DOKUMENTENMANAGEMENT SOFTWARE
DIGITALES DOKUMENTENMANAGEMENT PAPEROFFICE

Dokumentenmanagement Software (DMS) unterstützt die Verwaltung von digitalen Dokumenten. In der damaligen Form ging es bei Dokumentenmanagement um die Verwaltung digitalisierter Schriftstücke mit einer zusätzlichen Verschlagwortung für die bessere Wiederauffindbarkeit. Der ehemalige Aufwand war jedoch deutlich höher im Vergleich zur normalen Dokumentenablage auf einem Netzlaufwerk. Die Gründe dafür waren sehr hohe Kosten für die notwendige IT-Infrastruktur, ein speziell geschultes Personal sowie ein außerordentlich gewaltiger zeitlicher Aufwand für eine zusätzliche Verschlagwortung.

Doch der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems lohnte sich erst, wenn archivierte Dokumente schnell wiedergefunden werden mussten. Etwa infolge eines telefonischen Rückrufs bezüglich einen oder anderen Dokumentes, gesetzlicher Erfordernisse, zum Beispiel einer Steuerprüfung. Der wirtschaftliche Nutzen eines Dokumentenmanagement Systems war schließlich lange Zeit sehr schwer zu ermitteln.

Das derzeitige Dokumentmanagement System PaperOffice setzt neue Maßstäbe in der Dokumentenverwaltung. Digitalisierung von Papierdokumenten, revisionssichere E-Mail-Archivierung, Hochleistungs-Texterkennung, Stichwortsuche – für PaperOffice kein Problem. Dank der innovativen SmartSpell OCR Texterkennung bedarf es auch nicht mehr einer manuellen Verschlagwortung, sondern die Dokumentenmanagement Software kann den Inhalt der Dokumente selbst in Sekundenschnelle durchsuchen. Die Live-Stichwortsuche liefert sämtliche Treffer im Handumdrehen. Filtereinstellungen grenzen die angezeigten Suchergebnisse nach Datum, Benutzer, Dokumenttyp, benutzerdefinierten Feldern oder Schlüsselwörter ein.

PaperOffice erlaubt die Aufnahme von Dokumenten auf unterschiedlichste Weisen. Bereits vorhandene elektronische Dateien werden via Drag & Drop aus dem Dateisystem, durch Massenimport von einzelnen Dateien oder durch einen Import der Windows Ordnerstruktur in PaperOffice integriert. ScanConnect, das standardmäßig integrierten Scannermodul, nimmt eingescannte Papierdokumente in Sekundenschnelle in das System auf. Im Anschluss können diese bearbeitet, gespeichert, optimiert und mit individuellen Notizen versehen werden.

Das Modul OutlookConnect wiederum ermöglicht den schnellen und intuitiven Import von E-Mails – ohne Drittsoftware. Das Speichern von E-Mails und zugehörigen Anhängen in gemeinsamen Dokumentenmappen sorgt dabei für eine größtmögliche Übersicht. Die revisionssichere E-Mail-Archivierung erfüllt alle Vorgaben des Gesetzgebers (GoBD-Konformität).

PaperOffice legt höchsten Wert auf Sicherheit! Paper Office 2019 ist keine Cloudlösung. Alle Dokumente werden lokal gespeichert – mit bis zu 1024bit AES-Militärverschlüsselung. So bleibt die Kontrolle stets beim Anwender.

Dokumentenmanagement Software verändert Ihre tägliche Büroarbeit. Sie spüren die erheblichen Mehrwerte jeden Tag, bei jedem Dokument und jedem Arbeitsschritt. Damit erfüllt PaperOffice auch die Bedürfnisse von Unternehmern, die Ihr wichtigstes Unternehmenskapital – Ihre Informationen – nicht in die Hände Dritter legen möchten.

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PaperOffice legt höchsten Wert auf Sicherheit! PaperOffice 2019 ist keine Cloudlösung. Alle Dokumente werden lokal gespeichert – mit bis zu 1024bit AES-Militärverschlüsselung. So bleibt die Kontrolle stets beim Anwender.

DOKUMENTENMANAGEMENT SOFTWARE PAPEROFFICE IM ENGEREN SINNE

Als Dokumentenmanagement Software im engeren Sinne PaperOffice werden Lösungen bezeichnet, die sich auf eine reine Verwaltungsfunktionalität von großen Dateibeständen fokussieren. Dabei werden Dokumente durch hinzugefügte Metadaten erweitert und so mit einer Verschlagwortung versehen. Hier können zum Beispiel Kundennamen, Projektnummern oder auch Rechnungsdaten dem Dokument hinzugefügt werden, so dass diese später leichter auf dem klassischen Netzlaufwerk recherchierbar sind.

Auch die Funktion Dokumente ein- und auszuchecken und die Versionierung von Dokumenten um Änderungen nachzuvollziehen gehört zum Dokumentenmanagement im engeren Sinne.

DOKUMENTENMANAGEMENT SOFTWARE PAPEROFFICE IM WEITEREN SINNE

Als Dokumentenmanagement Software PaperOffice im weiteren Sinne bezeichnet man verschiedene Technologien und deren Zusammenspiel. Darunter fallen zum Beispiel natürlich das Dokumentenmanagement im engeren Sinne, Kollaboration, Erfassen / Scannen von analogen Dokumenten, Workflow Management und die elektronische Archivierung.

Die unterschiedlichen Technologien sind im starken Maße voneinander abhängig und haben gemeinsam, dass sie unterschiedlichste Arten von Dokumenten datenbankgestützt verwalten und unabhängig von hierarischen Dateimanagern verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Verwaltung großer Dateimengen.

WIE HILFT DIE DOKUMENTENMANAGEMENT SOFTWARE PAPEROFFICE?

Die Dokumentenmanagement Software PaperOffice ermöglicht Unternehmen Ihre Geschäftsdokumente und -prozesse weitestgehend zu digitalisieren, Medienumbrüche zu vermeiden, die Auskunftsfähigkeit zu erhöhen und Datenverluste zu minimieren. PaperOffice DMS kann zusätzlich komplexe Geschäftsprozesse digital abbilden und dank dem integrierten Scanmodul sowie offener Schnittstellen oder Buchungssysteme wie DATEV; Navision, SAP oder Sage integrieren. Durch die Versionierung von Dokumenten, der Nachvollziehbarkeit wann, welches Dokument von wem verändert worden ist, können sich Unternehmen vor bewussten oder unbewussten Manipulationen schützen. Unter anderem durch die Versionierung bietet PaperOffice DMS eine technische Grundlage für die Revisionssicherheit eines Unternehmens.

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