "X", um das Verwaltungsmodul zu verlassen.
5. Ihre neue Gruppe wurde bereits angelegt und Sie können verschiedene Rechte, wie:

- Rechte Dokument Eigenschaften

Setzen Sie jeweils ein Häkchen auf die Zugriffsbereiche, welche den Eigenschaften des Dokumentes entsprechen

- Rechte Dokumente und Originaldateien

Setzen Sie jeweils ein Häkchen auf die Zugriffsbereiche, wie das Löschen oder Zugreifen von Dokumenten. Falls Sie das Häkchen neben "Darf Stichwortsuche benutzen" nicht setzen, so wird derjenige Benutzer die Suchleiste nicht vorfinden.

- Rechte Einstellungen

Setzen Sie jeweils ein Häkchen auf die Zugriffsbereiche,wie Einstellungen, SmartSpell, Datenbank und Überwachung.

anpassen. Speichern Sie Ihre Änderungen


6. Um danach neu erstellte Benutzergruppen Ihren vorhandenen Benutzern zuzuweisen, müssen Sie auf "Benutzer" gehen, einen Benutzer markieren und "Markierten Benutzer bearbeiten" und im Bereich Zugriffsrechte die Benutzergruppe entsprechend anpassen.


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Wie füge ich neue Benutzer hinzu?

Artikel-ID: #RPOHD5152

Neue Benutzer (nur bei paperOffice Team verfügbar) können hinzugefügt werden, indem neue PaperOffice Konten erstellt werden und diese sich mit der bestehenden Datenbank verbinden.

1. Erstellen Sie ein neues PaperOffice Konto

2. Nachdem das PaperOffice Konto erstellt wurde, wählen Sie "Optionen" und "Weiter und Datenbankverbindung verwalten"


PaperOffice erkennt automatisch, dass neue Benutzer sich an der Datenbank anmelden möchten, gleich ab, ob Ihr Lizenzumfang dies ermöglicht und fügt Sie dem Netzwerk hinzu.

Benutzergruppen können später, nachdem alle Benutzer sich in der Datenbank angemeldet haben, vom Administrator bearbeitet werden.


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Allgemeine Informationen zu der Benutzerverwaltung

Artikel-ID: #RPOHD5244

Mit der zentralen Benutzerverwaltung haben Sie die Übersicht über alle Benutzerdaten und deren Freigabestufen.
Die Benutzerverwaltung bietet in PaperOffice zahlreiche Funktionen zur Verwaltung komplexer Benutzerstrukturen innerhalb Ihres Netzwerkes mit verschiedenen Rechten sowie Zuordnung von Freigabestufen.
Sie können zudem individuelle Gruppen erstellen und bestimmen, wer und wo auf was Zugriff hat. Somit können Benutzer, die der Zugriffsstufe nicht entsprechen die Ordner bzw. Dokumente nicht einsehen.


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Wie können bereits angelegte Benutzer verwaltet werden?

Artikel-ID: #RPOHD5336

Die zentrale Benutzerverwaltung findet immer pro PaperOffice Datenbank statt. Alle Benutzer, die mit dieser Datenbank verbunden sind, werden  in der Benutzerverwaltung aufgelistet:


PaperOffice skaliert sich selber aufgrund der mit der Datenbank verbundenen Konten.Nach der Erstellung neuer PaperOffice Konten, kann der Admin innerhalb der Benutzerverwaltung individuelle Freigabestufen den Benutzern zuweisen. Freigabestufen können für Ordnerzugriffe (in Ordnereigenschaften und Freigabestufe) und explizit für einzelne Dokumente (Eigenschaften und Sicherheit) hinterlegt werden. Alle Benutzer, die dieser Freigabestufe nicht entsprechen bekommen den Ordner und/oder die Dokumente nicht angezeigt.


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Wie verhält es sich mit dem Passwortschutz für Benutzer?

Artikel-ID: #RPOHD5428

Bei jeder PaperOffice Konten Erstellung muss der Benutzer sein individuelles Passwort eingeben. Dieses Passwort kann in der Benutzerverwaltung, im Bereich der Benutzergruppen, nur vom Admin geändert, bzw. eingesehen werden.



