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Letzte Aktualisierung am 22.08.2019

Internationalisierung

Wo kann die Programmsprache umgestellt werden?

Artikel-ID: #RPOHD27508

In Ihrem Anmeldefenster werden die von PaperOffice unterstützten Sprachen angezeigt: Deutsch, Englisch, Spanisch und Russisch.
Um die Sprache umzustellen, klicken Sie einfach die geünschte Sprache an: PaperOffice startet sich neu und ändert die Sprache.


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In welchen Sprachen ist die Programmoberfläche verfügbar?

Artikel-ID: #RPOHD13156

PaperOffice ist in folgenden Sprachen verfügbar:

  • Deutsch
  • Englisch (US)
  • Russisch
  • Spanisch (ES)


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Kann PaperOffice Sonderzeichensätze wie kyrillisch, arabisch und asiatisch darstellen?

Artikel-ID: #RPOHD13248

Ja, PaperOffice unterstützt vollständig die UTF-8 (Unicode) Kodierung.


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Ich habe Dokumente in unterschiedlicher Sprache, wie läuft es mit der Texterkennung?

Artikel-ID: #RPOHD19964

Jedes Dokument in PaperOffice wird texterkannt. Dabei erkennt PaperOffice automatisch um welche Sprache es sich bei Ihrem Dokument handelt und greift so auf spezialisierte Wörterbücher zurück, um Ihr Dokument so präzise wie möglich zu erkennen. Sie können auch Ihr Dokument in 13 weitere Sprachen übersetzen lassen (wird nicht in Standardversion angeboten und muss dazugebucht werden).


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Ordnerliste

Wie ändere ich die Reihenfolge der bestehenden Ordner oder Unterordner?

Artikel-ID: #RPOHD20056

Durch leichtes Drag&Drop (Ziehen & Ablegen) können Ordner oder Unterordner in einen entsprechenden Ordner als Unterordner oder zwischen zwei gewünschte Ordner verschoben werden.
Wählen Sie einen Ordner aus, welchen Sie verschieben würden, ziehen diesen mit der linken Maustaste in einen anderen Ordner (dadurch wird der Ordnername fett gekennzeichnet) oder zwischen andere Ordner, dabei wird ein schwarzer Strich angezeigt - so sehen Sie Ihre zukünftige Positionierung des Ordners, wenn Sie diesen loslassen würden.
Nachdem der Ordner losgelassen wurde, wird dieser samt Inhalt verschoben und die Ansicht aktualisiert.


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Wie kann ich neue Ordner erstellen?

Artikel-ID: #RPOHD3128

Wählen Sie vorerst den Ordner aus, unter welchem Sie einen neuen Unterordner erstellen möchten, indem Sie diesen mit der rechten Maustaste anklicken und so das Kontext Menu aufrufen. Klicken Sie nun auf "Neuen Unterordner erstellen" , geben den Ordnernamen ein und ,optional, weitere Eigenschaften und klicken danach auf "Änderungen speichern".


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Wie kann ich bestehende Ordner verwalten?

Artikel-ID: #RPOHD3036

Verwalten Sie ganz bequem Ihre Ordner innerhalb der Ordner Verwaltung: benennen diese um, legen Unterkategorie- Ordner an und fügen ganz individuelle Bemerkungen hinzu. Zusätzlich können Kontakte mit Ihren Ordnern verknüpft werden, indem bestehende Kontakte ausgewählt werden.

Wählen Sie dazu den entsprechenden Ordner aus und klicken mit der rechten Maustaste auf diesen und wählen "Ordnereigenschaften und Freigabestufe" aus.


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Wie ändere ich das Ordner Symbol?

Artikel-ID: #RPOHD17112

Ordner können mit verschiedenen bestehenden Icons gekennzeichnet werden.
Wählen Sie dafür den entsprechenden Ordner aus, klicken mit der rechten Maustaste und wählen danach "Ordnersymbol" aus. Klicken danach ein gewünschtes Symbol an - das Symbol wird automatisch geändert.


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Wie kann ich eine Ordner Farbe hinzufügen oder diese ändern?

