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Virtuelle Dokumente (Übersicht)

Virtuelle Dokumente sind die zentralen Speicherelemente in PaperOffice und werden in Ordnern gespeichert, welche sozusagen als Sammelcontainer Ihrer Dokumente dienen.

Sie können in einen virtuellen Ordner nahezu jeden Inhalt, wie Papierdokumente, Dateien oder Digitalbilder einfügen. Virtuelle Ordner sind vergleichbar mit handelsüblichen Hängemappen oder Ihnen bekannten Windows Ordnern. Anschliessend können die Dokumente umfangreich...
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Virtuelle Dokumente (Basis-Eigenschaften)

In Basis Eigenschaften der virtuellen Dokumente können frei wählbare Dokumentnamen eingetragen und weiterführende Datumsangaben, wie "Datum auf dem Dokument", "Posteingang oder Wiedervorlagedatum" festgelegt werden. So können Sie später Ihre Suche auf bestimmte Dokumenteigenschaften, wie Datumsangaben, eingegrenzt werden.

Zudem können zusätzliche Dokumentbemerkungen eingegeben oder der Dokumentinhalt beschrieben werden.


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Virtuelle Dokumente (Verschlagwortung)

Sie können Dokumente mit einer Priorisierung versehen, um so zu kennzeichnen, dass das Dokument eine Wichtigkeitsstufe von "niedrig" bis "hoch" besitzt. Zudem kann der Dokumentstatus festgelegt werden, diesem kann eine Farbe zugewiesen werden, welche in der Dokumentliste erscheint.

Schlüsselwörter, Dokumenttypen und Originalablageorte können ebenfalls hinterlegt werden.


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Virtuelle Dokumente (Benutzerdefinierte Formulare)

Die benutzerdefinierten Formulare eröffnen maximale Anpassungsmöglichkeiten für die virtuellen Dokumente. So können ganz verschiedene benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.

Sie können bestimmen, bei welchem Dokumenttyp diese angezeigt werden und einsehen, wieviele Dokumente das eine oder das andere benutzerdefinierte Feld nutzen.

Mit dem Formular Designer sind neue Formulare schnell neu erstellt und werden direkt i...
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Virtuelle Dokumentmappen (Objektverwaltung)

Alle Dokumente die zueinander gehören und nicht durch einen Ordner miteinander verbunden werden sollten, wie z.B. die zu einem Geschäftsvorgang gehören (Anfrage A123, Angebot A123, Rechnung A123, Storno A123 usw) können in Dokumentmappen verbunden werden.

Jedes hinzugefügte Dokument wird direkt als Vorschaubild angezeigt und aufgelistet.

Neue Dokumente können schnell vom z.B. Scanner, Festplatte oder Netzwerk, per Drag&Drop ...
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Virtuelle Dokumente (Sicherheit | Freigabestufe)

Hier kann zusätzlich explizit festgelegt werden, über welche Freigabestufe das eine oder andere Dokument verfügt. Benutzer unterhalb dieser Freigabestufe bekommen das Dokument nicht angezeigt.


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Virtuelle Dokumente (Kontakte | Adressen)

Virtuelle Dokumente können mit Kontakten oder Adressen verknüpft werden um später direkt aus der Kontaktverwaltung danach zu filtern.

Zu welchem Kunden existieren welche Dokumente?

Rufen Sie einfach den Kontakt in der Kontaktverwaltung auf, um alle Dokumente, welche mit dem Kontakt verbunden sind, angezeigt zu bekommen.

Des Weiteren können jedem verknüpften Dokument individuelle Bemerkungen hinterlegt werden. I...
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