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Letzte Aktualisierung am 15.06.2019

Ordner Liste

Wie ändere ich die Reihenfolge der bestehenden Ordner oder Unterordner?

Artikel-ID: #RPOHD20056

Durch leichtes Drag&Drop können Ordner oder Unterordner in den entsprechenden Hauptordner verschoben werden. Markieren Sie vorerst den Ordner, den Sie reinziehen möchten und ziehen diesen mit der linken Maustaste in den Hauptordner rein oder zwischen jeweilige Ordner und lassen danach los.


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Wie erstelle und importiere ich Ordner und Unterordner?

Artikel-ID: #RPOHD3128

Neue Ordner und Unterordner können problemlos in Ihre Ordnerstruktur hinzugefügt werden oder mit Hilfe des integrierten MassImporters Ihre bestehende Ordnerstruktur des Dateisystems.

Klicken Sie dafür auf den Hauptordner und wählen "Neuen Unterordner erstellen" oder "Massenimport in diesen Ordner" aus.


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Wie kann ich bestehende Ordner verwalten?

Artikel-ID: #RPOHD3036

Verwalten Sie ganz bequem Ihre Ordner innerhalb der Ordner Verwaltung, benennen diese um, legen Unterkategorie- Ordner an und fügen ganz individuelle Bemerkungen hinzu. Zusätzlich können Kontakte mit Ihren Ordnern verknüpft werden, indem bestehende Kontakte ausgewählt werden.

Wählen Sie dazu den entsprechenden Ordner aus und klicken mit der rechten Maustaste auf diesen.


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Wie ändere ich das Ordner Symbol?

Artikel-ID: #RPOHD17112

Ordner können mit verschiedenen bestehenden Icons gekennzeichnet werden. Wählen Sie dafür den entsprechenden Ordner aus und klicken mit der rechten Maustaste, wählen danach "Ordnersymbol" aus.


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Wie kann ich eine Ordner Farbe hinzufügen oder diese ändern?

Artikel-ID: #RPOHD16376

Ganz einfach: wählen Sie den Ordner aus und klicken mit der rechten Maustaste auf diesen und wählen "Ordnerfarbe" aus. Wählen Sie die entsprechende Farbe aus - Ordner werden synchronisiert und die Ordnerfarbe wird hinzugefügt.


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Dokumenten Vorschau

Kann ich auf der Dokument Vorschau Notizen und Bemerkungen hinterlegen??

Artikel-ID: #RPOHD20976

Die Dokumenten Vorschau ist das zentrale Element, welches immer eine umfangreiche Vorschau des aktuell ausgewählten Dokumentes darstellt.

Bei Klick auf jede einzelne Seite wird diese als grosse Vorschaubildanzeige angezeigt. Dabei können Sie zwischen den einzelnen Seiten schalten, indem Sie diese mit der linken Maustaste anklicken. Tipp: Markieren Sie in der Dokumentliste mehrere Dokumente- es werden alle Seiten in der Vorschauansicht dargestellt.


Des Weiteren werden rechts von der Dokumenten Vorschau verschiedene Möglichkeiten angeboten, die OCR oder z.B. die Versionierung des Dokumentes aufzurufen.




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Was ist eine Dokument Vorschau und wo finde ich Sie?

Artikel-ID: #RPOHD3404

Die Dokumenten Vorschau ist das zentrale Element, welches immer eine umfangreiche Vorschau des aktuell ausgewählten Dokumentes darstellt.

Bei Klick auf jede einzelne Seite wird diese als grosse Vorschaubildanzeige angezeigt. Dabei können Sie zwischen den einzelnen Seiten schalten, indem Sie diese mit der linken Maustaste anklicken. Tipp: Markieren Sie in der Dokumentliste mehrere Dokumente- es werden alle Seiten in der Vorschauansicht dargestellt.


Des Weiteren werden rechts von der Dokumenten Vorschau verschiedene Möglichkeiten angeboten, die OCR oder z.B. die Versionierung des Dokumentes aufzurufen.




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Wird eine Dokument Vorschau aller Dokumentseiten durchgeführt?

Artikel-ID: #RPOHD3496

Es werden Vorschauen aller Seiten, die Ihr Dokument beinhaltet durchgeführt. Wenn Sie auf die Miniaturansicht der Seiten klicken, werden diese als grosses Vorschaubild dargestellt.

