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Letzte Aktualisierung am 22.08.2019

Allgemeine Informationen

Kann ich Dokumente mit Kontakten und Adressen verbinden?

Artikel-ID: #RPOHD14904

Ja. Dokumente können ganz leicht mit bestehenden Kontakten verbunden werden.
Die integrierte Kontaktverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so, dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer auf diesen Adressenpool und die jeweils verknüpften Dokumente zugreifen können.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Dokument, welches in PaperOffice bereits aufgenommen wurde und wählen "Mit einem Kontakt verbinden" aus.

Wählen Sie aus der Liste einen bestehenden Kontakt aus oder klicken auf "Neuen Kontakt erstellen" un erstellen einen neuen Kontakt.
Klicken Sie nun auf den grünen Knopf "Markierten Kontakt mit aktuellem Dokument verbinden" - nun ist das Dokument mit dem soeben markierten Kontakt verbunden. Sie können mehrere Kontakte mit demselben Dokument verbinden, indem Sie die obige Schritte wiederholen.
Um den Kontakt zu trennen, wählen Sie das Dokument in der Dokumentliste und rufen das Kontext Menu auf, wählen den Eintrag "Von einem Kontakt trennen". Klicken Sie nun auf den orangenen Knopf "Verbindung mit aktuellem Dokument trennen" - die Verbindung wurde getrennt.


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Wie füge ich Dokumente vom Dateisystem hinzu?

Artikel-ID: #RPOHD22448

Wählen Sie vorerst den Ordner (links) aus, in welchen Sie das Dokument hinzufügen möchten. Nun können Sie das gewünschte Dokument oder mehrere Dokumente via Drag&Drop in die Dokumentliste reinziehen.

Tipp: Falls Sie die Dokumente nicht über PIA (PaperOffice Intelligente Ablage) verarbeiten möchten sondern nur in einem Ordner ablegen, so markieren Sie vorher den Ordner, wählen den Modus "Alle Dokumente im Hintergrund ablegen" und ziehen das Dokument oder die Dokumente in die PaperOffice Oberfläche rein. Diese werden im Hintergrund verarbeitet und automatisch dem zuvor ausgewählten Ordner hinzugefügt.


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Datenbank, Ordner, Dokumente und Dokumentmappen - wie ist das Programm aufgebaut?

Artikel-ID: #RPOHD18584

Das ist sehr leicht erklärt:
Alle virtuellen Ordner (links) beinhalten Dokumente, diese werden in der Dokumentenliste (in der Mitte) angezeigt. Die Dokumente werden hochverschlüsselt in einer mySQL Datenbank (falls Ihre Dokumente unter "Meine PaperOffice Dokumente" gespeichert werden) direkt bei Ihnen lokal gespeichert, welche wiederrum mit Ihrem derzeitigen Aktenschrank verglichen werden kann. Oder unverschlüsselt direkt auf Ihrem Laufwerk (falls Sie Ihre Dokumente unter "Meine Windows Dokumente) speichern.
Selbstverständlich können Sie auch jedem Ordner einen Unterordner hinzufügen. So wie Sie es von Ihrem Windows Explorer gewohnt sind.

Dokumente können sowohl in Ihren Ordnern einzeln gespeichert oder auch durch eine Dokumentmappe verbunden werden. So können Sie mehrere Dokumente, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, zu einer Dokumentmappe verbinden. Diese Dokumente werden weiterhin einzeln in PaperOffice gespeichert, Sie bilden nur einen Zusammenhang zwischen den Dokumenten.


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Wieviele Dokumente kann ich in PaperOffice speichern?

Artikel-ID: #RPOHD15824

PaperOffice wird technisch durch sogenannte Runtime-Lizenzen skaliert. So passt sich die benötigte Datenbankstruktur immer den Anforderungen an damit Nutzer nicht mehr zahlen müssen wie nötig. Um Massenmissbrauch vorzubeugen werden sogenannten "Fair-Use-Limits" benutzt.


PaperOffice verfügt über ein extrem hohes "Fair-Use-Limit" von 250.000 Dokumente für jeden einzelnen Nutzer innerhalb des PaperOffice Team Netzwerkes (z.B. 5fach PaperOffice Team - 5 x 250.000 Dokumente= 1.250.000 Dokumente), 50.000 Dokumente bei PaperOffice One und 100.000 Dokumente bei PaperOffice One Plus.