Artikel-ID: #RPOHD16376

Zusätzlich zu Ordnersymbolen können Ordnerfarben hinzugefügt werden, um diese zusätzlich farblich zu kennzeichnen. Sie fügen eine Ordnerfarbe ganz einfach hinzu, indem Sie den gewünschten Ordner mit der rechten Maustaste anklicken und "Ordnerfarbe" auswählen. Wählen Sie nun die entsprechende Farbe aus - Ordner werden synchronisiert und die Ordnerfarbe wird neben dem Ordner angezeigt.


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Anzeigetyp

Welche Anzeigetypen gibt es und wie kann ich diese ändern?

Artikel-ID: #RPOHD25760

Die PaperOffice Oberfläche verfügt über 5 Anzeigetypen: Anzeige nach Ordner, Anzeige nach Status, Anzeige nach Schlüsselwörter, Anzeige nach Dokumenttyp, Anzeige nach Kontakt.
Diese können ganz leicht geändert werden, indem Sie das entsprechende Symbol mit der linken Maustaste anklicken und somit die Ansicht wechseln.


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Anzeige nach Ordner

Artikel-ID: #RPOHD25852

Bei Klick auf den Anzeigetyp "Anzeige nach Ordner" werden Ihre Dokumente in der Dokumenliste nach Ordner (links) angezeigt. Klicken Sie verschiedene Ordner an und Ihre Dokumentliste mit den Einträgen wird dementsprechend angezeigt.


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Anzeige nach Status

Artikel-ID: #RPOHD25944

Bei Klick auf den Anzeigetyp "Anzeige nach Status" werden links die von Ihnen hinterlegten Statuseinträge geladen (oder die bei Ihnen bereits standartmäßig mit der Datenbank mitgelieferten Statuseinträge). Falls Sie Ihren Dokumenten einen Statuseintrag vergeben haben, so werden diese dementsprechend in der Dokumentliste aufgelistet. Statuseinträge können ganz leicht in Eigenschaften Ihrer Dokumente hinterlegt werden.


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Anzeige nach Schlüsselwörter

Artikel-ID: #RPOHD26036

Bei Klick auf den Anzeigetyp "Anzeige nach Schlüsselwörter" werden links die von Ihnen hinterlegten Schlüsselwörter geladen (oder die bei Ihnen bereits standartmäßig mit der Datenbank mitgelieferten Schlüsselwörter). Falls Sie Ihren Dokumenten ein oder mehrere Schlüsselwörter vergeben haben, so werden diese dementsprechend in der Dokumentliste aufgelistet. Bei multipler Schlüsselwortvergabe erscheint das Dokument in jedem Eintrag.
Beispiel: Dem Dokument "Rechnung" wurde das Schlüsselwort "Unbezahlt" und "Wichtig" vergeben, bei Klick auf das Schlüsselwort "Unbezahlt" wird das Dokument aufgelistet sowie bei Klick auf das Schlüsselwort "Wichtig".
Schlüsselwörter können ganz leicht in Eigenschaften Ihrer Dokumente hinterlegt werden.


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Anzeige nach Dokumenttyp

Artikel-ID: #RPOHD26128

Bei Klick auf den Anzeigetyp "Anzeige nach Dokumenttyp" werden links die von Ihnen hinterlegten Dokumenttypen geladen (oder die bei Ihnen bereits standartmäßig mit der Datenbank mitgelieferten Dokumenttypen). Falls Sie Ihren Dokumenten ein oder mehrere Dokumenttypen vergeben haben, so werden diese dementsprechend in der Dokumentliste aufgelistet. Bei multipler Dokumenttypevergabe erscheint das Dokument in jedem Eintrag.
Beispiel: Dem Dokument "Kaufvertrag" wurde der Dokumenttyp "Vertrag" und "Kaufvertrag" vergeben, bei Klick auf den Dokumenttyp "Vertrag" wird das Dokument aufgelistet sowie bei Klick auf den Dokumenttyp "Kaufvertrag".
Dokumenttypen können ganz leicht in Eigenschaften Ihrer Dokumente hinterlegt werden.


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Anzeige nach Kontakt

Artikel-ID: #RPOHD26220

Bei Klick auf den Anzeigetyp "Anzeige nach Kontakt" werden links die von Ihnen hinterlegten Kontakte nach alphabetischer Reihenfolge geladen. Falls Sie Ihre Dokumente mit einem oder mehreren Kontakten verbunden haben, so werden diese dementsprechend in der Dokumentliste aufgelistet. Bei multipler Kontaktvergabe erscheint das Dokument in jedem Eintrag.
Kontakte können ganz leicht unter Programm-Module hinzugefügt und über das Kontext Menu der Dokumente sowie danach "Mit einem Kontakt verbinden" mit Ihren Dokumenten verbunden werden.