Tip: Klicken Sie auf die Lupe rechts neben den Vorschaubildern und die aktuell angezeigte Dokumentseite wird nochmals vergrössert. Sie verlassen den Modus indem Sie auf das gleiche Symbol klicken oder einmal auf das Dokument.


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Welche Symbole werden neben der Dokumenten Vorschau dargestellt und was verraten Sie mir über das Dokument?

Artikel-ID: #RPOHD3588

Verschiedene Dokumentoptionen werden neben der Dokumenten Vorschau angezeigt, bei Klick wird die entsprechende geöffnet.


  • "Dokumentvorschau vergrössern" - Wählen Sie eine Dokumentseite aus und Klicken Sie auf die Lupe, um die Dokumentansicht zu vergrössern. Um den vergrösserten Modus zu verlassen, klicken Sie erneut auf das Symbol oder mit der Maus auf freie Fläche.
  • "Texterkennung und Übersetzung" - Wählen Sie eine Dokumentseite aus, für welche Sie die Texterkennung benötigen. Die intelligente SmartSpell Texterkennung zeigt pro Dokumentseite die entsprechende Texterkennung an. Um die Option zu verlassen, klicken Sie auf das "Schliessen" Symbol.
  • "Mit diesem Dokument verbundene Kontakte" - Falls mit diesem Dokument Kontakte verbunden wurden, so wird die Anzahl der verbundenen Kontakte hier angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol und die Kontaktverwaltung geht auf, der entsprechende Kontakt wird markiert. Wenn noch kein Kontakt verbunden wurde, können Sie trotzdem auf das Symbol klicken und dementsprechend dieses Dokument mit einem Kontakt verbinden."
  • "Für dieses Dokument hinterlegte Notizen" - Falls Notizen für dieses Dokument hinterlegt wurden, so wird ebenfalls wie bei den Kontakten eine Zahl (Anzahl) angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol und die für das Dokument hinterlegte Notiz wird angezeigt. Falls keine Notiz vorhanden ist, so können Sie ebenfalls wie bei Kontakten auf das Symbol klicken und danach eine neue Notiz für das Dokument hinterlegen.
  • "Für dieses Dokument hinterlegte Termin-Aufgaben" - Falls Aufgaben für dieses Dokument hinterlegt wurden, so wird ebenfalls wie bei den Kontakten eine Zahl (Anzahl) angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol und die für das Dokument hinterlegte Aufgabe wird angezeigt. Falls keine Aufgabe vorhanden ist, so können Sie ebenfalls wie bei Kontakten auf das Symbol klicken und danach eine neue Aufgabe für das Dokument hinterlegen.
  • "Versionsverlauf" - Wenn dieses Dokument mehrere Versionen hat, wird hier eine Zahl angezeigt. Sie können auf das Symbol klicken und sich den Versionsverlauf in der Versionskontrolle anzeigen lassen. Sie verlassen den Modus, indem Sie auf das "Schliessen" Symbol klicken.


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Dokumenten Liste

Was sind das für Symbole in der Dokumenten Liste und was verraten Sie mir über das Dokument?

Artikel-ID: #RPOHD21068

1. Dokumentenvorschau. Hier wird die Miniaturansicht der 1 Dokumentseite dargestellt. Im Viereck rechts oben steht der Benutzername, links unten wird der Dateityp angezeigt (PDF, DOC, TXT usw), rechts unten steht die Anzahl der Dokumentseiten. Obenhalb des Dokumentvorschau wird das Datum angezeigt, wann das Dokument hinzugefügt wurde.


2. Dokumentname. Hier wird der Dokumentname angezeigt. Wenn das Dokument hinzugefügt wird, wird der bisherige Name übernommen. Sie können den Namen in Dokumenteigenschaften ändern.

3. Dokumenttyp. Jeder von Ihnen hinterlegte Dokumenttyp wird hier angezeigt.

4. Falls das Dokument über Notizen, Aufgaben oder Kontakte verfügt oder versioniert wurde, werden die Symbole hier farblich gekennzeichnet und die Anzahl deren dargestellt.

5. Dokumentstatus. Sie können in Eigenschaften des Dokumentes den Dokumentstatus farblich hinterlegen. Dieser wird hier angezeigt. Wenn Sie mit der linken Maustaste über die farbliche Markierung gehen, geht diese auf und der Status wird angegeben. Grauer Balken bedeutet, dass kein Status hinterlegt wurde.