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Wie funktioniert das mit der Texterkennung für meine Dokumente?

Artikel-ID: #RPOHD14076

Alle in PaperOffice hinzugefügten Dokumente und Dateien werden von der integrierten SmartSpell OCR-Texterkennung komplett texterkannt und durch umfangreiche interne Wörterbücher korrigiert.

Das funktioniert mit allen eingescannten oder abfotografierten Papier-Dokumenten wie auch mit den gängigsten Dateiformaten (PDF, DOC, XLS,...) oder auch Ausdrucke über den integrierten virtuellen Drucker.

Durch die Rohtext-Zerlegung und der PaperOffice Stichwortsuche können Sie in sekundenschnelle Ihre gesamten Daten nach jedem Suchbegriff durchsuchen.

SmartSpell unterstützt mehr als 160 Sprachen und wandelt zudem alle eingescannten Dokumente in durchsuchbare PDF/A Dateien für die Langzeitarchivierung um.


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Wie aktualisiere ich die Texterkennung (OCR) der Dokumente manuell?

Artikel-ID: #RPOHD4232

Um die Texterkennung manuell zu aktualisieren oder bei Fehlen diese neu zu erstellen, wählen Sie das entsprechende Dokument aus und klicken mit der rechten Maustaste auf den Dokument-Eintrag, das Kontext Menu öffnet sich.

  1. Wählen Sie "Texterkennung neu erstellen" - die Texterkennung wird sofort neu erstellt


Bitte beachten Sie, dass bei versionierten Dokumenten, die Texterkennung für alle Versionen neu erstellt wird.


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Dokumenteigenschaften

Einstellungen unter "Dokumenteigenschaften" - Basiseigenschaften

Artikel-ID: #RPOHD26404

In Basis Eigenschaften der Dokumente können frei wählbare Dokumentnamen eingetragen und weiterführende Datumsangaben, wie "Datum auf dem Dokument", "Posteingang oder Wiedervorlagedatum" festgelegt werden. So können Sie später Ihre Suche auf bestimmte Dokumenteigenschaften, wie Datumsangaben, filtern.

Zudem können zusätzliche Dokumentbemerkungen eingegeben, welche optional als virtuelle Post-Its angezeigt werden können.

Dokumentinformationen: Beliebiger Dokumentname kann hier festgelegt werden, im Feld "Datum auf dem Dokument" kann von Ihnen das Datum eingetragen werden, welches auf dem Dokument (wie z.B. einer Rechnung oder einem Angebot) vorhanden ist. Falls das Dokument per Post eingetroffen ist, so kann zudem "Posteingang am" mit einem Datum vermerkt werden. Hinterlegen Sie die Datumsangaben, wie "Fälligkeit am" und "Wiedervorlage am" und Sie vergessen nie wieder wichtige Fristen - diese werden Ihnen in Ihrem täglichen Briefing, nach Programmstart, angegeben.

Eigene Bemerkungen": Zusätzliche Stichpunkte oder Bemerkungen zu Dokumenten können problemlos im Bereich "Bemerkungen" gemacht werden. Oder beschreiben Sie einfach mit eigenen Worten den Dokumentinhalt. Viele Tools für Gross- und Kleinschreibung, Unterstreichen oder Aufzählung stehen Ihnen dafür zur Verfügung. Alles, was in Bemerkungen eingetragen wird, wird in der allgemeinen Suche durchsucht. Setzen Sie das Häkchen zu Ihrer Bemerkung unten und die Bemerkung wird in Form eines virtuellen Post-Its angezeigt.


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Einstellungen unter "Dokumenteigenschaften" - Verschlagwortung

Artikel-ID: #RPOHD2576

Zusätzlich zu den Basiseinstellungen können Sie das Dokument verschlagworten, indem Sie auf den Reiter "Verschlagwortung" klicken. Sie können Dokumente mit einer Priorisierung versehen, um so zu kennzeichnen, dass das Dokument eine Wichtigkeitsstufe von "niedrig" bis "hoch" besitzt. Zudem kann der Dokumentstatus festgelegt werden, diesem kann eine Farbe zugewiesen werden, welche in der Dokumentliste erscheint. Schlüsselwörter, Dokumenttypen und Originalablageorte können ebenfalls hinterlegt werden.