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Dokumentvorschau

Was ist eine Dokumentvorschau und wo finde ich Sie?

Artikel-ID: #RPOHD3404

Jedes hinzugefügte Dokument in PaperOffice wird so verarbeitet, dass eine Vorschauansicht jeder Dokumentseite erstellt und diese angezeigt wird.
Klicken Sie auf ein beliebiges Dokument in der Dokumentliste - rechts wird die grosse Dokumentvorschau angezeigt. Rechts daneben die Miniaturansichten aller weiteren Seiten, falls es sich um ein mehrseitiges Dokument handelt. Klick auf eine der Miniaturansicht und die angeklickte Seite wird ebenfalls als grosse Vorschauansicht dargestellt.


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Wird eine Dokumentvorschau aller Dokumentseiten durchgeführt?

Artikel-ID: #RPOHD3496

Es werden Vorschauen aller Seiten, die Ihr Dokument beinhaltet durchgeführt. Wenn Sie auf die Miniaturansicht (rechts neben der grossen Seitenansicht) der Seiten klicken, werden diese als grosses Vorschaubild dargestellt.


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Welche Symbole werden neben der Dokumentvorschau dargestellt und welche weiterführenden Optionen kann ich ausführen?

Artikel-ID: #RPOHD3588

Verschiedene Dokumentoptionen werden neben der Dokumenten Vorschau angezeigt, bei Klick auf eine der Optionen werden weiterführende Funktionen ausgeführt oder hinterlegte Informationen zu diesem Dokument angegeben.

  • "Seite drehen" - Dreht die Vorschauseite um 180 Grad.
  • "Als PDF Datei mit Outlook versenden" - öffnet Outlook und hängt das aktuell ausgewählte Dokument als Anhang an die Email.
  • "Dokument drucken" - öffnet die aktuelle Originaldatei und zeigt den Druckdialog an.
  • "Datei im PDF Format öffnen" - öffnet die Datei im PDF Format mit dem PaperOffice PDF Viewer.
  • "Texterkennung" - links-Klick öffnet die erkannte Texterkennung der markierten Dokumentseite.
  • "Mit diesem Dokument verbundene Kontakte" - falls mit diesem Dokument Kontakte verbunden wurden, so wird die Anzahl der verbundenen Kontakte hier angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol und die Kontaktverwaltung geht auf, der entsprechende Kontakt wird markiert. Wenn noch kein Kontakt verbunden wurde, können Sie trotzdem auf das Symbol klicken und dementsprechend dieses Dokument mit einem Kontakt verbinden."
  • "Für dieses Dokument hinterlegte Notizen" - falls Notizen für dieses Dokument hinterlegt wurden, so wird ebenfalls wie bei den Kontakten eine Zahl (Anzahl) angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol und die für das Dokument hinterlegte Notiz wird angezeigt. Falls keine Notiz vorhanden ist, so können Sie ebenfalls wie bei Kontakten auf das Symbol klicken und danach eine neue Notiz für das Dokument hinterlegen.
  • "Für dieses Dokument hinterlegte Termin-Aufgaben" - falls Aufgaben für dieses Dokument hinterlegt wurden, so wird ebenfalls wie bei den Kontakten eine Zahl (Anzahl) angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol und die für das Dokument hinterlegte Aufgabe wird angezeigt. Falls keine Aufgabe vorhanden ist, so können Sie ebenfalls wie bei Kontakten auf das Symbol klicken und danach eine neue Aufgabe für das Dokument hinterlegen.
  • "Versionsverlauf" - wenn dieses Dokument über mehrere Versionen verfügt, wird hier die Anzahl der Versionen angegeben. Sie können auf das Symbol klicken und sich den Versionsverlauf in der Versionskontrolle anzeigen lassen. Sie verlassen den Modus, indem Sie auf das "Schliessen" Symbol klicken.


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Kann ich auf der Dokumentvorschau Notizen und Bemerkungen hinterlegen, werden die auch auf dem Originaldokument sichtbar?