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Was ist eine Dokumenten Liste und wo finde ich diese in PaperOffice?

Artikel-ID: #RPOHD3680

In der Dokumentliste werden alle Dokumente aufgelistet, die der eine oder andere Ordner beinhaltet oder welche unter Meine Dokumente gespeichert wurden. Sie ist das zentrale Anzeigeelement in PaperOffice für die Auflistung von Dokumenten.


Die Dokumentliste wurde in PaperOffice so konzipiert, dass Sie so viel wie möglich Information über das Dokument auf einen Blick erhalten.
So werden hinzugefügte Notizen, Aufgaben oder Kontakte bereits in der Dokumentliste farblich gekennzeichnet was zur Prozessoptimierung führt und die Transparenz garantiert.

Schnell-Aktionen für das markierte Dokument über das Kontext-Menu maximieren die Bearbeitungsgeschwindigkeit auf ein absolutes Höchstmaß.


1. Dokumentenvorschau. Hier wird die Miniaturansicht der 1 Dokumentseite dargestellt. Im Viereck rechts oben steht der Benutzername, links unten wird der Dateityp angezeigt (PDF, DOC, TXT usw), rechts unten steht die Anzahl der Dokumentseiten. Obenhalb des Dokumentvorschau wird das Datum angezeigt, wann das Dokument hinzugefügt wurde.

2. Dokumentname. Hier wird der Dokumentname angezeigt. Wenn das Dokument hinzugefügt wird, wird der bisherige Name übernommen. Sie können den Namen in Dokumenteigenschaften ändern.

3. Dokumenttyp. Jeder von Ihnen hinterlegte Dokumenttyp wird hier angezeigt.

4. Falls das Dokument über Notizen, Aufgaben oder Kontakte verfügt oder versioniert wurde, werden die Symbole hier farblich gekennzeichnet und die Anzahl deren dargestellt.

5. Dokumentstatus. Sie können in Eigenschaften des Dokumentes den Dokumentstatus farblich hinterlegen. Dieser wird hier angezeigt. Wenn Sie mit der linken Maustaste über die farbliche Markierung gehen, geht diese auf und der Status wird angegeben. Grauer Balken bedeutet, dass kein Status hinterlegt wurde.



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Wie kann ich die Dokumenten Liste sortieren?

Artikel-ID: #RPOHD20516

Alle im aktuell ausgewählten Ordner und dargestellter Dokumentliste angezeigten Dokumente lassen sich umfangreich sortieren, um so die Dokumente nach bestimmten Kriterien anzeigen zu lassen.

Sortieren nach "Datum auf dem Dokument": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum auf dem Dokument, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können

  • Sortieren nach "Posteingang am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum des Posteingangs, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.
  • Sortieren nach "Fälligkeit am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Fälligkeitsdatum, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.
  • Sortieren nach "Wiedervorlage am": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Datum der Wiedervorlage, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich hinterlegen können.
  • Sortieren nach "Dokumentname": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Dokumentnamen, welches Sie in Eigenschaften zusätzlich ändern können.
  • Sortieren nach "Status": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach dem Dokumentstatus, welchen Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.
  • Sortieren nach "Schlüsselwörter": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach Schlüsselwörtern, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.
  • Sortieren nach "Dokumenttyp": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach den Dokumenttypen, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.
  • Sortieren nach "Originalablageort": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach Originalablageorten, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.
  • Sortieren nach "Wichtigkeit": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach Wichtigkeit, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich angeben können.
  • Sortieren nach "Klassifizierung": Zeigt alle Dokumente innerhalb des ausgewählten Ordners an und sortiert diese nach der Sicherheits-Klassifizierung, welche Sie in Eigenschaften zusätzlich festlegen können.


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    Wie kann ich die Reihenfolge von Dokumenten in der Dokumenten Liste bestimmen?

    Artikel-ID: #RPOHD20608

    Die Reihenfolge der Dokumente kann durch Klick auf "Neue oben" oder "Alte oben" dementsprechend geändert werden.


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    Wie kann ich alle Dokumente in der Dokumenten Liste markieren?