Priorisierung: Fahren Sie mit der Maus über die einzelnen Sternchen, um so die Stufe der Wichtigkeit festzulegen.

Dokumentstatus: Legen Sie optional einen Status fest, den das Dokument hat. Der Status wird in der Dokumentliste farblich gekennzeichnet. So können Sie auf einen Blick erkennen, ob sich die Lieferung bereits "im Versand" befindet oder die Rechnung "bezahlt ist". Unter "Dokumentstatus bearbeiten" können von Ihnen Statuseinträge definiert werden, um diese später ganz leicht in der Auswahlliste auszuwählen.

Schlüsselwörter: Legen Sie optional ein oder mehrere Schlüsselwörter fest, unter welchen das Dokument gefunden werden kann. Unter "Schlüsselwörter bearbeiten" können von Ihnen Schlüsselwörter definiert werden, um diese später ganz leicht in der Auswahlliste auszuwählen.

Dokumenttyp: Legen Sie optional einen oder mehrere Typen fest, um was es sich bei dem Dokument handelt. Der Dokumenttyp wird ebenfalls, wie der Status, in der Dokumentliste gekennzeichnet. So sehen Sie auf einen Blick, um was es sich bei dem Dokument handelt: Rechnung; Angebot oder z.B. Lieferschein. Unter "Dokumenttypen bearbeiten" können von Ihnen Dokumenttypen definiert werden, um diese später ganz leicht in der Auswahlliste auszuwählen.

Originalablageort: Legen Sie fest, wo Sie das Originaldokument abgelegt haben, um dieses schneller aufzufinden.


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Einstellungen unter "Dokumenteigenschaften" - Benutzerdefinierte Felder

Artikel-ID: #RPOHD9016

Die benutzerdefinierte Felder eröffnen maximale Anpassungsmöglichkeiten für Ihre Dokumente. So können ganz verschiedene benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden, welche standardmäßig für die Verschlagwortung nicht vorhanden sind.

Sie können bestimmen, bei welchem Dokumenttyp diese angezeigt werden und einsehen, wieviele Dokumente das eine oder das andere benutzerdefinierte Feld nutzen.

Mit dem Formular Designer sind neue Formulare schnell neu erstellt und werden direkt in das Dokument auf Wunsch eingebunden. So können nicht nur Kalender, Checkboxen, Textfelder, Auswahllisten sondern auch viele anderen Felder hinzugefügt werden.


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Einstellungen unter "Dokumenteigenschaften" - Sicherheit

Artikel-ID: #RPOHD2668

Zusätzlich zu anderen Eigenschaften, kann unter dem Reiter "Sicherheit" explizit festgelegt werden, über welche Freigabestufe das eine oder andere Dokument verfügen soll. Benutzer unterhalb dieser Freigabestufe bekommen das Dokument nicht angezeigt.

Benutzer im Netzwerk, die unter der festgelegten Sicherheitsstufe liegen, werden das Dokument nicht bearbeiten, verteilen und exportieren oder löschen können. So können Sie verschiedene höhere Freigabestufen explizit für Bearbeiten, Freigen oder Löschen setzen, jedoch mindestens diejenige, die Sie unter der allgemeinen "Freigabestufe" gesetzt haben.


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Vom Scanner hinzufügen

Mein Scanner unterstützt kein TWAIN. Wie kann ich dennoch scannen bzw. die Dokumente in PaperOffice hinzufügen?

Artikel-ID: #RPOHD14260

Falls Dokumente und Dateien bereits eingescannt wurden oder im digitalen Format vorhanden sind, können diese jederzeit in den entsprechenden ordner einfach "reingezogen" werden.

Andernfalls klicken Sie auf das "+" Zeichen in der oebren Menuleiste und wählen "Papierdokument" aus. Wählen Sie danach den zweiten Eintrag "Scandokumente aus einem Verzeichnis importieren Scan2Folder aus".

Richten Sie danach das gewünschte Verzeichnis ein oder übernehmen Sie das von uns automatisch erstellte C:...\scan2folder

Wählen Sie optional aus, was nach dem Scan passieren soll, wie Optimieren oder Zuschneiden.

Klicken Sie auf "Scannen starten". Stellen Sie bei Ihrem Scanner ein, dass alle eingescannten Dokumente automatisch in dieses Verzeichnis abgelegt werden.