Artikel-ID: #RPOHD20976

Sie können Notizen, Aufgaben zu den Notizen auf jeder beliebigen Seite der Dokumentvorschau hinterlassen. Ausserdem können multiple Notizen zu jeder Dokumentseite hinzugefügt werden.
Zudem können Kommentare in Form von gelben Post-Its für das ganze Dokument hinterlegt werden.
Das Originaldokument wird dabei NICHT verändert.


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Dokumentliste

Was ist eine Dokumentliste und wo finde ich diese in PaperOffice?

Artikel-ID: #RPOHD3680

In der Dokumentliste werden alle Dokumente aufgelistet, die der eine oder andere Ordner beinhaltet. Sie ist das zentrale Anzeigeelement in PaperOffice für die Auflistung von Dokumenten.


Die Dokumentliste wurde in PaperOffice so konzipiert, dass Sie so viel wie möglich Information über das Dokument auf einen Blick erhalten.
So werden hinzugefügte Notizen, Aufgaben oder Kontakte bereits in der Dokumentliste farblich gekennzeichnet was zur Prozessoptimierung führt und die Transparenz garantiert.

Schnellaktionen für das markierte Dokument über das Kontext-Menu maximieren die Bearbeitungsgeschwindigkeit auf ein absolutes Höchstmaß.


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Wie bedeuten die Symbole und Farben in der Dokumentliste?

Artikel-ID: #RPOHD21068

1. Dokumentenvorschau. Hier wird die Miniaturansicht der 1 Dokumentseite dargestellt. Im unteren linken Viereck wird der Dateityp angegeben (PDF, DOC, TXT usw), rechts unten steht die Anzahl der Dokumentseiten. Oberhalb der Dokumentvorschau wird das Datum angegeben, wann das Dokument hinzugefügt wurde.


2. Dokumentname. Hier wird der Dokumentname angezeigt. Sie können den Namen in Dokumenteigenschaften ändern (Doppelklick auf den Eintrag - zweiter Reiter oder indem Sie auf das zweite Symbol klicken, welches ebenfalls in Punkt 6 beschrieben wird).

3. Dokumenttyp. Der von Ihnen hinterlegte Dokumenttyp wird hier angezeigt. Den Dokumenttyp können Sie angeben, indem Sie auf den orangenen Knopf klicken und "Dokumenttyp" auswählen oder durch Doppelklick auf den Eintrag und dritten Reiter auswählen.

4. Falls das Dokument über Notizen, Aufgaben oder Kontakte verfügt oder versioniert wurde, werden die Symbole hier farblich gekennzeichnet und die Anzahl der hinterlegten Merkmale angegeben.

5. Dokumentstatus. Sie können in Eigenschaften des Dokumentes den Dokumentstatus farblich hinterlegen. Dieser wird hier angezeigt. Wenn Sie mit der linken Maustaste kurz über die farbliche Markierung gehen, fährt die Markierung nach rechts auf und gibt den von Ihnen hinterlegten Status an. Grauer Balken bedeutet, dass kein Status hinterlegt wurde.

6. Kontext Menu und Eigenschaften des Dokumentes. Um das Kontext Menu zu öffnen und weiterführende Funktionen zum Dokument durchzuführen (wie Mit Kontakt verbinden, exportieren oder löschen) , klicken Sie auf das erste Symbol. Sie können auch auf den Eintragt mit der rechten Maustaste klicken, um so das Kontext Menu aufzurufen.
Um Dokumenteigenschaften zu öffnen klicken Sie auf das zweite Symbol. In Dokumenteigenschaften können u.a. Dokumentname, Status, Schlüsselwörter, benutzerdefinierte Felder usw hinterlegt werden. Sie können Dokumenteigenschaften mit Doppelklick auf den Eintrag ebenfalls aufrufen.


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Wie kann ich die Dokumentliste sortieren?

Artikel-ID: #RPOHD20516

Alle in der Dokumentliste dargestellten Dokumente lassen sich umfangreich sortieren, um so die Dokumente nach bestimmten Kriterien anzeigen zu lassen.

Sortieren nach "Erstellt am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum, an welchem das Dokument nach PaperOffice hinzugefügt wurde.

Sortieren nach "Datum auf Dokument": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum auf dem Dokument, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.

Sortieren nach "Posteingang am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum des Posteingangs, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.

Sortieren nach "Fälligkeit am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Fälligkeitsdatum, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.