    Artikel-ID: #RPOHD20700

    Um alle Dokumente innerhalb Ihrer Dokumentliste zu markieren, wählen Sie "Alle markieren", diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie z.B. viele Dokumente in einen anderen Ordner verschieben möchten. Um die Markierung rückgangig zu machen, wählen Sie "Keine markieren".

    Falls Sie nur ein Paar Dokumente markieren möchten, um diese z.B. in eine Dokumentmappe zu verbinden, so setzen Sie jeweils ein Häkchen neben den Dokumentnamen inks.


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    Kann ich Dokumente aus der Dokumentliste einfach in einen anderen Ordner verschieben?

    Artikel-ID: #RPOHD20792

    Dokumente können kinderleicht zwischen den Ordnern verschoben werden. Markieren Sie dafür ein (oder mehrere) Dokument/e, indem Sie das Häkchen setzen und ziehen Sie mit der linken Maustaste in den entsprechenden Ordner rein. Lassen Sie solange nicht los, bis das durchgestrichene Symbol weggeht.



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    Wie kann ich mein Dokument bearbeiten, weiterleiten oder öffnen? Was ist ein KontextMenu?

    Artikel-ID: #RPOHD20884

    Alle genutzten Dokument- Aktionen sind mit simplem rechten Mausklick durch das Kontext-Menu erreichbar. Die intelligente RapidEdit-Technologie (RET) ermöglicht sogar das direkte Bearbeiten der Dateien, welche nicht angeklickt wurden. RET stellt dabei sicher, dass alle angegebenen Vorgaben aktuell gehalten werden.

    • Mit PaperOffice PDF-Viewer öffnen: Öffnet das markierte PDF Dokument oder anderes in der Liste vorhandene PDF Dokument mit dem in PaperOffice integriertem PDF-Viewer. PDF-Viewer ist das integrierte Anzeigeprogramm für PDF Dokumente.
    • Aktuelle Version öffnen mit ...: Öffnet das aktuell ausgewählte oder das in der Dokumentliste vorhandene Dokument mit dem Programm, welches Sie im nächsten Schritt bestimmen.
    • Aktuelle Version auschecken und bearbeiten mit ...: Sie können das aktuell ausgewählte Dokument oder ein anderes auschecken und mit verschiedenen Programmen bearbeiten. Dabei erkennt PaperOffice ganz automatisiert, ob sich am Dokument etwas geändert hat und versioniert dieses nachdem es wieder eingecheckt wurde.
    • Bearbeiten mit WorkBench: WorkBench ermöglicht das direkte Bearbeiten von Dokumenten, welche bereits in PaperOffice gespeichert wurden oder im elektronischen Format vorhanden sind. So können Sie z.B. die Reihenfolge von Dokumentseiten ändern, mehrere Dokumente miteinander verbinden, aus den Einzelseiten bestehender Dokumente neue Dokumente erstellen, mit Hilfe von verschiedenen Bearbeitungswerkzeugen wie zB Paint Seiteninhalte radieren oder schwärzen. Das bearbeitete Dokument lässt sich anschliessend in sekundenschnelle als neues Dokument speichern, drucken, mailen, faxen oder als PDF exportieren. Hierbei wird das Ursprungsdokument bearbeitet und nach dem Speichern dieses versioniert.
    • Kopie im PaperOffice WorkBench erstellen: Erstellt eine Kopie dieses Dokumentes in WorkBench. Der Unterschied zu der vorher beschriebenen Funktion liegt darin, dass das Ursprungsdokument nicht bearbeitet wird. Ist empfehlenswert, wenn Sie ein neues Dokument auf Basis bestehender erstellen möchten.
    • Texterkennung in Windows-Zwischenablage kopieren: Kopiert den mit SmartSpell Texterkennung erkannten Text in die Windows Zwischenablage.
    • Zu Favoriten hinzufügen: Fügt das aktuell ausgewählte Dokument in Ihre Favoritenliste hinzu. Die Favoriten des Benutzers werden in der Ordner-Ansicht links oben angezeigt. Dabei wird eine "Kopie" des ausgewählten Dokumentes in den Favoriten Ordner gelegt, das Original des hinzugefügten Dokumentes bleibt im bestehenden PaperOffice Ordner.
    • Zu Merkliste hinzufügen: Fügt das aktuell ausgewählte Dokument in Ihre Merkliste hinzu. Die Merkliste des Benutzers wird in der Ordner-Ansicht links oben angezeigt. Dabei wird eine "Kopie" des ausgewählten Dokumentes in den Merkliste-Ordner gelegt, das Original des hinzugefügten Dokumentes bleibt im bestehenden PaperOffice Ordner.
    • Versenden mit PaperOffice ShareHub: ShareHub ist die intelligente Zentrale zum sicheren Versenden Ihrer Dokumente. So können Sie im nächsten Schritt nach Empfängerdatenauswahl zusätzlich Deckblatt/Anschreiben auswählen und die Bestätigung über Empfang anfordern.
    • Aktuelle Version exportieren und speichern unter ...: Die aktuelle Version des Dokumentes kann im nächsten Schritt exportiert werden und im beliebigen Speicherort gespeichert werden.
    • Eigenschaften: Öffnet die Eigenschaften des aktuell ausgewählten Dokumentes.
    • Endgültig löschen: Löscht das aktuell ausgewählte Dokument endgültig aus Ihrer Datenbank. Bitte beachten Sie, dass das Dokument sowie alle damit verbundenen Daten unwiderruflich gelöscht werden und der Vorgang nicht rückgangig gemacht werden kann.


