PaperOffice kümmert sich automatisch um alle mySQL-Datenbankvorgänge. Dabei werden alle Informationen und auch Dateien in einer zentralen mySQL-Datenbank gespeichert. Durchführung der Sicherung dazu können Sie automatisiert und kinderleicht einrichten lassen.

Die mySQL kann sowohl lokal als auch im Netzwerk installiert werden. Die Einrichtung der mySQL-Datenbank übernimmt für Sie der mySQL-Datenbankmanager, welcher alle notwendigen Konfigurationen und Einstellungen selbstständig vornimmt. Verbinden Sie durch Hilfe des Datenbankmanagers alle PCs im Netzwerk mit der mySQL-Datenbank um gleichzeitig zuzugreifen und im Team zu arbeiten und von vielen verschiedenen Vorteilen, wie z.B. Schwarmtechnologie, zu profitieren.

PaperOffice generiert bei jeder neuen Datenbank- Erstellung einen weltweit einmaligen Master Key, auf welchen ausschliesslich Sie persönlich Zugriff haben. Das entspricht den Richtlinien der Zero-Knowledge Technologie. Ohne diesen MasterKey kann auf Ihre Datenbank nicht zugergriffen werden.
Zu beachten ist, dass bei jeder Datenbankverbindung von den Benutzern der MasterKey abgefragt wird, bitte stellen Sie sicher, dass der MasterKey von Ihnen sicher aufbewahrt wird.

Die mySQL-Datenspeicherung verwendet vollständig die revisionssichere Versionierung für eine perfekte revisionssichere Datenspeicherung, welche alle rechtlichen- und gesetzlichen Vorgaben im Höchstmaß einhält. Natürlich wird die Versionshistorie automatisch unterstützt.

Alle Dateien und Dokumente werden revisionssicher in PaperOffice gespeichert und versioniert. PaperOffice erfüllt alle Vorgaben des GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), ehemals GdpdU (Grundsätze zum Datenzugriff zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Das Originaldokument kann nicht verändert werden.

Jeder Benutzer benötigt ein einmaliges PaperOffice Konto. Nachdem dieses erstellt wurde und Sie sich mit den neuen Daten eingeloggt haben, werden Sie nach einer Datenbank gefragt. Wählen Sie "Vorhandene Datenbank" aus und geben Sie den Pfad zu der bereits vorhandenen Datenbank aus.
Im nächsten Schritt werden Sie aufgefordert den einmaligen MasterKey einzugeben, welcher bei der Datenbankerstellung erzeugt wurde. Nachdem der MasterKey hinzugefügt wurde, werden Sie mit der Datenbank verbunden.

Um die Trennung zu der aktuell verbundener Datenbank durchzuführen, müssen Sie vorerst PaperOffice verlassen, um in den Login Bereich zu gelangen. Wählen Sie "Optionen" und "Weiter und Datenbankverbindung verwalten". Wählen Sie danach "Datenbankverbindung trennen". Bitte beachten Sie, dass um mit mehreren Datenbanken aktiv zu arbeiten, für jede Datenbank ein eigenes PaperOffice Konto angelegt werden müsste.