Sortieren nach "Wiedervorlage am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum der Wiedervorlage, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.

Sortieren nach "Dokumentname": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Dokumentnamen, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich ändern können.

Sortieren nach "Status": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Dokumentstatus, welchen Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.

Sortieren nach "Schlüsselwörter": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach Schlüsselwörtern, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.

Sortieren nach "Dokumenttyp": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach den Dokumenttypen, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.

Sortieren nach "Originalablageort": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach Originalablageorten, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.

Sortieren nach "Erstellt von": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach Benutzernamen, welche das Dokument nach PaperOffice hinzugefügt haben.


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Wie kann ich die Reihenfolge von Dokumenten in der Dokumentliste bestimmen?

Artikel-ID: #RPOHD20608

Die Reihenfolge der Dokumente kann durch Klick auf "Neue oben" oder "Alte oben" dementsprechend geändert werden.


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Wie kann ich alle Dokumente in der Dokumenten Liste markieren?

Artikel-ID: #RPOHD20700

Um alle Dokumente innerhalb Ihrer Dokumentliste zu markieren, wählen Sie "Alle markieren", diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie z.B. viele Dokumente in einen anderen Ordner verschieben möchten. Um die Markierung rückgangig zu machen, wählen Sie "Keine markieren".

Falls Sie nur ein Paar Dokumente markieren möchten, um diese z.B. in eine Dokumentmappe zu verbinden, so setzen Sie jeweils ein Häkchen neben den Dokumentnamen links.


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Kann ich Dokumente aus der Dokumentliste einfach in einen anderen Ordner verschieben?

Artikel-ID: #RPOHD20792

Dokumente können kinderleicht zwischen den Ordnern verschoben werden. Ziehen Sie ganz einfach ein beliebiges Dokument mit der linken Maustaste in den entsprechenden Ordner rein, der jeweilige Zielordnername wird dabei fett gekennzeichnet. Lassen Sie danach das Dokument einfach los, um dieses in den gewünschten Ordner zu verschieben. Bitte beachten Sie, dass Dokumente in schnelle Ansichten nicht verschoben werden können - es erscheint ein durchgestrichenes rotes Symbol. Um ein Dokument z.B. in "Favoriten" oder "Merkliste" hinzuzufügen nutzen Sie das Kontext Menu des jeweiligen Dokumentes.


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Wie kann ich mein Dokument bearbeiten, weiterleiten oder öffnen? Was ist ein Kontext Menu?

Artikel-ID: #RPOHD20884

Alle Dokumentaktionen sind mit simplem rechten Mausklick durch das Kontext Menu erreichbar. Das Kontext Menu des jeweiligen Dokumentes lässt sich auch aufrufen, indem Sie den entsprechenden Knopf in der Dokumentliste anklicken.

Mit PaperOffice PDF-Viewer öffnen: Öffnet das markierte Dokument mit dem in PaperOffice integriertem PDF-Viewer. PDF-Viewer ist das integrierte Anzeigeprogramm für PDF Dokumente.

Datei im Originalformat öffnen mit ...: Öffnet das aktuell ausgewählte Dokument im Originalformat und mit dem Programm, welches Sie im nächsten Schritt bestimmen.

Datei im Originalformat bearbeiten mit ... : Bearbeitet das aktuell ausgewählte Dokument im Originalformat und mit dem Programm, welches Sie im nächsten Schritt bestimmen. Dabei erkennt PaperOffice ganz automatisiert, ob sich am Dokument etwas geändert hat und versioniert dieses nachdem es wieder eingecheckt wurde.

Bearbeiten mit PaperOffice WorkBench: WorkBench ermöglicht das direkte Bearbeiten von Dokumenten, welche bereits in PaperOffice gespeichert wurden oder im elektronischen Format vorhanden sind. So können Sie z.B. die Reihenfolge von Dokumentseiten ändern, mehrere Dokumente miteinander verbinden, aus den Einzelseiten bestehender Dokumente neue Dokumente erstellen, mit Hilfe von verschiedenen Bearbeitungswerkzeugen wie z.B. Paint Seiteninhalte radieren oder schwärzen.
Das bearbeitete Dokument lässt sich anschliessend in sekundenschnelle als neues Dokument speichern, drucken, mailen oder als PDF exportieren. Hierbei wird das Ursprungsdokument bearbeitet und nach dem Speichern dieses versioniert.

