Die automatische Netzwerkkontrolle stellt sicher, dass die gleiche Dokumentmappe für weitere Veränderungen gesperrt wird, sobald ein Benutzer diese öffnet. Die Dokumentmappe kann zwar weiterhin geöffnet und auf Inhalte zugegriffen werden, jedoch sind Änderungen während der gesamten Öffnungsdauer nicht möglich. So werden doppelte Daten oder das Löschen bzw. Verwerfen von eingegeben Daten vermieden.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden

Die automatische Netzwerkkontrolle stellt sicher, dass sich jeder Benutzer mit seinem Benutzernamen nur einmal an der Realify PaperOffice™ DMS Datenbank anmelden kann. Sollte der Benutzer mit seinem Benutzernamen bereits an einem anderen PC angemeldet sein, so erscheint dort eine Mitteilung, dass ein zweiter Anmeldeversuch stattgefunden hat. Sollte diese Mitteilung nicht innerhalb 30 Sekunden abgelehnt werden, so wird der Benutzer dort automatisch abgemeldet und an dem aktuellen PC wieder angemeldet. Lästige Lauferei um sich abzumelden entfällt so vollkommen.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden

Sie benötigen schnell eine Dokumentmappe oder andere Informationen, auf welche der aktuell auf dem PC angemeldete Benutzer keinen Zugriff hat? Kein Problem, einfach Druck der F-10 Taste aktiviert die schnelle Benutzerumschaltung. So können Sie schnell den Benutzernamen ändern, ohne sich komplett ab- und wieder anzumelden. Nachdem Sie die gewünschten Vorgänge erledigt haben, drücken Sie erneut die F-10 Taste um den PC zu sperren und sich abzumelden. Die schnelle Benutzerumschaltung kann auch als Sicherheitseinstellung automatisch nach einer vordefinierten Zeit in der Benutzerverwaltung aktiviert werden.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden

Insofern eine Dokumentmappe von einem Benutzer z.B. durch Rechnungskontrolle, Prüfung oder Durchsicht erledigt werden muss, so können Sie die Dokumentmappe entsprechend kennzeichnen und Arbeitsanweisungen oder Bemerkungen hinterlegen. Damit ein Benutzer die Dokumentmappe als erledigt kennzeichnet, muss der Benutzer dies durch seine digitales Benutzerzertifikat in Form der erneuten Passworteingabe bestätigen. Erledigungsoptionen können für einen oder mehrere Benutzer festgelegt werden, falls mehrere Benutzer dieselbe Dokumentmappe erledigen müssen. Eine Dokumentmappe gilt solange als unerledigt bis alle notwendigen Erledigungen als erledigt markiert wurden.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden

Insofern es sich bei Erledigungen um Terminsachen handelt, kann individuell festgelegt werden, bis wann die Erledigung stattzufinden hat. Alle Erledigungen mit Terminvorgaben werden automatisch mit der netzwerkweiten Termin- und Wiedervorlageverwaltung synchronisiert.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden

Im Anzeige-Manager kann jederzeit eingesehen werden, welche Erledigungen noch nicht erledigt worden sind oder was bereits erledigt wurde. Dabei sehen Sie auf einen Blick, welcher Benutzer die Erledigung an welchen Benutzer zugewiesen hat und wie der aktuelle Erledigungsstatus ist.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden

Hier können Sie Dokumentmappen als "in Bearbeitung" markieren. Diese als "in Bearbeitung" markierten Dokumentmappen können dann im Anzeigemanager auf einen Blick aufgelistet werden. So erhalten Sie schnell einen Überblick auf das, was aktuell in Bearbeitung ist. Nach der Bearbeitung wird die Markierung entfernt. Die Dokumentmappe verbleibt die gesamte Zeit im Archiv.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden

Sie haben ständigen Überblick über alle derzeit in Realify PaperOffice™ DMS angemeldete Benutzer. Des Weiteren werden Informationen über die verwendete Realify PaperOffice™ DMS Version sowie Benutzerdaten angezeigt.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden

Sie lassen Skype & Co. als Sicherheitsrisiko In Ihrem Unternehmen nicht zu, da sämtliche Kommunikationen unverschlüsselt über den ganzen Globus verteilt erfolgen? Genau richtig. Denn Realify PaperOffice™ DMS verfügt über einen eigenen integrierten Netzwerkchat, welcher AES-512bit verschlüsselt vollkommen abgeschottet innerhalb der aktuellen Datenbank abläuft. Keine Chats oder Nachrichten werden so nach draussen getragen und die gesamte Kommunikation läuft intern hochverschlüsselt ab.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-EditionBusiness-Editionexklusiv nur in Corporate-Edition vorhanden

Ein anderer Benutzer benötigt dringend eine Dokumentmappe, kann diese aber nicht so schnell finden? Mit nur einem Mausklick kann eine Verknüpfung zur ausgewählten Dokumentmappe an jeden Benutzer versendet werden. Der in der Realify PaperOffice™ DMS Datenbank angemeldet ist. Des Weiteren lassen sich diese Dokumentmappen-Verknüpfungen sogar in externe Anwendung wie ERP-System oder Word Dokumente einbetten, so dass bei dem einfachen Klick auf diesen Link sich die passende Dokumentmappe öffnet. Die identische Funktion ist sogar mit Kategorie-Verknüpfungen im Anzeige-Manager möglich.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden

Dokumentmappen können komplett aus dem Archiv ausgecheckt und in die eigene Sammelablage verschoben werden, insofern der Benutzer dafür die nötigen Rechte hat. Anschliessend kann die Dokumentmappe als Original an jeden beliebigen Benutzer versendet werden. Ausgecheckte Dokumentmappen befinden sich nicht mehr im Archiv und werden daher solange nicht berücksichtigt bis diese wieder eingecheckt werden. Sie können Dokumentmappen auch an Benutzer versenden, welche aktuell nicht in Realify PaperOffice™ DMS angemeldet sind.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden

Sobald eine ausgecheckte Dokumentmappe aus der Sammelablage heraus an einen anderen Benutzer versendet wird, wird dieser Vorgang in dem automatischen Dokumentmappenverlauf festgehalten und visuell als Flussdiagramm dargestellt. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welche Dokumentmappe in Besitz hatte.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden

Jede versendete Dokumentmappe wird unter dem Punkt „Gesendete Dokumentmappen“ aufgelistet. Dabei kann im Gegensatz zu einer normalen Email jederzeit die Dokumentmappe zurückgeholt und dem Empfänger entzogen werden.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden

Sobald eine Dokumentmappe von einem anderen Benutzer empfangen wurde, so wird diese unter dem Punkt „Empfangene Dokumentmappen“ aufgelistet, kann dort geöffnet und bearbeitet werden und anschliessend jederzeit weitergeleitet, zurückgeschickt oder wieder in das aktuelle Archiv eingecheckt werden.

Starter-Edition
falseStarter-EditionBasic-Editionab Business-Edition vorhanden