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    Dokumentenmappe

    Was ist eine Dokumentenmappe und wofür brauche ich die in PaperOffice?

    Artikel-ID: #RPOHD17204

    Mehrere Dokumente, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, wie z.B. aus steurlichen Gründen, können in eine Dokumentmappe verbunden werden. So werden alle Vorgaben des GoBD, ehemals GdpdU, erfüllt. Diese Dokumente werden weiterhin einzeln in PaperOffice gespeichert, bilden jedoch einen Zusammenhang zwischen einander. So können Sie auf Anforderungen der Prüfer, diese Dokumentmappe entweder digital oder in Papierform mit Vorgangsinformation und notwendiger Signatur übergeben.


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    Was ist eine Dokumentenmappe und wofür brauche ich die in PaperOffice?

    Artikel-ID: #RPOHD21160

    Mehrere Dokumente, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, wie z.B. aus steurlichen Gründen, können in eine Dokumentmappe verbunden werden. So werden alle Vorgaben des GoBD, ehemals GdpdU, erfüllt. Diese Dokumente werden weiterhin einzeln in PaperOffice gespeichert, bilden jedoch einen Zusammenhang zwischen einander. So können Sie auf Anforderungen der Prüfer, diese Dokumentmappe entweder digital oder in Papierform mit Vorgangsinformation und notwendiger Signatur übergeben.


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    Wie kann ich Dokumente in eine Dokumentenmappe verbinden?

    Artikel-ID: #RPOHD21252

    Dokumente können, ausser Ordner, auch in eine Dokumentmappe verbunden werden. Dies ist z.B. hilfreich, wenn viele Dokumente sich in einem Ordner befinden, jedoch zu verschiedenen Geschäftsprozessen gehören.

    Markieren Sie dafür jeweilige Dokumente, welche Sie zu einer Dokumentmappe verbinden möchten, indem Sie das Häkchen setzen. Es erscheint ein grüner Knopf "In eine Dokumentmappe verbinden", klicken Sie auf diesen und Ihre Dokumente werden in eine Dokumentmappe verbunden.



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    Wie kann ich Dokumente aus einer Dokumentenmappe rausnehmen?

    Artikel-ID: #RPOHD21344

    Dokumente, welche sich bereits in einer Dokumentenmappe befinden, lassen sich durch Klick auf "Auftrennen" in einzelne Dokumente auftrennen.


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    Wie kann ich alle Dokumente aus der Dokumentenmappe einsehen, wenn nur das erste ersichtlich ist?

    Artikel-ID: #RPOHD21436

    Durch Klick auf "mehr anzeigen" werden alle Dokumente oder Emails in der Vorschauansicht dargestellt und in der Listenansicht aufgelistet. Falls das eine oder andere Dokument nicht mehr in die Dokumentmappe gehört, so können Sie die Dokumentenmappe auftrennen und die richtigen Dokumente in eine neue Dokumentenmappe verbinden.

    Das gilt auch für die Ansicht, wenn Sie die Dokumentenmappe aufgeklappt haben, klicken Sie einfach auf "Weniger anzeigen" und Ihre Dokumentenmappe wird wieder zusammengeklappt.


