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Letzte Aktualisierung am 15.06.2019

Allgemeine Informationen

Wie füge ich Dokumente vom Dateisystem hinzu?

Artikel-ID: #RPOHD22448

Wählen Sie vorerst den Ordner (links) aus, in welchen Sie das Dokument hinzufügen möchten. Nun können Sie das gewünschte Dokument via Drag&Drop in das entsprechende Feld (Dokumentliste) reinziehen.

Sie können ebenfalls einen ganzen Ordner aus Ihrem Dateisystem, wie oben beschrieben, reinziehen.



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Wieviele Dokumente kann ich zu einer Dokumentenmappe binden?

Artikel-ID: #RPOHD3772

Es gibt KEINE Begrenzung dafür wieviele Dokumente Sie zu einer Dokumentmappe verbinden können


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Wie trenne ich Dokumente aus einer Dokumentenmappe auf?

Artikel-ID: #RPOHD4048

Falls das eine oder andere Dokument nicht mehr in die Dokumentmappe gehört oder Sie diese nicht mehr benötigen, so können Sie die Dokumentmappe durch Klick auf "Auftrennen" auftrennen und die richtigen Dokumente in eine neue Dokumentmappe verbinden.


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Wie verbinde ich mehrere Dokumente zu einer Dokumentenmappe?

Artikel-ID: #RPOHD4140

Dokumente können, ausser Ordner, auch in eine Dokumentmappe verbunden werden. Dies ist z.B. hilfreich, wenn viele Dokumente sich in einem Ordner befinden, jedoch zu verschiedenen Geschäftsprozessen gehören.
Setzen Sie ein Häkchen neben den Dokumenten, welche Sie in eine Dokumentenmappe verbinden möchten (wichtig ist zu beachten, dass nur Dokumente in eine Dokumentenmappe verbunden werden können, die sich momentan in einem Ordner befinden), es erscheint ein grüner Knopf "In eine Dokumentmappe verbinden". Erst nachdem Sie alle Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie diesen an. Ihre Dokumente wurden in eine Dokumentmappe verbunden.


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Wie aktualisiere ich die Texterkennung (OCR) der Dokumente manuell?

Artikel-ID: #RPOHD4232

Um die Texterkennung manuell zu aktualisieren oder bei Fehlen diese neu zu erstellen, wählen Sie das entsprechende Dokument aus und klicken mit der rechten Maustaste auf den Dokument-Eintrag, das Kontext Menu öffnet sich.

  1. Wählen Sie "Texterkennung neu erstellen" - die Texterkennung wird sofort neu erstellt


Bitte beachten Sie, dass bei versionierten Dokumenten, die Texterkennung für alle Versionen neu erstellt wird.


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Vom Scanner hinzufügen

Mein Scanner unterstützt kein TWAIN. Wie kann ich dennoch scannen bzw. die Dokumente in PaperOffice hinzufügen?

Artikel-ID: #RPOHD14260

Falls Dokumente und Dateien bereits eingescannt wurden oder im digitalen Format vorhanden sind, können diese jederzeit in den entsprechenden ordner einfach "reingezogen" werden.

Andernfalls klicken Sie auf das "+" Zeichen in der oebren Menuleiste und wählen "Papierdokument" aus. Wählen Sie danach den zweiten Eintrag "Scandokumente aus einem Verzeichnis importieren Scan2Folder aus".

Richten Sie danach das gewünschte Verzeichnis ein oder übernehmen Sie das von uns automatisch erstellte C:...\scan2folder

Wählen Sie optional aus, was nach dem Scan passieren soll, wie Optimieren oder Zuschneiden.

Klicken Sie auf "Scannen starten". Stellen Sie bei Ihrem Scanner ein, dass alle eingescannten Dokumente automatisch in dieses Verzeichnis abgelegt werden.

PaperOffice wird das von Ihnen angelegte Ziel-Verzeichnis nun überwachen, warten bis eingescannte PDF Dokumente vorhanden snd und dieses anschliessend verarbeiten.


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Welches Programm soll ich für einen optimalen Scanvorgang auswählen?

