Setzen Sie eine Freigabestufe auf ein Dokument, Benutzer unterhalb dieser Freigabestufe werden das Dokument nicht sehen. Zusätzlich können Sie Stufen für Bearbeiten, Verteilen und Exportieren und zum Löschen des Dokumentes setzen.

Freigabestufen können Ordnern und Dokumenten zugewiesen werden. Dabei ist zu beachten, dass ein neu in PaperOffice hinzugefügtes (bzw. erstelltes) Dokument immer die Freigabestufe des Ordners bekommt. Beispiel: Der Ordner hat die Freigabestufe 5 und das Dokument wird in den Ordner eingescannt oder per Drag&Drop reingezogen, es erhält automatisch die Freigabestufe 5.
Ein Dokument, welches bereits in PaperOffice vorhanden ist und eine Freigabestufe besitzt, behält diese auch wenn es Ordner wechselt.