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    Was passiert mit meinen Dokumenten, die sich in Favoriten befinden und ich Sie zu einer Dokumentenmappe verbinde?

    Artikel-ID: #RPOHD21528

    Dokumente, die bereits in Favoriten vorhanden sind oder auf die Merkliste gesetzt wurden, können ebenfalls in eine Dokumentenmappe verbunden werden. Genauso wie, wenn sich Dokumente bereits in Dokumentenmappen befinden, diese gleichfalls in Favoriten gelegt werden oder auf die Merkliste gesetzt werden können.


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    Kann ich die Dokumentenmappe in einen anderen Ordner verschieben?

    Artikel-ID: #RPOHD21620

    Ja, ohne Probleme lässt sich die Dokumentenmappe in einen anderen Ordner verschieben.

    Klicken Sie dafür mit der linken Maustaste auf die entsprechende Dokumentenmappe (setzen Sie ein Häkchen im weissen Viereck) und ziehen an der Bezeichnung "Dokumentmappe (Anzahl Dokumente)" diese in einen anderen Ordner rein. Lassen Sie solange nicht los, bisdas durchgestrichene Zeichen weggeht.


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    Intelligente Suchleiste

    Was beinhaltet die Suchleiste in PaperOffice?

    Artikel-ID: #RPOHD21712

    PaperOffice Suchleiste bietet alles, damit Ihre Suche effektiv und schnell verläuft.

    • Eingrenzen nach Ordner: Grenzen Sie Ihre Suche nach Ordnern ein. "Alle Ordner" - zeigt Resultate aus allen Ordnern an. "Markierte Ordner" - Zeigt Resultate nur aus dem aktuell markiertem Ordner an.

    • Suchbegriff eingeben: Klicken Sie auf das Suchfeld und geben Sie den gesuchten Begriff ein (alternativ kann ein bereits gesuchter Begriff aus den zuletzt gesuchten ausgewählt werden) und bestätigen Sie Ihre Eingabe indem Sie auf "ENTER" oder auf die Lupe klicken. Um Ihre Eingabe zu verwerfen, klicken Sie auf das "X" Symbol".

    • Mehrere verschiedene Suchbegriffe werden mit vielen verschiedenen Verknüpfungen (ODER, UND ...) kombiniert und liefern durch weitere Eingrenzung der Ergebnisse noch bessere Resultate.


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    Was bedeuten die drei Knöpfe neben der Suchleiste?

    Artikel-ID: #RPOHD21804

    1. Die Lupe: Klicken Sie auf die Lupe wenn Sie Ihr Suchbegriff eingegeben haben und die Suche losgehen kann. Haben Sie schon gewusst, dass Sie auch nach der PaperOffice Dokumenten ID suchen können? Geben Sie einfach die einmalige PaperOffice Dokumenten ID in die Suchleiste ein und klicken auf die Lupe, in sekundenschnelle wird genau das Dokument angezeigt. Tip: Anstatt dessen können Sie auch einfach auf die "ENTER" Taste drücken.

    2. QR Code: Jedes in PaperOffice archivierte Dokument erhält eine einmalige Documenten ID, welche Sie leicht aus den Eigenschaften des Dokumentes kopieren, drucken und an Ihr Dokument anbringen können.
    Klicken Sie auf das QR Code Symbol und platzieren Sie den PaperOffice QR Code gut lesbar in den roten Bereich, bis der Code gelesen werden kann. In sekundenschnelle wird Ihnen genau das Dokument in PaperOffice angezeigt.

    3. Filter: Klicken Sie auf das Filter Symbol und die Suchliste geht auf mit allen Einträgen, die in Ihrer Datenbank vorhanden sind (Dateien, Ordner, Notizen, Kommentare). Danach können Sie jeweils die einzelnen Filtereinträge links markieren und die Ergebnisse werden danach eingeschränkt.


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    Wie kann ich die Suche durchführen?