Artikel-ID: #RPOHD16192

Für einen optimalen Scanvorgang bietet PaperOffice 3 optimierte Automatikprogramme, nebst der originalen Herstellersoftware, an.

Um das entsprechende Fenster zu öffnen, klicken Sie auf das "+" Symbol in der oberen Menuleiste udn wählen "Papierdokument" aus. Wählen Sie vorerst einen Scanner aus. beachten Sie dabei, dass installierte Scanner, die eine TWAIN unterstützen, diese automatisch angezeigt werden.

Wählen Sie danach im Bereich Programm entsprechenden EIntrag aus:

1. Original: Scannt über die Herstellersoftware und übergibt den fertigen Scan an ScanConnect. Alle Qualitätseinstellungen werden Ihnen bei der Auswahl dieses Programmes von Ihrem Scanner-Hersteller angeboten. Wählen Sie diese Option, falls weitere 3 Ihren Voraussetzungen nicht entsprechen

2. Textdokumente (PaperOffice Automatikprogramm): Scannt Ihre Dokumente in schwarz-weiss und 600dpi, optimiert den Scan für Text, QR Code und Barcodeerkennung. Ist ideal für das EInscannen von Textdokumenten

3. Unterlagen (PaperOffice Automatikprogramm): Scannt Ihre Dokumente in Graustufen und 300dpi, Scanoptimierung erfolgt hierbei für Grafiken und Bilder. Ist ideal für das Einscannen von Unterlagen

4. Unterlagen farbig (PaperOffice Automatikprogramm): Scannt Ihre Dokumente in Farbe und 300dpi, Scanoptimierung erfolgt hierbei für Grafiken und Bilder. Ist ideal für das Einscannen von farbigen Unterlagen



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Wie funktioniert das Einscannen mit ScanConnect?

Artikel-ID: #RPOHD4324

Mit Hilfe des ScanConnect haben Sie vielseitige Möglichkeiten Ihre Dokumente in PaperOffice einzuscannen oder vorhandene Dokumente von Ihrer Festplatte einzulesen.Hierbei können Sie direkt aus Ihrer Dokumentmappe auf den ScanConnect zugreifen.
Öffnen Sie hierfür die von Ihnen ausgewählte Dokumentmappe, gehen Sie auf den Reiter "Objektverwaltung" und wählen die Funktion "Scanner" aus.

Um den obigen Vorgang zu beschleunigen oder keine explizite Dokumentmappe auszuwählen, sondern eine neue zu erstellen, klicken Sie in Ihr PaperOffice Menü  wählen Sie die Funktion "Neue Dokumente einscannen" aus oder drücken Sie einfach die F5 Taste.Um ein neues Scandokument direkt in die PaperOffice Sammelablage einzufügen, öffnen Sie die Sammelablage und klicken auf "Neu" und danach auf "Papierdokumente einscannen".ScanConnect öffnet sich.

Da die Funktionen des ScanConnect sehr umfangreich sind, werden jeweilige Einstellungen und Optionen für einen automatisierten Arbeitsablauf detailliert dargestellt:

1. Sie können mit Hilfe des ScanConnects Ihr eigenes Profil anlegen. Diese Lösung ist sehr hilfreich, wenn Sie öfters verschiedene Dokumente und Dateien einscannen und nicht jedes Mal Einstellungen hierfür ändern wollen

Gehen Sie hierfür auf "Neues Profil anlegen", geben Sie eine "Bezeichnung für Ihr neues Profil" an z.B. "Digitalfoto einscannen" oder "Dokument schwarz/weiss archivieren".