PaperOffice wird das von Ihnen angelegte Ziel-Verzeichnis nun überwachen, warten bis eingescannte PDF Dokumente vorhanden snd und dieses anschliessend verarbeiten.


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Welches Programm soll ich für einen optimalen Scanvorgang auswählen?

Artikel-ID: #RPOHD16192

Für einen optimalen Scanvorgang bietet PaperOffice 3 optimierte Automatikprogramme, nebst der originalen Herstellersoftware, an.

Um das entsprechende Fenster zu öffnen, klicken Sie auf das "+" Symbol in der oberen Menuleiste udn wählen "Papierdokument" aus. Wählen Sie vorerst einen Scanner aus. beachten Sie dabei, dass installierte Scanner, die eine TWAIN unterstützen, diese automatisch angezeigt werden.

Wählen Sie danach im Bereich Programm entsprechenden EIntrag aus:

1. Original: Scannt über die Herstellersoftware und übergibt den fertigen Scan an ScanConnect. Alle Qualitätseinstellungen werden Ihnen bei der Auswahl dieses Programmes von Ihrem Scanner-Hersteller angeboten. Wählen Sie diese Option, falls weitere 3 Ihren Voraussetzungen nicht entsprechen

2. Textdokumente (PaperOffice Automatikprogramm): Scannt Ihre Dokumente in schwarz-weiss und 600dpi, optimiert den Scan für Text, QR Code und Barcodeerkennung. Ist ideal für das EInscannen von Textdokumenten

3. Unterlagen (PaperOffice Automatikprogramm): Scannt Ihre Dokumente in Graustufen und 300dpi, Scanoptimierung erfolgt hierbei für Grafiken und Bilder. Ist ideal für das Einscannen von Unterlagen

4. Unterlagen farbig (PaperOffice Automatikprogramm): Scannt Ihre Dokumente in Farbe und 300dpi, Scanoptimierung erfolgt hierbei für Grafiken und Bilder. Ist ideal für das Einscannen von farbigen Unterlagen



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Wie funktioniert das Einscannen mit ScanConnect?

Artikel-ID: #RPOHD4324

Mit Hilfe des ScanConnect haben Sie vielseitige Möglichkeiten Ihre Dokumente in PaperOffice einzuscannen oder vorhandene Dokumente von Ihrer Festplatte einzulesen.Hierbei können Sie direkt aus Ihrer Dokumentmappe auf den ScanConnect zugreifen.
Öffnen Sie hierfür die von Ihnen ausgewählte Dokumentmappe, gehen Sie auf den Reiter "Objektverwaltung" und wählen die Funktion "Scanner" aus.

Um den obigen Vorgang zu beschleunigen oder keine explizite Dokumentmappe auszuwählen, sondern eine neue zu erstellen, klicken Sie in Ihr PaperOffice Menü  wählen Sie die Funktion "Neue Dokumente einscannen" aus oder drücken Sie einfach die F5 Taste.Um ein neues Scandokument direkt in die PaperOffice Sammelablage einzufügen, öffnen Sie die Sammelablage und klicken auf "Neu" und danach auf "Papierdokumente einscannen".ScanConnect öffnet sich.

Da die Funktionen des ScanConnect sehr umfangreich sind, werden jeweilige Einstellungen und Optionen für einen automatisierten Arbeitsablauf detailliert dargestellt:

1. Sie können mit Hilfe des ScanConnects Ihr eigenes Profil anlegen. Diese Lösung ist sehr hilfreich, wenn Sie öfters verschiedene Dokumente und Dateien einscannen und nicht jedes Mal Einstellungen hierfür ändern wollen

Gehen Sie hierfür auf "Neues Profil anlegen", geben Sie eine "Bezeichnung für Ihr neues Profil" an z.B. "Digitalfoto einscannen" oder "Dokument schwarz/weiss archivieren".