    Artikel-ID: #RPOHD21896

    Ganz leicht: Geben Sie einen Suchbegriff in der Suchleiste ein und klicken auf die Lupe (oder drücken Sie einfach auf ENTER), um die Suche zu starten. Die Dokumentliste ändert sich in die Suchtrefferliste, Sie bekommen links die Filtereinstellungen angezeigt. Wir erklären Ihnen den Aufbau der Suchtrefferliste am Beispiel von mitgeliefertem Demodokument "Mein erstes PaperOffice Dokument", der mitgelieferten Verzeichnisse und dem Suchbegriff "Kaufvertrag". Dabei kommt der Suchbegriff in der Texterkennung und in dem Ordnernamen vor.

    Es erscheinen die Suchtreffer in der Liste, welche beinhalten:

    1) Symbol, wo das Ergebnis gefunden wurde. Wenn der Suchbegriff in der Texterkennung gefunden wurde, so wird das Symbol der Texterkennung angezeigt, wenn es im Ordnernamen gefunden wurde, so wird dementsprechend ein Ordnersymbol dargestellt.

    2) Bezeichnung (Ordner oder Dokumentbezeichnung). Wenn der Suchbegriff in der Texterkennung gefunden wurde, so wird zu den Textabschnitten aus dem Dokument ebenfalls der Dokumentname angezeigt.

    3) Wo sich der Suchbegriff befindet. Falls der Suchbegriff sich in der Texterkennung befindet, so wird hier der Dokumentname angezeigt. Wenn jedoch der Suchbegriff im Ordnernamen gefunden wurde, so wird dieser dementsprechend dargestellt.

    4) Vorschau der Texterkennung. PaperOffice zeigt alle Seiten Ihres Dokumentes in der grossen sowie kleineren Vorschauen. Die Texterkennung ist weltweit einmalig und wird pro gefundene Seite dargestellt. So sehen Sie, auf welcher Seite genau sich Ihr Suchbegriff befindet.

    4.1 Falls Sie die Textpassage auf weiteren Seiten angezeigt bekommen möchten, so klicken Sie einfach auf die entsprechenden Markierungen.

    Natürlich können Sie in diesem Modus auch die Seiten des entsprechenden Dokumentes gross und klein anzeigen lassen.


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    Unterstützte Plattformen, technische Voraussetzungen und Hardware-Kompabilität
    Unterstützung Empfehlung und Freigaben
    Betriebssysteme
    Freigegeben unter: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016. Empfohlen: Windows® 10 x64 (64bit). Der Einsatz von abweichenden Komponenten ist möglich, kann jedoch zu technischen Einschränkungen führen. PaperOffice benötigt für einen einwandfreien Betrieb lokale Administratorenrechte. Überprüfen Sie betriebssystemunabhängig durch eine Testinstallation ob alle Funktionen Ihren Ansprüchen genügen, da aufgrund fehlender Update/Systemunterstützung keine offizielle Freigabe erfolgen kann.
    Darstellung
    Erforderlich: 1280 x 768, Empfohlen: 1920 x 1080 oder mehr. Mobile Geräte - Erforderlich: 960 x 640, Empfohlen: 1280 x 720 oder mehr.
    Hardware
    Erforderlich: 4GB Arbeitsspeicher, Prozessorleistung Intel i5 (oder vergleichbar), Internetverbindung (Downstream min. 10Mbit, Upstream min 1Mbit). Empfohlen: wie zuvor, jedoch 8GB Arbeitsspeicher, Intel i7 (oder vergleichbar), Installation und Datenbank auf SSD, Internetverbindung (Downstream min. 16 Mbit, Upstream synchron oder min. 5 Mbit)
    Netzwerk (optional)
    Erforderlich: Standard TCP/IP Netzwerk 100Mbit. Empfohlen: Standard TCP/IP Netzwerk 1Gbit. Für RSPS (Secure Personal Server) oder Server-Fernvernetzung Serveranbindung mit min. 50Mbit synchron, Clientanbindung mit min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
    Datenbank
    Erforderlich: mindestens 1GB MB freier Speicherplatz. Empfohlen: mindestens 10GB MB freier Speicherplatz.
    Drucker / Scanner (optional)
    Für Einsatzzwecke mit wenig Papiervolumen: handelsüblicher Flachbett- oder Einzugsscanner mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit mittlerem Papiervolumen: Leistungsfähiger Einzugsscanner mit ADF (automatischer Dokumenteneinzug) mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit hohem Papiervolumen: Groß-Kombigeräte wie z.B. Konica Minolta BizHub Serie mit WIA oder TWAIN Schnittstelle oder Scan2file Funktion.
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