Wählen Sie danach die am besten geeigneten Grundeinstellungen für Ihr neu erstelltes Profil, wie z.B. für schwarz/weiss Dokumente Farbmodus "Graustufen" oder eine niedrigere Qualitätseinstellung, aus und klicken auf "Profileinstellungen speichern".
2. Weiter können Sie folgende Grundeinstellungen für einen reibungslosen Scanablauf in PaperOffice in Anspruch nehmen: Sie haben die Möglichkeit Ihren gewünschten Scanner auszuwählen, hierfür wählen Sie einfach den aufgelisteten Scanner aus oder Ihre Dokumente oder Dateien aus einem Verzeichnis auszuwählen, dabei können Sie bereits früher eingescannte oder gespeicherte Dateien im ScanConnector aufrufen, verändern und in Dokumentmappen speichern.
Dabei empfehlen wir Ihnen einen extra Ordner für Ihre Dateien und Dokumente anzulegen, da das Programm ScanConnect Ihren kompletten Ordner nach Dateien durchsucht und bei hoher Anzahl an Dokumenten und nicht kompatiblen Formaten abstürzen könnte. Für einen reibungslosen Ablauf sollte zudem die Anzahl der Dokumente in diesem Ordner 20 Dateien/Dokumente nicht übersteigen.

Zudem haben Sie eine Auswahl an folgenden Einstellungen für Ihre Scan Dateien:

  • "Ränder automatisch beschneiden" (um schwarze Ränder zu beschneiden, die nicht in Ihrem Dokument zu sehen sein sollten)
  • "Automatisch anpassen" (falls Ihr Dokument beim Einscannen falsch ausgerichtet wurde)
  • "Leere Seiten ignorieren" (um leere Seiten in Ihren Dokumenten zu verhindern)
  • Option "Duplex-Scan" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, werden Ihre Dokumente automatisch beidseitig gescannt)
  • Option "ADF aktivieren" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, wird der automatisch Dokumenteneinzug für mehrere Papierseiten aktiviert)
  • Option "Sammel-Scan" (Aktivieren Sie diese Option, falls Ihr Scanner keine ADF-Funktion unterstützt und Sie manuell mehrere Seiten nacheinander scannen möchten. PaperOffice fragt Sie nach jedem Scanvorgang, ob Sie eine weitere Seite einscannen möchten)
  • Option "Originale Herstellersoftware benutzen" (PaperOffice wird versuchen das Papierdokument direkt über Ihre installierte Herstellersoftware zu scannen. Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen in Ihrer Scansoftware vorzunehmen sind und hier definierte Option nicht beachtet werden. Zudem muss Ihre Scanner Software die aktuellen Übergabenormen erfüllen)

Setzen Sie Häkchen zu den jeweiligen Einstellungen, die Ihren Vorgaben entsprechen, und klicken auf "Scanvorgang starten".
Nachdem Ihre Dokumente und Dateien nach Ihrem ausgewählten Prinzip eingescannt oder vorgegebenen Ordner geholt wurden, erscheinen diese im Vorschaufenster.

Sie können nun, nach einem Klick mit der linken Maustaste auf das jeweilige Dokument, folgende Dokumenteigenschaften ändern:

Eigenschaften (markierte Seite)

Bezeichnung:
Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres Dokumentes ein, diese erscheint später im FlipView. Tip: Geben Sie bei der Objekt-Bezeichnung einfach "Dokumentseite %seite von %seitenanzahl" ein und PaperOffice nummeriert ganz automatisiert Ihre Dokumente der Reihenfolge nach.

Bearbeiten (markierte Seite)

Option "Speichern als":
Sie können für jede einzelne Seite das Ausgabeformat festlegen. Wählen Sie hier das gewünschte Ausgabeformat, in welchem PaperOffice Ihr Scandokument speichert:
  • PDF/A
  • TIF
  • JPEG
  • BMP
Zudem können Optionen, wie "Farbmodus" und "Drehen" ausgewählt werden, die Vorschau Ihrer Bearbeitungen des Dokumentes, finden Sie indem Sie die "Vorschau der Bearbeitung" öffnen. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.
Option "Helligkeit / Kontrast":

Wählen Sie hier, ob Ihr Dokument etwas aufgehellt oder der Kontrast umgestellt werden sollte. Um Die Änderungen live zu sehen, klicken Sie auf "Vorschau" - eine Miniaturansicht Ihres Dokumentes wird mit den jeweiligen Änderungen angezeigt. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.