Kopie im PaperOffice WorkBench erstellen: Erstellt eine Kopie dieses Dokumentes in WorkBench. Der Unterschied zu der vorher beschriebenen Funktion liegt darin, dass das Ursprungsdokument nicht bearbeitet wird. Ist empfehlenswert, wenn Sie ein neues Dokument auf Basis eines bestehendes Dokumentes erstellen möchten.

Texterkennung kopieren: Kopiert den erkannten Text in die Windows Zwischenablage.

Zu Favoriten hinzufügen: Fügt das aktuell ausgewählte Dokument in Ihre Favoritenliste hinzu. Die Favoriten des Benutzers werden in der Ordner-Ansicht links oben angezeigt. Dabei wird eine "Kopie" des ausgewählten Dokumentes in den Favoriten Ordner gelegt, das Original des hinzugefügten Dokumentes bleibt im bestehenden PaperOffice Ordner.

Zu Merkliste hinzufügen: Fügt das aktuell ausgewählte Dokument in Ihre Merkliste hinzu. Die Merkliste des Benutzers wird in der Ordner-Ansicht links oben angezeigt. Dabei wird eine "Kopie" des ausgewählten Dokumentes in den Merkliste-Ordner gelegt, das Original des hinzugefügten Dokumentes bleibt im bestehenden PaperOffice Ordner.

Mit einem Kontakt verbinden: Öffnet im nächsten Schritt die Kontaktverwaltung, in welcher Sie den Kontakt auswählen und somit das Dokument mit diesem Kontakt verbinden können.

Von einem Kontakt trennen: Falls Ihr Dokument bereits mit einem Kontakt verbunden wurde, so können Sie im nächsten Schritt das Dokument von diesem Kontakt trennen.

Ordnerpfad öffnen: Selektiert im nächsten Schritt den Ordner (links) und lädt in die Dokumentliste alle Dokumente, die der Ordner beinhaltet. Diese Option ist nur dann sichtbar, wenn Sie sich in Ihren schnellen Ansichten, wie "Zuletzt hinzugefügte" oder "Alle verfügbaren Dokumente" befinden.

Versenden mit PaperOffice ShareHub: ShareHub ist die intelligente Zentrale zum sicheren Versenden Ihrer Dokumente. So können Sie im nächsten Schritt nach Auswahl der Empfängerdaten zusätzlich ein Deckblatt oder Anschreiben hinzufügen und die Bestätigung über Empfang anfordern.

Datei exportieren: Die aktuelle Version des Dokumentes kann im nächsten Schritt exportiert werden und im beliebigen Speicherort gespeichert werden.

Eigenschaften: Öffnet die Eigenschaften des aktuell ausgewählten Dokumentes, wo Sie zusätzlich ein Wiedervorlagedatum, Schlüsselwörter, benutzerdefinierte Felder und andere Merkmale zum Dokument hinzufügen können.

Endgültig löschen: Löscht das aktuell ausgewählte Dokument endgültig aus Ihrer Datenbank. Bitte beachten Sie, dass das Dokument sowie alle damit verbundenen Daten unwiderruflich gelöscht werden und der Vorgang nicht rückgangig gemacht werden kann.


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Was bedeutet die untere Leiste in der Dokumentliste?

Artikel-ID: #RPOHD25668

Die untere Leiste der Dokumentliste beinhaltet zwei Informationen:
Auf der linken Seite wird die Anzahl der Dokumente angegeben, welche der ausgewählte Ordner beinhaltet.
Auf der rechten Seite "Davon angezeigt" wird die Anzahl der bereits geladenen Dokumente (Dokumentvorschauen) angegeben, beim scrollen nach unten werden weitere Dokumente nachgeladen, die der ausgewählte Ordner beinhaltet, und somit die Zahl aktualisiert.


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Live-Schnellsuche

Welche Einträge können in PaperOffice durchsucht werden?

Artikel-ID: #RPOHD25576

Vollständige Datenbank-Suche- bedeutet, dass die komplette Datenbank durchsucht wird.
Es werden automatisch alle in PaperOffice gespeicherten Informationen durchsucht wie z.B. Dokumente, Emails, Ordner- und Unterordnernamen, Dokumenten-Text und Bemerkungen zum Dokument.
Notizen und Aufgaben können über die jeweiligen Verwaltungen heraus durchsucht werden.