Wählen Sie danach die am besten geeigneten Grundeinstellungen für Ihr neu erstelltes Profil, wie z.B. für schwarz/weiss Dokumente Farbmodus "Graustufen" oder eine niedrigere Qualitätseinstellung, aus und klicken auf "Profileinstellungen speichern".
2. Weiter können Sie folgende Grundeinstellungen für einen reibungslosen Scanablauf in PaperOffice in Anspruch nehmen: Sie haben die Möglichkeit Ihren gewünschten Scanner auszuwählen, hierfür wählen Sie einfach den aufgelisteten Scanner aus oder Ihre Dokumente oder Dateien aus einem Verzeichnis auszuwählen, dabei können Sie bereits früher eingescannte oder gespeicherte Dateien im ScanConnector aufrufen, verändern und in Dokumentmappen speichern.
Dabei empfehlen wir Ihnen einen extra Ordner für Ihre Dateien und Dokumente anzulegen, da das Programm ScanConnect Ihren kompletten Ordner nach Dateien durchsucht und bei hoher Anzahl an Dokumenten und nicht kompatiblen Formaten abstürzen könnte. Für einen reibungslosen Ablauf sollte zudem die Anzahl der Dokumente in diesem Ordner 20 Dateien/Dokumente nicht übersteigen.

Zudem haben Sie eine Auswahl an folgenden Einstellungen für Ihre Scan Dateien:

  • "Ränder automatisch beschneiden" (um schwarze Ränder zu beschneiden, die nicht in Ihrem Dokument zu sehen sein sollten)
  • "Automatisch anpassen" (falls Ihr Dokument beim Einscannen falsch ausgerichtet wurde)
  • "Leere Seiten ignorieren" (um leere Seiten in Ihren Dokumenten zu verhindern)
  • Option "Duplex-Scan" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, werden Ihre Dokumente automatisch beidseitig gescannt)
  • Option "ADF aktivieren" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, wird der automatisch Dokumenteneinzug für mehrere Papierseiten aktiviert)
  • Option "Sammel-Scan" (Aktivieren Sie diese Option, falls Ihr Scanner keine ADF-Funktion unterstützt und Sie manuell mehrere Seiten nacheinander scannen möchten. PaperOffice fragt Sie nach jedem Scanvorgang, ob Sie eine weitere Seite einscannen möchten)
  • Option "Originale Herstellersoftware benutzen" (PaperOffice wird versuchen das Papierdokument direkt über Ihre installierte Herstellersoftware zu scannen. Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen in Ihrer Scansoftware vorzunehmen sind und hier definierte Option nicht beachtet werden. Zudem muss Ihre Scanner Software die aktuellen Übergabenormen erfüllen)

Setzen Sie Häkchen zu den jeweiligen Einstellungen, die Ihren Vorgaben entsprechen, und klicken auf "Scanvorgang starten".
Nachdem Ihre Dokumente und Dateien nach Ihrem ausgewählten Prinzip eingescannt oder vorgegebenen Ordner geholt wurden, erscheinen diese im Vorschaufenster.

Sie können nun, nach einem Klick mit der linken Maustaste auf das jeweilige Dokument, folgende Dokumenteigenschaften ändern:

Eigenschaften (markierte Seite)

Bezeichnung:
Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres Dokumentes ein, diese erscheint später im FlipView. Tip: Geben Sie bei der Objekt-Bezeichnung einfach "Dokumentseite %seite von %seitenanzahl" ein und PaperOffice nummeriert ganz automatisiert Ihre Dokumente der Reihenfolge nach.

Bearbeiten (markierte Seite)

Option "Speichern als":
Sie können für jede einzelne Seite das Ausgabeformat festlegen. Wählen Sie hier das gewünschte Ausgabeformat, in welchem PaperOffice Ihr Scandokument speichert:
  • PDF/A
  • TIF
  • JPEG
  • BMP
Zudem können Optionen, wie "Farbmodus" und "Drehen" ausgewählt werden, die Vorschau Ihrer Bearbeitungen des Dokumentes, finden Sie indem Sie die "Vorschau der Bearbeitung" öffnen. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.
Option "Helligkeit / Kontrast":

Wählen Sie hier, ob Ihr Dokument etwas aufgehellt oder der Kontrast umgestellt werden sollte. Um Die Änderungen live zu sehen, klicken Sie auf "Vorschau" - eine Miniaturansicht Ihres Dokumentes wird mit den jeweiligen Änderungen angezeigt. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.

Option "Kompression":

Wählen Sie hier, in wie weit Ihr Scandokument komprimiert wird (nur bei JPEG). Beachten Sie bitte, das evtl. dieser Wert automatisch während des Scanvorgangs von PaperOffice korrigiert wird, um eine Lesbarkeit zu gewährleisten.