Option "Kompression":

Wählen Sie hier, in wie weit Ihr Scandokument komprimiert wird (nur bei JPEG). Beachten Sie bitte, das evtl. dieser Wert automatisch während des Scanvorgangs von PaperOffice korrigiert wird, um eine Lesbarkeit zu gewährleisten.


Alle Dokumentseiten speichern als

Option "Speicherformat aller Dokumentseiten":
  • PDF/A (pro Seite eine PDF-Datei): PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine PDF-Datei
  • PDF/A (alle Seiten in eine PDF-Datei): PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine PDF-Datei
  • TIF (Pro Seite eine TIF-Datei): PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine TIF-Datei
  • TIF (Alle Seiten in eine TIF-Datei): PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine TIF-Datei
  • BMP (Bitmap)

Die Kompression kann auch hier angewendet werden, falls Sie das Speicherformat als "JPEG" auswählen

Nachdem alle Dateien eingescannt und alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf "Jetzt übernehmen", um die Dateien in PaperOffice zu speichern.


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Emails speichern

Wie speichere ich Outlook Emails?

Artikel-ID: #RPOHD16008

Dazu können Sie die gewünschte Email einfach per drag & drop in die gewünschte Dokumentmappe ziehen. Die Email wird dann samt Anlage in PaperOffice gespeichert.

Für die Corporate-Edition kann auf Anfrage ein direktes Outlook-Addin bereitgestellt werden.

Sie können auch Emails über die Verzeichnisüberwachung automatisch archivieren indem Sie entsprechende Emails über den Outlook-Regelmanager in einem von PaperOffice überwachten Ordner speichern lassen.


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Wie speichere ich Emails aus meinem Webmailer wie Gmail oder web.de?

Artikel-ID: #RPOHD16100

Dazu rufen Sie die Email in Ihrem Browser aus und drucken dann die Email auf den virtuellen Drucker "PaperOffice". Ihre Emai lwird dann in ein PDF/A konvertiert und in PaperOffice abgespeichert.


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Wie kann ich Emails automatisch archivieren?

Artikel-ID: #RPOHD18216

Nutzen Sie dazu die automatische Verzeichnisüberwachung:

  1. Richten Sie eine Verzeichnisüberwachung ein und legen Sie z.B. die Regel fest "Kategorie zuweisen > Archivierte Emails"
  2. Konfigurieren Sie jetzt Ihre Emailprogramm so, das Emails beim Eingang als Kopie in dem überwachten Verzeichnis gespeichert werden
  3. Für die vollautomatische Ablage können Sie auch die Email um XML-Befehle erweiteren


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Verlinkte Objekte einfügen

Wie kann ich auf eine externe Webseite verlinken?

Artikel-ID: #RPOHD17848

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Internetseite
  2. Gegen Sie die Internetadresse ein
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt und falls möglich mit FileOCRmax™ verarbeitet
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die Webseite.


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Wie kann ich eine Dokumentmappe mit einer anderen Dokumentmappe verlinken?

Artikel-ID: #RPOHD17940

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Dokumentmappe
  2. Wählen Sie die gewünschte Dokumentmappe
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die Ziel-Dokumentmappe


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Wie kann ich auf eine Datei verlinken welche nicht in PaperOffice gespeichert ist?

Artikel-ID: #RPOHD18032

Verlinkte Dateien werden mit einer Vorschau direkt in der Dokumentmappe angezeigt, befinden sich jedoch nicht in der PaperOffice Datenbank. Nutzen Sie diese Funktion z.B. für grosse Dateien

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Externer Windows-Datei
  2. Wählen Sie den Pfad zu der Ziel-Datei
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt und falls möglich eine Vorschau erstellt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die externe Datei.


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Fortgeschritten

Wie kann ich auf einen externen Ordner verlinken?

Artikel-ID: #RPOHD18124

Mit verlinken Ordner können Sie per Mausklick direkt den Ziel-Ordenr in Ihrem Windows-Dateisystem öffnen. Nutzen Sie diese Option um z.B. Projektordner mit einzubinden

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Externer Windows-Ord´ner
  2. Wählen Sie den Pfad zum Ziel-Ordner
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet den externen Ordner


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Vom Dateisystem, NAS oder Server hinzufügen

Wie kann ich per drag&drop Dateien in eine Dokumentmappe einfügen?