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Wie ist die Leiste der Schnellsuche in PaperOffice aufgebaut und was bedeuten die Knöpfe?

Artikel-ID: #RPOHD21712

PaperOffice Suchleiste bietet alles, damit Ihre Suche effektiv und schnell verläuft.

  • Zuletzt hinzugefügte Elemente anzeigen lassen: Durch Klick in das Suchfeld werden die zuletzt hinzugefügten Dokumente, Nachrichten (Emails) und Ordner angezeigt. Wählen Sie einen entsprechenden Eintrag aus und klicken diesen an, dieser wird in der Hauptansicht dargestellt.
  • Schnellsuche durchführen: Klicken Sie in das Suchfeld und geben einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Die Suche wird live durchgeführt, was bedeutet, dass die Ergebnisse nach Eingabe Ihres Suchbegriffes sofort aufgelistet werden, Sie müssen dabei nicht explizit auf ENTER drücken. Um Ihre Eingabe zu verwerfen, klicken Sie auf das "X" Symbol".

  • Zur Hauptansicht zurückkehren: Klicken Sie auf den linken Pfeil - die Ergebnisse werden ausgeblendet und Sie werden zur Hauptansicht weitergeleitet.
  • QR Code: Jedes in PaperOffice archivierte Dokument erhält eine einmalige Documenten ID. Diese wird sowohl in Form einer Zahl (PODXXXXXX) angezeigt, nach welcher Sie in der Suchleiste suchen können, aber auch in Form eines QR Codes. Diesen Code können Sie leicht aus den Eigenschaften des Dokumentes kopieren, drucken und an Ihr Dokument anbringen.
    Um ein Dokument in PaperOffice aufgrund eines vorhandenen QR Codes anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das QR Code Symbol und platzieren den PaperOffice QR Code gut lesbar in den roten Bereich, bis der Code ausgelesen werden kann. In sekundenschnelle wird Ihnen das gesuchte Dokument in PaperOffice angezeigt.

  • Filter: Klicken Sie auf das Filter Symbol und die Suchliste geht auf mit allen Einträgen, die in Ihrer Datenbank vorhanden sind (Dateien, Ordner, Notizen, Kommentare). Danach können Sie jeweils die einzelnen Filtereinträge links markieren und die Ergebnisse werden danach eingeschränkt.


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Wie kann ich eine Schnellsuche durchführen?

Artikel-ID: #RPOHD21896

Ganz leicht: Geben Sie einfach einen Suchbegriff in die Suchleiste ein, um die Suche zu starten. Dabei müssen Sie nicht auf "ENTER" drücken - es wird eine Live Suche durchgeführt, sofort nachdem Sie den Suchbegriff eingegeben haben.

Wir erklären Ihnen den Aufbau der Schnell - Suchtrefferliste am Beispiel des mitgelieferten Demodokuments "Mein erstes PaperOffice Dokument", der mitgelieferten Verzeichnisse und dem Suchbegriff "Dokument". Dabei kommt der Suchbegriff in der Texterkennung und im Ordnernamen vor. Die Suche wird nicht case-sensitive durchgeführt, was bedeutet, dass PaperOffice nicht zwischen Gross- und Kleinschreibung bei der Suche unterscheidet.

Die Suchergebnisse werden in 3 verschiedenen Spalten, falls gefunden, aufgelistet. Falls kein Suchbegriff eingegeben wurde, werden die zuletzt hinzugefügten Elemente (Dokumente, Emails und Ordner) aufgelistet.

1) Suchergebnisse aus dem Titel des jeweiligen Elementes werden gelb hinterlegt. Symbol des jeweiligen Ordners und der Ordnerpfad werden ebenfalls angegeben.

2) Suchergebnisse aus der Texterkennung des Dokumentes oder der Email werden symbolisch gekennzeichnet, dabei wird ebenfalls die Anzahl der gefundenen Ergebnisse angezeigt.

3) Datum. In allen drei Spalten wird rechts das Datum angegeben. Es wird das Datum angezeigt, an dem das Element (Dokument, Email oder Ordner) nach PaperOffice hinzugefügt wurden.


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Werden manuell hinzugefügten Notizen bzw. Aufgaben über die Schnellsuche durchsucht?

