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Automatische Emailarchivierung

Direkte Überwachung von POP3-Konten mit KI-basierter Archivierung inklusive Verarbeitung aller Anlagen

Viel besser als eine normale Emailarchivierung:
PaperOffice verbindet alle Anlagen automatisch mit der Quell-Email, archiviert so alles rechtssicher und perfekt verschlagwortet dank PIA.

Macht Ihr Leben leichter

PaperOffice zentralisiert alle Ihre Informationen in Ihr neues digitales Büro. Garantiert hochsicher ohne Cloud, blitzschnell durch eigene Suchmaschine, intelligent durch die integrierte KI-Verarbeitung und leicht in jede Umgebung integriert.

Alles in einer Software

Mit über 740 integrierten Funktionen, API und OnlineServices wird PaperOffice jede von Ihnen geforderte Aufgabe lösen, sich nahtlos in Ihre Arbeitswelt integrieren und Ihnen immer zur Seite stehen. Keiner bietet Ihnen so viel ohne jegliche Zusatzmodule in einer Software.

Ein wahrer Zeitsparer

Nie wieder suchen, nie wieder warten, nie wieder von anderen abhängig sein. Mit PaperOffice sparen Sie unglaublich viel Zeit und Kosten ein, arbeiten auf Wunsch vollkommen ortsunabhängig und konzentrieren sich auf die wirklich wichtigen Sachen.

Rechtssicher und logisch verbunden


PaperOffice archiviert nicht nur jede Email rechtsssicher im PDF/A Format für eine Langzeitarchivierung sondern legt auch die Anlagen separat ab und verbindet diese logisch mit der Quell-Email. Intelligente PIA Verarbeitung inbegriffen.

Direkte POP3 Archivierung

PaperOffice kann direkt auf beliebig viele POP3 Emailkonten zugreifen, die neuen Emails dort abholen, verarbeiten und rechtssicher speichern.

Intelligente Achivierungsstrategien

Wählen Sie ob nur die Email, Anlagen oder beides zusammen logisch verknüpft archiviert werden soll. Sie können sogar Blacklist oder Passwörter angeben.

KI-basierte PIA Verarbeitung

Identisch zu allen in PaperOffice verfügbaren Überwachungen kann zwischen dem PIA KI-Modus oder der fest definierten Ablageverschlagwortung gewählt werden.

PaperOffice archiviert jede Email intelligent und sicher


Integriertes EmailConnect


Das in PaperOffice integrierte EmailConnect überwacht beliebig viele POP3 Emailkonten transparent im Hintergrund. Sobald neue Emails eintreffen, werden diese gemäß Ihren Vorgaben verarbeitet und rechtssicher archiviert.

Emailarchivierung leicht gemacht:
POP3 Konto hinzufügen, Regeln festlegen oder die PIA-KI entscheiden lassen. Fertig! PaperOffice wandelt alle Emails in rechtssichere PDF-Dokumente um und verknüpft die Anlagen logisch mit der Email.



Rechtssichere Speicherung


Alle Emails werden für die Langzeitarchivierung automatisch in das PDF/A Format konvertiert und von PaperOffice wie ein Dokument behandelt.

Sie verfügen über alle Möglichkeiten wie Verschlagwortung, Stichwortsuche und Sicherheit da alle Emails von PaperOffice wie Dokumente behandelt werden.



Automatische Anlagenarchivierung


Emailanlagen werden von PaperOffice automatisch extrahiert und separat als Dokument gespeichert. Durch die intelligente Archivierungsstrategie können Sie immer pro Postfach wählen was genau archiviert werden soll.

Die gesamte Archivierung erfolgt immer identisch wie bei jedem Hinzufügen von Dateien, nur, dass das Dokument selber logisch mit der Quell-Email verknüpft wird um den GOBD Vorgaben zu entsprechen.



Definierbare Ablageregeln


PaperOffice EmailConnect greift wie auch alle anderen verfügbaren Überwachungen immer auf bereits angelegte Dokumentvorlagen und Ablagemasken zu.

Durch den gemeinsamen Zugriff ist es also egal, ob Sie ein Dokument als Emailanlage oder z.B. per Drag & Drop hinzufügen - einmal eingelernte Dokumente werden immer automatisch erkannt.



KI-basierte Verarbeitung


PIA AutoFill und PIA AutoContact arbeiten genial mit der Überwachung zusammen. Alle relevanten Dokumentinhalte werden erkannt und das Dokument automatisch verschlagwortet. Das funktioniert auch mit Kontakten!

Und wenn Sie bereits Dokumente eingelernt haben kann PIA automatisch erkennen um welche Dokumentvorlage es sich handelt und dann die entsprechende Ablagemaske verwenden.



PaperOffice archiviert Emails als rechtssichere PDF-Dokumente


PROGRAMMSCREENSHOTS


Verwaltung der POP3-Überwachungen
Vorgaben POP3 Zugangsdaten
PIA oder manuelle Ablage

VIDEOS


Schnelles Scannen der Dokumente mit intelligentem Scan Modul
Dokumentenstapel digitalisieren mit Trennseiten-Split
Scannen über Scan2Folder / Scannen in Verzeichnisse
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