Alle Dokumentseiten speichern als

Option "Speicherformat aller Dokumentseiten":
  • PDF/A (pro Seite eine PDF-Datei): PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine PDF-Datei
  • PDF/A (alle Seiten in eine PDF-Datei): PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine PDF-Datei
  • TIF (Pro Seite eine TIF-Datei): PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine TIF-Datei
  • TIF (Alle Seiten in eine TIF-Datei): PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine TIF-Datei
  • BMP (Bitmap)

Die Kompression kann auch hier angewendet werden, falls Sie das Speicherformat als "JPEG" auswählen

Nachdem alle Dateien eingescannt und alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf "Jetzt übernehmen", um die Dateien in PaperOffice zu speichern.


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Dokumentmappe

Was ist eine Dokumentenmappe und wofür brauche ich die in PaperOffice?

Artikel-ID: #RPOHD21160

Mehrere Dokumente, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, wie z.B. aus steurlichen Gründen, können in eine Dokumentmappe verbunden werden. So werden alle Vorgaben des GoBD, ehemals GdpdU, erfüllt. Diese Dokumente werden weiterhin einzeln in PaperOffice gespeichert, bilden jedoch einen Zusammenhang zwischen einander. So können Sie auf Anforderungen der Prüfer, diese Dokumentmappe entweder digital oder in Papierform mit Vorgangsinformation und notwendiger Signatur übergeben.


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Wie kann ich Dokumente in eine Dokumentenmappe verbinden?

Artikel-ID: #RPOHD21252

Dokumente können, ausser Ordner, auch in eine Dokumentmappe verbunden werden. Dies ist z.B. hilfreich, wenn viele Dokumente sich in einem Ordner befinden, jedoch zu verschiedenen Geschäftsprozessen gehören.

Markieren Sie dafür jeweilige Dokumente, welche Sie zu einer Dokumentmappe verbinden möchten, indem Sie das Häkchen setzen. Es erscheint ein grüner Knopf "In eine Dokumentmappe verbinden", klicken Sie auf diesen und Ihre Dokumente werden in eine Dokumentmappe verbunden.



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Wie kann ich Dokumente aus einer Dokumentenmappe rausnehmen?

Artikel-ID: #RPOHD21344

Dokumente, welche sich bereits in einer Dokumentenmappe befinden, lassen sich durch Klick auf "Auftrennen" in einzelne Dokumente auftrennen.


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Wie kann ich alle Dokumente aus der Dokumentenmappe einsehen, wenn nur das erste ersichtlich ist?

Artikel-ID: #RPOHD21436

Durch Klick auf "mehr anzeigen" werden alle Dokumente oder Emails in der Vorschauansicht dargestellt und in der Listenansicht aufgelistet. Falls das eine oder andere Dokument nicht mehr in die Dokumentmappe gehört, so können Sie die Dokumentenmappe auftrennen und die richtigen Dokumente in eine neue Dokumentenmappe verbinden.

Das gilt auch für die Ansicht, wenn Sie die Dokumentenmappe aufgeklappt haben, klicken Sie einfach auf "Weniger anzeigen" und Ihre Dokumentenmappe wird wieder zusammengeklappt.


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Was passiert mit meinen Dokumenten, die sich in Favoriten befinden und ich Sie zu einer Dokumentenmappe verbinde?

Artikel-ID: #RPOHD21528

Dokumente, die bereits in Favoriten vorhanden sind oder auf die Merkliste gesetzt wurden, können ebenfalls in eine Dokumentenmappe verbunden werden. Genauso wie, wenn sich Dokumente bereits in Dokumentenmappen befinden, diese gleichfalls in Favoriten gelegt werden oder auf die Merkliste gesetzt werden können.


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Kann ich die Dokumentenmappe in einen anderen Ordner verschieben?

Artikel-ID: #RPOHD21620

Ja, ohne Probleme lässt sich die Dokumentenmappe in einen anderen Ordner verschieben.

Klicken Sie dafür mit der linken Maustaste auf die entsprechende Dokumentenmappe (setzen Sie ein Häkchen im weissen Viereck) und ziehen an der Bezeichnung "Dokumentmappe (Anzahl Dokumente)" diese in einen anderen Ordner rein. Lassen Sie solange nicht los, bisdas durchgestrichene Zeichen weggeht.