Artikel-ID: #RPOHD18768

  1. Öffnen Sie die Dokumentmappe und wählen Sie den Reiter "Objektverwaltung"
  2. Ziehen Sie die gewünschten Dateien einfach per drag&drop in die obere Objekt-Anzeige


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Wie kann ich direkt aus dem Dateisystem eine neue Dokumentmappe mit mehreren Dateien erstellen?

Artikel-ID: #RPOHD18860

  1. Markieren Sie eine oder mehrere Datei
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste um das Kontextmenü
  3. Wählen Sie "in PaperOffice aufnehmen"
  4. Der Exchange Dialog von PaperOffice wird geöffnet
  5. Geben Sie ggfs, weitere Informationen oder Kategorie- Ordner an und speichern Sie


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Unterstützte Plattformen, technische Voraussetzungen und Hardware-Kompabilität
Unterstützung Empfehlung und Freigaben
Betriebssysteme
Freigegeben unter: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016. Empfohlen: Windows® 10 x64 (64bit). Der Einsatz von abweichenden Komponenten ist möglich, kann jedoch zu technischen Einschränkungen führen. PaperOffice benötigt für einen einwandfreien Betrieb lokale Administratorenrechte. Überprüfen Sie betriebssystemunabhängig durch eine Testinstallation ob alle Funktionen Ihren Ansprüchen genügen, da aufgrund fehlender Update/Systemunterstützung keine offizielle Freigabe erfolgen kann.
Darstellung
Erforderlich: 1280 x 768, Empfohlen: 1920 x 1080 oder mehr. Mobile Geräte - Erforderlich: 960 x 640, Empfohlen: 1280 x 720 oder mehr.
Hardware
Erforderlich: 4GB Arbeitsspeicher, Prozessorleistung Intel i5 (oder vergleichbar), Internetverbindung (Downstream min. 10Mbit, Upstream min 1Mbit). Empfohlen: wie zuvor, jedoch 8GB Arbeitsspeicher, Intel i7 (oder vergleichbar), Installation und Datenbank auf SSD, Internetverbindung (Downstream min. 16 Mbit, Upstream synchron oder min. 5 Mbit)
Netzwerk (optional)
Erforderlich: Standard TCP/IP Netzwerk 100Mbit. Empfohlen: Standard TCP/IP Netzwerk 1Gbit. Für RSPS (Secure Personal Server) oder Server-Fernvernetzung Serveranbindung mit min. 50Mbit synchron, Clientanbindung mit min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
Datenbank
Erforderlich: mindestens 1GB MB freier Speicherplatz. Empfohlen: mindestens 10GB MB freier Speicherplatz.
Drucker / Scanner (optional)
Für Einsatzzwecke mit wenig Papiervolumen: handelsüblicher Flachbett- oder Einzugsscanner mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit mittlerem Papiervolumen: Leistungsfähiger Einzugsscanner mit ADF (automatischer Dokumenteneinzug) mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit hohem Papiervolumen: Groß-Kombigeräte wie z.B. Konica Minolta BizHub Serie mit WIA oder TWAIN Schnittstelle oder Scan2file Funktion.
Lizensierung
Für die Nutzung als Einzelplatz benötigen Sie PaperOffice One, ab einer gleichzeitigen Nutzung mit mehr als einem Benutzer benötigen Sie PaperOffice Team. Jedes Gerät auf welchem PaperOffice installiert wird benötigt eine gültige Lizenz. PaperOffice kann beliebig oft neu installiert werden. Ein PaperOffice-Konto kann immer nur einmal an der Datenbank angemeldet sein. Sie können eine Datenbank beliebig oft trennen und neu verbinden. Um mit mehreren Datenbanken zu arbeiten benötigen Sie für jede Datenbank ein separates PaperOffice-Konto oder eine Cooldown-Phase von 96 Stunden.
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