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Wie kann ich das Benutzerfoto ändern?

Artikel-ID: #RPOHD5612

Das Profilbild des Benutzers kann kinderleicht geändert werden, indem Sie auf das Bild mit der linken Maustaste klicken, neues Bild auswählen und Ihre Eingaben durch Speichern bestätigen.


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Workflow mit SmartSpell

Was ist ein SmartSpell Wörterbuch und wie kann ich es verwalten?

Artikel-ID: #RPOHD20424

In der SmartSpell Verwaltung werden erkannten Wörter sowie zur Ersetzung vorgemerkte Begriffe aufgelistet. Sie können diese im Nachhinein korrigieren oder eigene spezifische Wörter hinzufügen.

Alle Wörterbucheinträge, die von Ihnen bereits aus verschiedenen Korrekturvorschlägen ausgewählt wurden, werden unter der Spalte "Ersetzung" aufgelistet. Diejenigen Wörter, die entfernt werden sollten, werden als "wird entfernt" eingetragen.

Sie können die Einträge auch später noch korrigieren. Wählen Sie dazu einen Eintrag aus der Liste aus und schreiben im Feld "Ersetzung" das neue Wort rein. Bestätigen Sie die Änderung, indem Sie auf Speichern klicken. Die Liste wird mit dem neuen Ersetzungswort aktualisiert. Um den Eintrag zu löschen, wählen Sie "Löschen".

Sie können ebenfalls eigene spezifische Wörter zu Ihrem SmartSpell Wörterbuch hinzufügen und die Sprache bestimmen.


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Was ist die SmartSpell Texterkennung?

Artikel-ID: #RPOHD9292

Die weltweit einzigartige SmartSpell Texterkennung extrahiert den Text aus nahezu jeder beliebigen Datei oder Papierdokument und erstellt einen Volltextsuche-Katalog.
Für diese perfekte Texterkennung sorgen umfangreiche branchentypische Wörterbücher aus vielen verschiedenen Bereichen wie Medizin, Recht, Wirtschaft und Industrie. SmartSpell unterstützt mehr als 160 Sprachen sowie selbstverständlich sämtliche Sonderzeichensätze von kyrillisch über japanisch bis hin zu arabisch.

Dokumente werden automatisch verarbeitet und in ihren Rohtext zerlegt. Dieser Vorgang findet transparent im Hintergrund statt.

Erkannte OCR-Rohtext wird optimal katalogisiert und für eine blitzschnelle Volltextsuche in einem speziellen Hochleistungs-Speicher gespeichert.

Die Spracherkennung der Dokumentensprache erfolgt automatisch. SmartSpell optimiert und aktualisiert die Texterkennung dann automatisch in dieser Sprache, der erkannte OCR-Rohtext wird mit umfangreichen Branchen- Wörterbüchern abgeglichen und korrigiert.

Der erkannte OCR-Rohtext wird mit umfangreichen Branchen- Wörterbüchern abgeglichen und korrigiert. Das garantiert perfekte Rohtextergebnisse für gezielte Stichwortsuchen auch bei schwierigen Dokumenten. Die Branchen- Wörterbucher werden ständig aktualisiert aus Bereichen Allgemein, Medizin, Recht, Industrie und Finanzen.


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Was ist die SmartSpell Textkorrektur?

Artikel-ID: #RPOHD9384

Die intelligente SmartSpell Textkorrektur lernt nach jeder Texterkennung automatisch nichterkannte Begriffe und fügt Sie Ihrem persönlichen Wörterbuch hinzu.


Sie können entweder aus diesen Vorschlägen wählen oder eigene spezifische Wörter hinzufügen.

SmartSpell ist ein rein basiertes KI Texterkennungssystem, welches auf Basis Ihrer Vorgaben alle weiteren Texterkennungen automatisch korrigiert.

Nach dem individuellen Einordnen von Textvorschlägen und spezifischen Wörtern, erstellt SmartSpell das innovative Ranking. Nach diesem Lernprozess wird SmartSpell auf Basis Ihrer Vorgaben alle weiteren Texterkennungen automatisch korrigieren.