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Wieviele Dokumente kann ich zu einer Dokumentenmappe binden?

Artikel-ID: #RPOHD3772

Es gibt KEINE Begrenzung dafür wieviele Dokumente Sie zu einer Dokumentmappe verbinden können


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Unterstützte Plattformen, technische Voraussetzungen und Hardware-Kompabilität
Unterstützung Empfehlung und Freigaben
Betriebssysteme
Freigegeben unter: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016, Microsoft® Office® 365. Empfohlen: Windows® 10 x64 (64bit). Der Einsatz von abweichenden Komponenten ist möglich, kann jedoch zu technischen Einschränkungen führen. PaperOffice benötigt für einen einwandfreien Betrieb lokale Administratorenrechte. Überprüfen Sie betriebssystemunabhängig durch eine Testinstallation ob alle Funktionen Ihren Ansprüchen genügen, da aufgrund fehlender Update/Systemunterstützung keine offizielle Freigabe erfolgen kann.
Darstellung
Erforderlich: 1280 x 768, Empfohlen: 1920 x 1080 oder mehr. Mobile Geräte - Erforderlich: 960 x 640, Empfohlen: 1280 x 720 oder mehr.
Hardware
Erforderlich: 4GB Arbeitsspeicher, Prozessorleistung Intel i5 der aktuellen Generation (oder vergleichbar), Internetverbindung (Downstream min. 10Mbit, Upstream min 1Mbit). Internetverbindung wird nicht für den Produktivbetrieb benötigt, nur für Download des Setup Pakets, Erstellung des Benutzerkontos, Datenbankerstellung und das Hinzufügen des Geräts. Empfohlen: wie zuvor, jedoch 8GB Arbeitsspeicher, Intel i7 (oder vergleichbar), Installation und Datenbank auf SSD, Internetverbindung (Downstream min. 16 Mbit, Upstream synchron oder min. 5 Mbit)
Netzwerk (optional)
Erforderlich: Standard TCP/IP Netzwerk 100Mbit. Empfohlen: Standard TCP/IP Netzwerk 1Gbit. Für RSPS (Secure Personal Server) oder Server-Fernvernetzung Serveranbindung mit min. 50Mbit synchron, Clientanbindung mit min. 20Mbit downstream, 1Mbit upstream.
Datenbank
Erforderlich: mindestens 1GB MB freier Speicherplatz bei lokaler Datenbankspeicherung. Empfohlen: Datenspeicherung auf einem NAS Gerät (wie z.B. QNAP) mit mindestens 10GB MB freiem Speicherplatz.
Drucker / Scanner (optional)
Für Einsatzzwecke mit wenig Papiervolumen: handelsüblicher Flachbett- oder Einzugsscanner mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit mittlerem Papiervolumen: Leistungsfähiger Einzugsscanner mit ADF (automatischer Dokumenteneinzug) mit WIA oder TWAIN Schnittstelle, Laserdrucker. Für Einsatzzwecke mit hohem Papiervolumen: Groß-Kombigeräte wie z.B. Konica Minolta BizHub Serie mit WIA oder TWAIN Schnittstelle oder Scan2file Funktion.
Lizensierung
Jede PaperOffice Programmlizenz (One, One Plus oder Team) ist für ein Benutzerkonto, eine Datenbank sowie für die Installation auf einem PC gültig. Um PaperOffice im Netzwerk, NAS oder eigenem Server zu nutzen, benötigen Sie Version PaperOffice Team.
Der Datenbankserver selbst benötigt hierbei keine eigene Lizenz.
PaperOffice kann auf dem lizenzierten PC beliebig oft neu installiert werden.
Wenn Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten möchten, benötigen Sie für jede Datenbank ein eigenes PaperOffice Benutzerkonto. Andernfalls können Sie die Datenbank alle 96 Stunden wechseln.

Beispiele:
PaperOffice als Einzelplatzversion und lokaler Datenbankspeicherung = 1 Stück PaperOffice One oder One Plus
PaperOffice als Einzelplatzversion und Datenbankspeicherung auf NAS (wie z.B. QNAP) = 1 Stück PaperOffice Team
PaperOffice im Netzwerk und Datenbankspeicherung auf NAS (wie z.B. QNAP) auf 5 PC´s nutzen = 5 Stück PaperOffice Team
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