Der Spitzenreiter für das papierlose Büro

Finden Sie heraus was mit Realify PaperOffice™ DMS möglich ist
Zentrales Speichern aller Unterlagen erfolgt unabhängig vom Ursprungsmedium von Datei bis hin zum Papier Ordnung schaffen durch Kategorisieren, verschlagworten, auf Termin legen und mit Kontakten versehen
Blitzschnelle Stichwort- und Detailsuche nach jeder noch so kleinen Information durch Texterkennung aller Unterlagen Bis AES-1024bit verschlüsselte Datenspeicherung wahlweise auf dem lokalen PC, NAS-Laufwerken oder Server
Die Einführung dauert nur wenige Minuten

Von "A" wie Aktenschrank bis "Z" wie Zwischenablage

Erklärung der Begriffe: Analog zu digital
Ihr Aktenraum oder Büroraum
Datenbank in Realify PaperOffice™ DMS
Ihre Ordner-Register
Unterkategorien-Ordner in Realify PaperOffice™ DMS
Ihr Aktenschrank
Archiv in Realify PaperOffice™ DMS
Ihre abgelegten Klarsichthüllen
Dokumentmappen in Realify PaperOffice™ DMS
Ihr Ordner
Hauptkategorie-Ordner in Realify PaperOffice™ DMS
Ihre abgelegten Papierdokumente
Dokumentmappen-Objekte in Realify PaperOffice™ DMS

Es wird zusammen gespeichert was auch zusammen gehört

Virtuelle Dokumentmappen
Eingescanntes Papier- Dokument als PDF

Jedes Dokument wird standardmäßig in einer eigenen Dokumentmappe gespeichert. (=Klarsichthülle)

Nur so kann das Dokument verschlagwortet werden ohne das Original selbst zu verändern.

Gespeicherte Dokumente und Dateien werden als Objekt bezeichnet.

In die Dokumentmappe können weitere Dateien und Dokumente eingefügt werden, welche zu dem Stamm-Dokument gehören wie z.B.

  • Digitalfoto als JPG-Bild
  • Visitenkarte als Word-Dokument
  • Fax-Sendebericht als Ausdruck
  • Postbeleg für Einschreiben
  • Abliefernachweis als PDF
Visitenkarte per Email als Word-Dokument Digitalfoto als JPG-Bild

Ordner - Register - Dokumente

Ordner sind Kategorien
Dokumentmappen, welche zu dem gleichen Vorgang gehören, werden in der gleichen Unterkategorie abgespeichert oder mit der gleichen Vorgangsnummer versehen.
Hauptkategorie- Ordner in Realify PaperOffice™ DMS
Dokumentmappen- Name
Fahrzeug F-RS-2400
Unterkategorie- Ordner in Realify PaperOffice™ DMS
TÜV und sonstige Unterlagen
Vorgangsnummer:
RE54321
Dokumentmappe in Realify PaperOffice™ DMS

Vollautomatische Dokument- Ablage

Stichwortsuche durch OCR-Texterkennung
Dokumente und Dateien in Dokumentmappen sind Objekte. Jedes Objekt wird für die Stichwortsuche OCR-texterkannt und durch ein Vorschaubild in der Dokumentmappe visuell angezeigt.
Datenbankweite Stichwortsuche nach
Erkannter Text
Zustandsbericht des Fahrzeugs

Name des Kunden
Adresse
Tel. Nr.
Name des Verkäufers
Adresse
Fahrzeug:
Jahr ______  Baujahr _______
Bericht
3 Suchergebnisse gefunden:
Zustandsbericht des Fahrzeugs
..berichten Sie bitte umgehend..
Quartals-Bericht für Q3/2015

Hinterlegung von Zusatzinformationen

Gezieltes Suchen und Filtern durch Verschlagwortung
Virtuelle Dokumentmappen können mit Informationen und Kategorien versehen werden, nach welchen anschliessend gezielt gesucht oder gefiltert werden kann. Auch die visuelle Kennzeichnung durch Farbe oder Symbol wird unterstützt.
Dokumentmappen- Art
Dokumentmappen- Name
Vorgangsnummer Vorgangsdatum
Hinterlegte Notizen Beträge