Artikel-ID: #RPOHD22080

Nein. In der Schnellsuche wird nicht nach Notizen und Aufgaben gesucht.
Falls Sie durchsuchbare Notizen Ihrem Dokument hinzufügen möchten, so hinterlassen Sie Kommentare in Eigenschaften des jeweiligen Dokumentes, welche Sie ausserdem als Post-It anzeigen können. Nach Kommentaren kann in der Schnellsuche gesucht werden.


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Unterstützte Plattformen, technische Voraussetzungen und Hardware-Kompabilität
Unterstützung Empfehlung und Freigaben
Betriebssysteme
Freigegeben unter: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016, Microsoft® Office® 365. Empfohlen: Windows® 10 x64 (64bit). Der Einsatz von abweichenden Komponenten ist möglich, kann jedoch zu technischen Einschränkungen führen. PaperOffice benötigt für einen einwandfreien Betrieb lokale Administratorenrechte. Überprüfen Sie betriebssystemunabhängig durch eine Testinstallation ob alle Funktionen Ihren Ansprüchen genügen, da aufgrund fehlender Update/Systemunterstützung keine offizielle Freigabe erfolgen kann.
Darstellung
Erforderlich: 1280 x 768, Empfohlen: 1920 x 1080 oder mehr. Mobile Geräte - Erforderlich: 960 x 640, Empfohlen: 1280 x 720 oder mehr.
Hardware
Erforderlich: 4GB Arbeitsspeicher, Prozessorleistung Intel i5 der aktuellen Generation (oder vergleichbar), Internetverbindung (Downstream min. 10Mbit, Upstream min 1Mbit). Internetverbindung wird nicht für den Produktivbetrieb benötigt, nur für Download des Setup Pakets, Erstellung des Benutzerkontos, Datenbankerstellung und das Hinzufügen des Geräts. Empfohlen: wie zuvor, jedoch 8GB Arbeitsspeicher, Intel i7 (oder vergleichbar), Installation und Datenbank auf SSD, Internetverbindung (Downstream min. 16 Mbit, Upstream synchron oder min. 5 Mbit)
Netzwerk (optional)
Erforderlich: Standard TCP/IP Netzwerk 100Mbit. Empfohlen: Standard TCP/IP Netzwerk 1Gbit. Für RSPS (Secure Personal Server) oder Server-Fernvernetzung Serveranbindung mit min. 50Mbit synchron, Clientanbindung mit min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
Datenbank
Erforderlich: mindestens 1GB MB freier Speicherplatz bei lokaler Datenbankspeicherung. Empfohlen: Datenspeicherung auf einem NAS Gerät (wie z.B. QNAP) mit mindestens 10GB MB freiem Speicherplatz.
Drucker / Scanner (optional)
Für Einsatzzwecke mit wenig Papiervolumen: handelsüblicher Flachbett- oder Einzugsscanner mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit mittlerem Papiervolumen: Leistungsfähiger Einzugsscanner mit ADF (automatischer Dokumenteneinzug) mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit hohem Papiervolumen: Groß-Kombigeräte wie z.B. Konica Minolta BizHub Serie mit WIA oder TWAIN Schnittstelle oder Scan2file Funktion.
Lizensierung
Jede PaperOffice Programmlizenz (One, One Plus oder Team) ist für ein Benutzerkonto, eine Datenbank sowie für die Installation auf einem PC gültig. Um PaperOffice im Netzwerk, NAS oder eigenem Server zu nutzen, benötigen Sie Version PaperOffice Team.
Der Datenbankserver selbst benötigt hierbei keine eigene Lizenz.
PaperOffice kann auf dem lizenzierten PC beliebig oft neu installiert werden.
Wenn Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten möchten, benötigen Sie für jede Datenbank ein eigenes PaperOffice Benutzerkonto. Andernfalls können Sie die Datenbank alle 96 Stunden wechseln.

Beispiele:
PaperOffice als Einzelplatzversion und lokaler Datenbankspeicherung = 1 Stück PaperOffice One oder One Plus
PaperOffice als Einzelplatzversion und Datenbankspeicherung auf NAS (wie z.B. QNAP) = 1 Stück PaperOffice Team
PaperOffice im Netzwerk und Datenbankspeicherung auf NAS (wie z.B. QNAP) auf 5 PC´s nutzen = 5 Stück PaperOffice Team
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