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SmartSpell Vorgehensweise. Muss ich etwas dabei beachten?

Artikel-ID: #RPOHD9476

Alle SmartSpell Dienste (Texterkennung und Textoptimierung) laufen automatisch im Hintergrund. Nachdem das Dokument in PaperOffice hinzugefügt wurde, wird es automatisch texterkannt. Das SmartSpell IntelligentSystem erkennnt und automatisiert sich, sobald neue Dokumente vorhanden sind.

Dank der in PaperOffice integrierten Dienstüberwachung, können Sie ganz einfach erkennen, welches Dokument zurzeit verarbeitet wir und welcher Dienst genau ausgeführt wird.

Die SmartSpell Textkorrektur (in der obigen Menuleiste, als Dschinn gekennzeichnet) benötigt Ihre Mithilfe, falls sich neben dem Dschinn eine Zahl aufweist. Klicken Sie auf diesen und korrigieren Sie die nicht erkannten Wörter, um Sie in Ihr persönliche Texterkennungs-Wörterbuch hinzuzufügen.



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Unterstützte Plattformen, technische Voraussetzungen und Hardware-Kompabilität
Unterstützung Empfehlung und Freigaben
Betriebssysteme
Freigegeben unter: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016. Empfohlen: Windows® 10 x64 (64bit). Der Einsatz von abweichenden Komponenten ist möglich, kann jedoch zu technischen Einschränkungen führen. PaperOffice benötigt für einen einwandfreien Betrieb lokale Administratorenrechte. Überprüfen Sie betriebssystemunabhängig durch eine Testinstallation ob alle Funktionen Ihren Ansprüchen genügen, da aufgrund fehlender Update/Systemunterstützung keine offizielle Freigabe erfolgen kann.
Darstellung
Erforderlich: 1280 x 768, Empfohlen: 1920 x 1080 oder mehr. Mobile Geräte - Erforderlich: 960 x 640, Empfohlen: 1280 x 720 oder mehr.
Hardware
Erforderlich: 4GB Arbeitsspeicher, Prozessorleistung Intel i5 (oder vergleichbar), Internetverbindung (Downstream min. 10Mbit, Upstream min 1Mbit). Empfohlen: wie zuvor, jedoch 8GB Arbeitsspeicher, Intel i7 (oder vergleichbar), Installation und Datenbank auf SSD, Internetverbindung (Downstream min. 16 Mbit, Upstream synchron oder min. 5 Mbit)
Netzwerk (optional)
Erforderlich: Standard TCP/IP Netzwerk 100Mbit. Empfohlen: Standard TCP/IP Netzwerk 1Gbit. Für RSPS (Secure Personal Server) oder Server-Fernvernetzung Serveranbindung mit min. 50Mbit synchron, Clientanbindung mit min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
Datenbank
Erforderlich: mindestens 1GB MB freier Speicherplatz. Empfohlen: mindestens 10GB MB freier Speicherplatz.
Drucker / Scanner (optional)
Für Einsatzzwecke mit wenig Papiervolumen: handelsüblicher Flachbett- oder Einzugsscanner mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit mittlerem Papiervolumen: Leistungsfähiger Einzugsscanner mit ADF (automatischer Dokumenteneinzug) mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit hohem Papiervolumen: Groß-Kombigeräte wie z.B. Konica Minolta BizHub Serie mit WIA oder TWAIN Schnittstelle oder Scan2file Funktion.
Lizensierung
Für die Nutzung als Einzelplatz benötigen Sie PaperOffice One, ab einer gleichzeitigen Nutzung mit mehr als einem Benutzer benötigen Sie PaperOffice Team. Jedes Gerät auf welchem PaperOffice installiert wird benötigt eine gültige Lizenz. PaperOffice kann beliebig oft neu installiert werden. Ein PaperOffice-Konto kann immer nur einmal an der Datenbank angemeldet sein. Sie können eine Datenbank beliebig oft trennen und neu verbinden. Um mit mehreren Datenbanken zu arbeiten benötigen Sie für jede Datenbank ein separates PaperOffice-Konto oder eine Cooldown-Phase von 96 Stunden.
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