Flexibilität durch individuelle Anpassung

Integration eigener benötigter Ablage- und Suchfelder
Eigene speziell benötige Felder können selbst angelegt werden. Diese integrieren sich anschliessend nahtlos in die Oberfläche und maximieren die individuelle Programmanpassung. Nach diesen Feldern kann jederzeit gesucht und gefiltert werden.
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Verknüpfungen schaffen Transparenz

Termine, Kontakte, Erledigungen, Passwörter und mehr
Und noch viel mehr: Dokumentmappen können auf Wiedervorlage gelegt, mit Kontakten verknüpft und für Workflows mit Erledigungsoptionen für bestimmte Benutzer versehen werden.
Mit Kontakten versehen und explizit danach suchen Ablageorte der Originaldokumente hinterlegen
Auf Termin legen und explizit danach suchen Zugriffsrechte für jeden Benutzer festlegen
Erledigungsoptionen für Benutzer festlegen (Workflow) Mit Passwort schützen

Alles auf einen Blick übersichtlich verfügbar

Die bewährte Programmoberfläche.
Stichwort- und erweiterte Suche
Vorschau des Inhalts durch FlipView
Zentrales Startmenü für häufige Aufgaben
Sammelablage für zentralisierte Schnellaufnahme
OCR-Texterkennung mit Suchfunktion
Anzeige nach Kategorie und 8 weitere Ansichten Dokumentmappen- Liste vollständig anpassbar

Dokumentmappen können mit Zusatzinformationen versehen werden

Die Dokumentmappen- Oberfläche
Detailanzeige oder als Vorschau-Bild
Bereits vorhandene Objekte
Objekte welche sich in der Mappe befinden
Mit anderen Objekten verknüpfen
Hinzufügen per drag&drop
Informationen, Erledigungen, Kontakte, Termine und mehr
Neue Objekte importieren

Meine erste Dokumentmappe: Schritt 1 von 3

"Papier-Dokumente einscannen" auswählen
Erstellt neue Dokumentmappe und öffnet ScanConnect

Meine erste Dokumentmappe: Schritt 2 von 3

Scannen des Dokumentes und Speichern der Dokumentmappe
4. Benennen Sie optional das neue Dokument
1. Wählen Sie Ihren Scanner
3. Vorschau des gescannten Dokuments
2. Starten Sie den Scanvorgang
5. Speichern Sie das Dokument

Meine erste Dokumentmappe: Schritt 3 von 3

Fertig! Die neu erstellte Dokumentmappe wird jetzt angezeigt.
Name der neuen Dokumentmappe
Texterkennung nach Abschluß
Vorschau des gescannten Dokuments
Die neue Dokumentmappe
Bezeichnung des neuen Scan-Dokuments

Starten Sie nun die "Operation Ordnung"

Und so legen Sie jetzt am Besten los:
1. Übernehmen Sie Ihre derzeitigen Ablageorte:
Legen Sie eine neue Datenbank (=Büro) an.
Unterteilen Sie die Datenbank in Archive (=Aktenschränke).
2. Richten Sie Ihre Archive wie bereits vorhanden ein:
Legen Sie in der Kategorieverwaltung Hauptkategorie-Ordner an (=Ordner)
Anschliessend fügen Sie Unterkategorie-Ordner hinzu (=Ordner-Register)
3. Nehmen Sie die Realify PaperOffice™ DMS Basiseinstellungen vor:
Legen Sie dazu mögliche Dokumentmappen-Arten an (wie Rechnung, Vertrag, ...). Hinterlegen Sie Adressen um diese später Dokumentmappen zuzuweisen. Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu (wie Kundennummer, ...)
4. Fangen Sie jetzt an Ihre Unterlagen zu importieren:
Nutzen Sie dazu Schnellbefehle wie F5 (Neue Dokumentmappe und einscannen), den virtuellen Drucker, Ihr Mobiltelefon, das Kontextmenü im Windows-Explorer, die Sammelablage oder ExplorerConnect. Tipp: Im Exchange-Dialog können die wichtigsten Sachen bereits festgelegt werden.

Die Einführung finden Sie jederzeit unter "Hilfe > Einführung anzeigen"

Sie haben die Einführung abgeschlossen.
Super gemacht!